Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

W EZD RP – systemie do elektronicznego zarządzania dokumentacją – pojawiło się wiele nowych elementów i ulepszeń. Ich pełny opis w podręczniku użytkownika zajmuje aż 70 stron! Wśród nowości są m.in.: zaawansowana wyszukiwarka kontaktów, możliwość wyszukiwania użytkownika systemu po nazwie jego stanowiska, kolejkowanie działań zleconych w systemie czy też funkcja pozwalająca na przejście w tryb zastępstwa wyłącznie za zgodą osoby zastępowanej.

Umożliwiono również pobranie kolejnych wersji dokumentu edytowanego w aktach sprawy, ponowną rejestrację dokumentu w składzie chronologicznym oraz dodano opcję hurtowego wydruku kopert w rejestrze korespondencji wychodzącej. Bardzo duża liczba usprawnień dotyczy też Katalogu Użytkowników i Podmiotów (KUiP). Poniżej prezentujemy opisy wybranych nowości, na które warto zwrócić szczególną uwagę.

W czternastej wersji EZD RP dostępne są powiadomienia o stopniu zaawansowania wykonania zleconych działań, np. generowania wydruków kopert, etykiet, zwrotek, wkładek adresowych czy raportów. Po kliknięciu nowej ikony klepsydry, umieszczonej obok ikony dzwonka (sygnalizującej pojawienie się powiadomień systemowych), na ekranie wyświetli się lista zadań, które system przetwarza w tle.
 

W wyświetlonym oknie użytkownik jest informowany o statusie wykonania poszczególnych zadań (zrealizowane, w toku lub błąd), może pobrać gotowy dokument lub – po kliknięciu powiadomienia – może zostać przeniesiony do miejsca, w którym zapozna się np. z treścią pisma czy raportu. Dzięki tej funkcji pracownicy mogą skupić się na wykonywaniu kolejnych zadań w trakcie oczekiwania na wygenerowanie określonych dokumentów. 

Kolejnym ważnym usprawnieniem jest możliwość tworzenia wydruków Pocztowych Książek Nadawczych (PKN) z podziałem na poszczególnych pracowników. Dzięki temu można dokładnie sprawdzić, kto i kiedy obsłużył wysyłkę danego dokumentu. W tym celu należy ustawić parametry, takie jak szablon PKN, nazwa oddziału, data i ewentualnie zakres godzinowy, a także wygenerować listę użytkowników, którzy zajmowali się w tym czasie wysyłką i wskazać osobę, dla której chcemy przygotować PKN. Po naciśnięciu przycisku Generuj pojawi się wydruk korespondencji obsłużonej przez tego użytkownika. System daje też możliwość wskazania więcej niż jednego pracownika, wówczas wydruk będzie obejmował zbiorcze zestawienie korespondencji wysłanej przez wybrane osoby.

Dla nowych podmiotów, w których jeszcze nie dodano lub nie zaimportowano użytkowników oraz nie została założona i wdrożona struktura organizacyjna, przygotowano niezwykle ważną zmianę. W Katalogu Użytkowników i Podmiotów (KUiP) pojawiła się możliwość importu struktury organizacyjnej oraz importu użytkowników wraz z przypisaniem ich do odpowiedniej komórki organizacyjnej i stanowiska na podstawie pliku Excela. Formularz importu można pobrać ze strony Podręcznika użytkownika EZD RP (zakładka Wzory i szablony, sekcja Konfiguracja systemu) – https://podrecznik.ezdrp.gov.pl/wzory-i-szablony. 

Po zaimportowaniu struktury system utworzy drzewo organizacyjne instytucji oraz wygeneruje raport z przeprowadzonych działań, w którym pojawią się ewentualne błędy w procedowaniu, wynikające np. z niepoprawnie wpisanej nazwy oddziału, skrótu lub stanowiska. Następnie należy zaimportować listę pracowników, posługując się właściwym formularzem dostępnym na podanej wyżej stronie. Po prawidłowo przeprowadzonym imporcie w drzewie organizacji pojawią się nowi pracownicy wraz z przypisanymi im funkcjami.

W celu zwiększenia czytelności wyświetlanych informacji zmieniono w niektórych miejscach systemu wygląd interfejsu użytkownika. Opracowano nowy nagłówek sprawy, usunięto informację o kategorii archiwalnej sprawy oraz o poprzednim znaku, jeśli miało miejsce przerejestrowanie sprawy. Obie te informacje są obecnie widoczne w zakładce Metadane w dolnym pasku pod aktami sprawy. Ponadto wyeksponowano najważniejsze atrybuty sprawy oraz wyróżniki. Pojawiła się zakładka Przebieg sprawy, obejmująca jej metrykę oraz historię podejmowanych działań. Zmodyfikowano także zakładkę Metadane. Dodatkowo informacje o wysyłce korespondencji z akt sprawy wyświetlają się w porządku chronologicznym wraz z ikonami informującymi o rodzaju wysyłki. 

Zmieniony został także nagłówek zadania – stałe czynności realizowane na zadaniach są teraz dostępne po kliknięciu nowego przycisku Akcje (do tej pory były one wybierane z poziomu prawego menu). 

Praca z systemem ma być łatwiejsza również dzięki zmianom w prezentowaniu powiadomień systemowych – obecnie kliknięcie ikony dzwonka wyświetla listę, na której można podglądać i usuwać pojedyncze wpisy. Ponadto dodano komunikaty ostrzegawcze dotyczące realizacji zadań oraz zmodyfikowano elementy związane z tworzeniem rejestrów, wysyłką korespondencji i podpisami elektronicznymi.

Opis wszystkich zmian wprowadzonych w najnowszej wersji systemu EZD RP znajduje się w Podręczniku Użytkownika: Zmiany w wersjach – Podręcznik użytkownika systemu EZD RP.