Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

Zacznijmy od tego, w jakich okolicznościach ma zastosowanie moduł Reorganizacja. Używa się go wówczas, gdy występuje potrzeba, aby usunąć określone stanowisko ze struktury organizacyjnej podmiotu. Będą to więc takie sytuacje jak odejście pracownika, jego zwolnienie, przejście na emeryturę, ale też awans, przeniesienie do innej komórki organizacyjnej czy zmiana roli pełnionej w podmiocie.

Znajdujące się na usuniętym koncie elementy, takie jak sprawy, pisma oraz zadania, są automatycznie przesyłane do modułu Reorganizacja, gdzie uprawnieni użytkownicy mają do nich wgląd, a niektórymi z nich mogą również zarządzać.

Usunięcie stanowiska pracownika ze struktury podmiotu to krok, do którego trzeba odpowiednio się przygotować. Czynność tę wykonuje administrator w programie KUiP (skrót od Katalog Użytkowników i Podmiotów). Zanim jednak to zrobi, należy zweryfikować konto i sprawdzić, jakie sprawy, zadania i pisma są do niego przypisane.

Najlepiej jeżeli to sam właściciel konta przed rozpoczęciem procedury uporządkuje poszczególne elementy – zrealizuje zadania, w przypadku których jest to możliwe, oraz zakończy lub przekaże innym osobom sprawy i pisma. Pozostałe obiekty trafią właśnie do Reorganizacji.

Moduł Reorganizacja znajdziemy w głównym menu systemu. W wersji 20.x widok ten został znacznie przebudowany – zarówno pod względem interfejsu użytkownika, jak i samej logiki działania. Wcześniej w tym miejscu znajdował się jedynie wykaz pochodzących z usuniętych kont niezakończonych spraw i pism. Obecnie w tym widoku wyświetlana jest lista zlikwidowanych stanowisk.

Widok wykazu usuniętych kont dostępnego w module Reorganizacja.

Domyślnie na liście widoczne są wyłącznie te stanowiska, w których znajdują się niezakończone elementy, jednak po kliknięciu opcji Pokaż wszystkie usunięte można zobaczyć pełny ich wykaz.

Aby wejść w tryb reorganizacji, należy zaznaczyć pozycję z imieniem i nazwiskiem pracownika i wybrać odpowiednią funkcję w prawym menu. Wyświetlany widok przypomina tryb pracy w zastępstwie, lecz liczba dostępnych do użycia opcji jest ograniczona. Analogicznie w górnej części systemu umieszczony jest pasek informujący o tym, że praca odbywa się w trybie reorganizacji.

Po przejściu w tryb reorganizacji można wejść m.in. do modułu Zadania. Znajdują się tam niezakończone zadania, które zostały wystawione właścicielowi usuniętego konta. Wszystkie one mają status Anulowane. Jedyna czynność, jaką można na nich wykonać, to zapoznanie się z ich historią.

Anulowane zadanie znajdujące się w widoku Reorganizacji.

Na koncie udostępnianym za pośrednictwem modułu Reorganizacja można wyświetlić także wykaz niezakończonych przez użytkownika pism (zakładka Biurko > W toku > Pisma). Dostępna jest tam opcja przekazania dokumentów pojedynczo lub hurtowo na konta nowych właścicieli.

Widok wykazu usuniętych kont dostępnego w module Reorganizacja.

Moduł Reorganizacja daje także możliwość wyznaczenia nowych właścicieli dla niezakończonych spraw. W tym celu należy z widoku Biurko > Sprawy wejść do środka interesującego nas obiektu, kliknąć przycisk Zmień prowadzącego i w oknie, które się pojawi, wskazać nową osobę prowadzącą. Możliwe jest także przekazywanie spraw w sposób hurtowy – z poziomu listy, bez konieczności wchodzenia w szczegóły każdej z nich. Co więcej, ta druga metoda pozwala na przenoszenie spraw bez względu na ich status, a więc również zawieszonych, odłożonych i zakończonych. Sprawy zawieszone i odłożone w razie potrzeby przed przekazaniem można wznowić, jednak w przypadku zakończonych prawo do wykonania tej czynności będzie miał tylko ich nowy właściciel.

Widok wykazu usuniętych kont dostępnego w module Reorganizacja.

 

---

Więcej artykułów na temat EZD RP w sekcji: Artykuły i wywiady. Zapraszamy do lektury!