Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

– Projekt EZD RP wchodzi w decydującą fazę realizacji, dlatego zależy nam na tym aby jak największa liczba osób sprawdzała prototyp i zgłaszała uwagi – mówiła Magdalena Sawicka, zastępca dyrektora Oddziału NASK w Białymstoku podczas spotkania inicjującego włączenie urzędów marszałkowskich do grupy instytucji testujących system. Spotkanie odbyło się w formule online 8 lutego i było następstwem wcześniejszego spotkania dyrektora oddziału Mariusza Madejczyka z Konwentem Marszałków. To ważna grupa podmiotów, ponieważ urzędy marszałkowskie są w wielu wypadkach liderami przemian w samorządach. – Zachęcamy zainteresowane podmioty żeby już teraz planowały tworzenie Lokalnych Centrów Kompetencji, które będą wspierały wdrożenia EZD RP w powiatach i gminach od 2022 r. – podkreślał dyrektor Madejczyk.

Wśród dziesięciu urzędów marszałkowskich, które uzyskały dostęp do instancji testowej EZD RP znalazły się województwa: dolnośląskie, kujawsko-pomorskie, lubuskie, łódzkie, małopolskie, opolskie, podlaskie, śląskie, warmińsko-mazurskie oraz zachodniopomorskie. Wymienione instytucje są zróżnicowane pod względem zastosowania elektronicznego zarządzania dokumentacją. Blisko połowa z nich dokumentuje sprawy tradycyjnie bez wspomagania systemu komputerowego. Dwa urzędy korzystają z oprogramowania firm komercyjnych, a trzy stosują system Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego. 

Pod koniec stycznia do grona instytucji testujących prototyp dołączyło także jedenaście urzędów wojewódzkich, korzystających aktualnie z systemu autorstwa Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego EZD PUW. Spotkanie inicjujące miało miejsce 29 stycznia także w formule online. – Cieszymy się, że nasi wieloletni Partnerzy będą mogli ocenić projekt i podpowiedzieć, co jeszcze warto poprawić, by praca w nowym systemie była efektywniejsza – mówiła Magdalena Sawicka, podkreślając jednocześnie doświadczenia urzędów wojewódzkich w stosowaniu systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją. 

Do tej pory system w działaniu sprawdzały jedynie jednostki biorące udział w pilotażu, przedstawiciele Rady Użytkowników oraz Obserwatorzy. – Różny poziom zaawansowania tych jednostek pozwoli jeszcze lepiej przetestować prototyp i wzbogacić EZD RP o funkcje potrzebne samorządom – podkreśla Sławomir Zych, kierownik projektu. Dzięki zaangażowaniu urzędów wojewódzkich i urzędów marszałkowskich możliwe będzie m.in. sprawdzenie opcji udostępniania dokumentacji pomiędzy podmiotami oraz realizowanie złożonych procesów administracyjnych za pomocą EZD RP. 

1. Urząd Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego
2. Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego
3. Urząd Marszałkowski Województwa Lubuskiego
4. Urząd Marszałkowski Województwa Łódzkiego
5. Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego
6. Urząd Marszałkowski Województwa Opolskiego
7. Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego
8. Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego
9. Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego
10. Urząd Marszałkowski Województwa Zachodniopomorskiego

Koordynatorką testów urzędów marszałkowskiej została Magdalena Kierońska-Ignaciuk z Urzędu Marszałkowskiego Województwa Opolskiego.

1. Dolnośląski Urząd Wojewódzki we Wrocławiu
2. Lubelski Urząd Wojewódzki w Lublinie
3. Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi
4. Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie
5. Mazowiecki Urząd Wojewódzki w Warszawie
6. Opolski Urząd Wojewódzki w Opolu
7. Śląski Urząd Wojewódzki w Katowicach
8. Świętokrzyski Urząd Wojewódzki w Kielcach
9. Warmińsko-Mazurski Urząd Wojewódzki w Olsztynie
10. Wielkopolski Urząd Wojewódzki w Poznaniu
11. Zachodniopomorski Urząd Wojewódzki w Szczecinie

Koordynatorką testów urzędów wojewódzkich została Agnieszka Reizer z Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego.