Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

Kurs „EZD RP – Obsługa składu chronologicznego” pozwala na zapoznanie się z procedurą prowadzenia spraw w sposób elektroniczny od momentu wpłynięcia pisma, utworzenia odwzorowania cyfrowego i zarejestrowania dokumentu w wybranym składzie. Podczas kursu można dowiedzieć się m.in.: czym jest skład chronologiczny i skład nośników elektronicznych, jakie wyróżniamy ich typy, jakie statusy mogą mieć dokumenty w składzie. Ważnym elementem kursu są interaktywne zadania, które pozwalają w praktyce przećwiczyć rejestrowanie dokumentów w składach i zarządzanie kartonami.

Uruchomienie składu chronologicznego to jeden z ważniejszych etapów wdrożenia systemu klasy EZD. Dokumenty papierowe stanowiące elementy akt spraw dokumentowanych elektronicznie, powinny być przechowywane zgodnie z przepisami zawartymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (DzU 2011 nr 14, poz. 67).

Uprawniony pracownik punktu kancelaryjnego, bezpośrednio po zarejestrowaniu przesyłki wpływającej w systemie, powinien umieścić dokument w składzie chronologicznym. Wszelkie dalsze czynności, np. rozdzielenie korespondencji, dekretacja, rejestracja sprawy, tworzenie odpowiedzi, wykonywane są już w systemie informatycznym. Nowy kurs e-learningowy pozwala uporządkować wiedzę na temat tej procedury i nabyć praktyczne umiejętności wykonywania czynności kancelaryjnych w EZD RP.

Korzystać z kursów mogą wszyscy zainteresowani, którzy założyli indywidualne konto użytkownika na stronie platformy szkoleniowej administracji publicznej. Kliknięcie przycisku Zarejestruj się spowoduje przekierowanie na stronę login.gov.pl, na której można wybrać bezpieczną metodę autoryzacji, m.in za pomocą profilu zaufanego lub skanowania kodu QR w aplikacji mObywatel. Osoby posiadające konto na platformie szkolenia.gov.pl mogą uzyskać dostęp do katalogu kursów, klikając przycisk Zaloguj się i podając swój login oraz hasło.

Strona logowania do platformy szkoleniowej administracji publicznej – szkolenia.gov.pl.

Po rejestracji konta i zalogowaniu do platformy, użytkownik zobaczy ekran, na którym może wybrać kurs dotyczący EZD RP i zapisać się do niego. Po pomyślnym ukończeniu kursu dostępne są opcje wyświetlenia i pobrania pliku PDF z imiennym zaświadczeniem ukończenia kursu.

Widok po zalogowaniu z dostępem do kursów i zaświadczeń ukończenia kursów.

Kursy EZD RP pojawiają się sukcesywnie na platformie szkolenia.gov.pl i pozwalają użytkownikom systemu na naukę we własnym tempie. Porcje wiedzy przedzielone krótkimi testami i interaktywnymi ćwiczeniami, to dobry sposób na szybkie zdobywanie nowej wiedzy.

W przygotowaniu są kolejne materiały edukacyjne, które będą wspierały coraz większą liczbę użytkowników systemu. O udostępnieniu nowych kursów e-learningowych oraz filmów instruktażowych i szkoleniowych będziemy informować na łamach Portalu EZD RP.