Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

Ponad 30 nowych funkcji, odświeżona strona startowa systemu i rozbudowa obecnych modułów – tak w dużym skrócie można podsumować widoczne na pierwszy rzut oka zmiany w siedemnastej wersji EZD RP. Dodano również nową funkcję związaną z obsługą korespondencji masowej, wprowadzono wysyłanie korespondencji ePUAP bez podpisu, umożliwiono podpisywanie dokumentów z użyciem kwalifikowanej pieczęci elektronicznej oraz obsługę integracji EZD RP z zewnętrznymi bazami kontaktów. Rozbudowano też wyszukiwarkę główną i wyszukiwarkę w przebiegu sprawy. Poniżej prezentujemy opisy wybranych nowości, na które warto zwrócić szczególną uwagę. Szczegółowy opis zmian dostępny jest w Podręczniku użytkownika EZD RP.

W EZD RP v.17 pojawiła się bardzo użyteczna wyszukiwarka danych w systemie. Wprowadzone zmiany pozwalają na szybki dostęp do pism, dokumentów oraz spraw. Wyszukiwarka pozwala na wyszukanie pism korespondencji wpływającej i dokumentów oraz ich podgląd przez użytkowników, którzy mają odpowiedni dostęp do podglądu akt sprawy. Pisma i dokumenty, dla których podgląd jest dostępny mają aktywny link pozwalający na zapoznanie się z treścią. Dotychczasowe zasady działania wyszukiwarki zostały utrzymane. Domyślnie wyszukiwarka EZD RP pozwala każdemu użytkownikowi przeszukiwać tylko własne sprawy, dokumenty i pisma. Wyszukiwanie spraw, dokumentów i pism w ramach całej instytucji możliwe jest po nadaniu określonych uprawnień.

W aktach sprawy, w zakładce Przebieg sprawy > Historia sprawy oraz Metryka sprawy umożliwiono wyszukiwanie wpisów po: użytkowniku podejmującym czynność, podjętej czynności, typie zadania, odbiorcy zadania, identyfikatorze dokumentu, tytule dokumentu, numerze RPW, numerze RKW. Dodatkowo wprowadzono możliwość filtrowania wpisów według wybranego zakresu czasu.

Korespondencja poza EZD to nowa funkcja związana z obsługą korespondencji masowej. Jest to rodzaj korespondencji, która np. ze względu na skalę, zostaje wysłana poza systemem bez generowania RKW dla każdej koperty, ale w systemie zostanie odnotowany fakt jej wysłania oraz istotne szczegóły. Dla obsługi tej funkcji przygotowano określone uprawnienia.

Moduł korespondencji masowej znajduje się w części Kancelaria > Korespondencja poza EZD. W tym miejscu użytkownik ma dostęp do dwóch zakładek: Rejestracja oraz Zestawienie. W pierwszej zakładce użytkownik może wprowadzić wpisy dotyczące liczby i rodzaju przesyłek, które zostaną wysłane z instytucji bez szczegółowej rejestracji w systemie. Może również zamieścić dodatkowe informacje, które zostaną odłożone w szczegółach danego wpisu. Pole Dodatkowe informacje jako jedyne nie jest polem obowiązkowym.

W drugiej zakładce Zestawienia użytkownik widzi w formie tabeli wpisy pochodzące z rejestru korespondencji masowej. Widoczność poszczególnych wpisów jest uzależniona od uprawnień posiadanych przez użytkownika i dotyczy trzech poziomów – stanowiska, komórki organizacyjnej lub instytucji. Zestawienie można filtrować przy użyciu kryteriów: operatora, rodzaju korespondencji, strefy wysyłki, priorytetu, statusu oraz daty wysyłki i rejestracji.

Korespondencja zarejestrowana przy użyciu opisywanej funkcji może zostać uwzględniona w zestawieniu ilościowo-wartościowym dla przesyłek listowych nierejestrowanych. Taką potrzebę należy zadeklarować podczas generowania wydruku w zakładce Wydruki > Nierejestrowana, dodając do zestawienia korespondencję poza EZD krajową lub zagraniczną.

Dla korespondencji ePUAP, adresowanej do urzędów oraz innych podmiotów, wprowadzono możliwość wysyłki ePisma bez podpisu elektronicznego. Taka wysyłka możliwa jest przez użytkownika z nadanym uprawnieniem Sprawy.WysylkaEpuapBezPodpisu na poziomie Stanowisko. Dla korespondencji adresowanej do osób fizycznych uprawnienie nie ma zastosowania – wymagane jest podpisanie koperty XML.

Dzięki specjalnym uprawnieniom wybrani użytkownicy mają możliwość konfiguracji zewnętrznej bazy kontaktów oraz wyszukiwania w niej rekordów. System pozwala na wprowadzenie kryteriów wyszukiwania, wyświetlania jego wyników oraz zapisywania pobranych danych do wewnętrznej bazy kontaktów. Możliwe jest też przetestowania komunikacji z zewnętrzną bazą kontaktów. Test zwróci informację w postaci komunikatu: konfiguracja prawidłowa lub komunikat błędu. EZD RP pozwala na wyszukanie kontaktów w zewnętrznej bazie, pobieranie ich i łączenie ich z wynikami wyszukiwania w EZD (wyszukiwanie po polach: imię, drugie imię, nazwisko, nazwa podmiotu, kraj, miejscowość, ulica, numer budynku, numer lokalu, kod pocztowy, e-mail, PESEL, inne metadane – atrybuty).

Po wybraniu akcji Pobierz do EZD RP system dodaje nowy kontakt do bazy kontaktów z danymi pobranymi z zewnętrznej bazy. Podczas pobierania adresata przeprowadzana jest walidacja pod kątem zgodności z rejestrem TERYT.

Dodanie certyfikatu pieczęci odbywa się z poziomu zakładki Administracja > Konfiguracja pieczęci elektronicznej. W widoku tym dostępne są edytowalne pola Nazwa i Klucz dla konfiguracji pieczęci elektronicznej urzędu oraz dla pieczęci elektronicznej organu. Możliwość podpisywania pieczęcią wiąże się z koniecznością nadania nowych uprawnień w systemie na poziomie Stanowiska. Kliknięcie przycisku Podpisz na wybranym dokumencie, spowoduje wyświetlenie okna z nowymi rodzajami podpisu.