Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

17 lutego 2020 r. w Ministerstwie Funduszy i Polityki Regionalnej w Warszawie, odbyła się Konferencja informacyjno-promująca projekt „EZD RP - elektroniczne zarządzanie dokumentacją w administracji publicznej”. Podczas spotkania omówiono szczegóły przedsięwzięcia, podsumowano dotychczasowe prace projektowe oraz zaprezentowano II wersję prototypu tworzonego systemu. Uczestnikami spotkania byli przedstawiciele administracji rządowej oraz obserwatorzy jednostek samorządu terytorialnego współpracujący z Radą Użytkowników EZD RP.

Projekt EZD RP jest jednym z ważniejszych zadań realizowanych przez NASK PIB, odpowiedzialny za jego wdrażanie jest oddział NASK w Białymstoku. Konferencję prowadził Mariusz Madejczyk, Dyrektor Oddziału NASK w Białymstoku pełniący funkcję pełnomocnika Ministra Cyfryzacji.

EZD RP wpisany jest w Program Zintegrowanej Informatyzacji Państwa. Zgodnie z jego założeniami, system EZD RP ma być jednolity dla wszystkich podmiotów, które będą mogły wykorzystywać moduły potrzebne w ich działaniu. System będzie umożliwiał dostęp do rejestrów państwowych, przewidywane są też funkcjonalności migracji danych z dotychczas używanych systemów klasy EZD (EZD PUW eDOK). Projekt umożliwi przechowywanie danych w chmurze państwowej SaaS oraz w prywatnych chmurach np. dużych państwowych jednostek organizacyjnych.

Bartłomiej Klinger - Zastępca Dyrektora NASK, Dyrektor ds. Projektów Administracyjno-Edukacyjnych podczas swojego wystąpienia podkreślił, że system EZD RP powinien być przede wszystkim czytelny, funkcjonalny i łatwy w obsłudze. Powiedział, że To ma być wsparcie dla urzędników, narzędzie, które będzie Wam służyło, dlatego zarówno podczas dzisiejszej konferencji, jak i na co dzień, podczas prac i wdrażania systemu, czekamy na Państwa uwagi, spostrzeżenia, podpowiedzi.

O tym, jak przebiega dotychczasowa realizacja projektu mówił Sławomir Zych, Kierownik Projektu EZD RP. Przedstawił on status realizacji harmonogramu oraz budżetu, wykaz i koszty dostaw i usług, aktualny status ryzyk. Omówił również technologie i standardy przyjęte przy wytwarzaniu oprogramowania zapewniające skalowalność i uniwersalność, a także duży nacisk na jakość i użyteczność interfejsu graficznego systemu (UI/UX)

Następnie Magdalena Sawicka, Zastępca Dyrektora Oddziału NASK w Białymstoku omówiła zagadnienia dotyczące tworzenia, udostępniania i testowania poszczególnych wersji prototypu systemu EZD. Dodała również, że Zespół Pjektowy rozpoczął prace przygotowawcze do migracji danych z systemów klasy EZD i wytworzenia narzędzia automatyzującego migrację.

W dalszej części konferencji Agnieszka Łajkowska, Kierownik Działu Rozwoju EZD w NASK-PIB zaprezentowała działanie drugiej II prototypu EZD RP. Pokazała sposób rejestracji przesyłek, dołączanie plików, uzupełnianie metadanych, rejestrację sprawy, możliwość usuwania znaku sprawy, zawieszania i odkładania sprawy, dodawania do niej załączników, notatek oraz opinii, grupowanie dokumentów w foldery w ramach sprawy.

Temat ochrony danych osobowych planowany do implementacji w systemie omówiła Anna Wacko z NASK. Następnie Piotr Swaczyna przedstawił koncepcję rozwiązań w zakresie zastosowania i weryfikacji podpisu elektronicznego.

Podczas dyskusji udzielono odpowiedzi na zadawane pytania, które potwierdziły duże zainteresowanie projektem uczestników - przyszłych użytkowników systemu EZD RP.