Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

Możliwość integracji z aplikacjami zewnętrznymi to jedno z ważniejszych założeń projektantów EZD RP. Polskie instytucje publiczne korzystają z różnego rodzaju dodatkowych programów do obsługi kancelaryjnej, fakturowania itp. Chcąc uniknąć konieczności przełączania się pomiędzy interfejsami i zapewnić bezpieczne przekazywanie dokumentów pomiędzy różnymi aplikacjami, udostępniono API EZD RP, dzięki któremu podmioty komercyjne mogą integrować swoje produkty z systemem EZD oraz tworzyć moduły automatycznie przesyłające dane do i z EZD RP. Z tej możliwości jako pierwsi skorzystali twórcy aplikacji Kodak Capture EZD Pro Gov Edition, eZamawiający oraz Q-vision.

Kodak Capture Pro EZD Gov Edition to oprogramowanie do przetwarzania wsadowego dokumentów, indeksowania oraz automatycznego OCR. Usprawnia zamianę postaci dokumentów z papierowej na cyfrową oraz ich wprowadzanie do systemów klasy EZD.

Widok przykładowej konfiguracji Kodak Capture Pro.

Oprogramowanie rozpoznaje dokumenty ze skanera lub z zaimportowanego pliku (np. z urządzenia wielofunkcyjnego) i filtruje kody obce w ten sposób, aby tylko właściwe zostały wysłane do systemu. Ponadto przy skanowaniu/importowaniu wsadowym aplikacja separuje i na życzenie tworzy pliki w formacie PDF z warstwą OCR w języku polskim lub innym, które można przeszukiwać oraz wykorzystać do przepisania metadanych. Skany są bardzo dobrej jakości i nie zajmują dużo miejsca (około 40-50 kB na stronę). Co ważne, aplikacja współpracuje z ponad 230 urządzeniami wielofunkcyjnymi oraz skanerami dokumentowymi producentów innych niż Kodak, co jest kluczowe dla podmiotów publicznych korzystających z różnorodnej infrastruktury sprzętowej do procesu rejestracji przesyłek wpływających.

Dzięki możliwościom Kodak Capture Pro EZD Gov Edition kancelaria nie ma praktycznie żadnych ograniczeń w procesie rejestracji przesyłek, a dodatkowo aplikacja może być wykorzystywana do innych procesów, m.in. do procedowania dokumentów z ePUAP. W następnym kroku integracji producent planuje dostarczyć użytkownikom EZD RP narzędzia ułatwiające pozyskiwanie przykładowych metadanych, takich jak znak na piśmie i numer nadawczy R, które powinny być uzupełnione w module Kancelaria > Metadane. Integracja oprogramowania wymagała też stworzenia całkowicie nowego eksportera – dzięki dostępowi do Piaskownicy API EZD RP i możliwości testowania oprogramowania firma Kodak zyskała pewność, że rozwiązanie działa prawidłowo.

Widok ustawień eksportera.

Oprogramowanie Kodak Alaris – które może być stosowanie zamiennie z modułem QuickScan standardowo dostarczanym z systemem EZD RP – usprawnia proces rejestracji przesyłek wpływających zarówno papierowych, jak i elektronicznych oraz dodaje kilka kluczowych funkcji przydatnych w procesie digitalizacji i rejestracji wpływów.

Przygotowana integracja aplikacji eZamawiający i EZD RP umożliwia sprawne pobieranie i załączanie dokumentacji zamówienia opracowanej w systemie EZD oraz automatyczne przekazywanie dokumentacji otrzymanej i wypracowanej w trakcie trwania postępowania w systemie eZamawiający. Komunikacja pomiędzy systemami odbywa się poprzez powiązanie przygotowywanego postępowania ustawowego lub pozaustawowego w systemie eZamawiający ze sprawą prowadzoną w EZD RP.

Przegląd i możliwość pobrania dokumentów z EZD RP.

System automatycznie weryfikuje, czy użytkownik przygotowujący postępowanie w systemie eZamawiający ma uprawnienia do zarządzania dokumentacją w podanej sprawie w systemie EZD RP. Weryfikacja odbywa się na podstawie porównania adresu e-mail użytkownika, który jest informacją unikalną. Dzięki temu mechanizmowi system eZamawiający pilnuje i zabezpiecza pracowników danej jednostki organizacyjnej (Zamawiającego) przed nieautoryzowanym dostępem do dokumentów.

Istotnym elementem integracji jest możliwość przekazywania pomiędzy systemami plików z zachowaniem ich pełnej struktury (treści, formatu, rozmiaru). Komunikacja odbywa się w obie strony na każdym etapie realizacji postępowania. Dodatkowo aplikacja daje możliwość przeszukiwania struktury folderów utworzonych w sprawie oraz pobierania plików znajdujących się bezpośrednio na liście. Użytkownik może wybrać jeden lub wiele dokumentów i pobrać je do określonej sekcji dokumentacji postępowania w systemie eZamawiający.

Kolejnym mechanizmem jest automatyczne przekazywanie dokumentów zebranych w trakcie trwania postępowania z systemu eZamawiający do systemu EZD RP. Dotyczy to korespondencji otrzymanej od Wykonawców oraz ofert złożonych w postępowaniu wraz z załącznikami. Treść wiadomości i załączniki przekazywane w korespondencji są przesyłane na bieżąco do systemu EZD RP (w momencie wpłynięcia w postępowaniu prowadzonym w systemie eZamawiający), natomiast formularze ofert wraz z załącznikami są przekazywane do EZD RP dopiero po ich odszyfrowaniu i otwarciu w systemie eZamawiający. Ponadto przygotowane w EZD RP odpowiedzi na pytania otrzymane od Wykonawców, można pobrać bezpośrednio do przygotowywanego formularza odpowiedzi, a następnie przekazać je adresatom.

Pobieranie dokumentu odpowiedzi na pytania Wykonawcy.

System Kontroli Druku i Kosztów – Q-vision to system, który może być stosowany zarówno w małych środowiskach z pojedynczym serwerem wydruku, jak i w instalacjach rozproszonych na wielu serwerach z osobnymi rolami: serwerów aplikacji, serwerów wydruku, serwerów skanowania lub centralnego serwera raportów. Może zostać zainstalowany na niemal każdym drukującym urządzeniu wielofunkcyjnym.

Widok aplikacji skanującej z dedykowanym przyciskiem EZD RP.

System składa się z oddzielnych, niezależnych komponentów, wśród których nowością jest moduł integrujący Q-vision z systemem EZD RP. Daje on możliwość skanowania dokumentów z poziomu wielofunkcyjnych urządzeń drukujących bezpośrednio do systemu do elektronicznego zarządzania dokumentacją. Użytkownik może zdecydować, w jakim formacie zostanie zapisany skanowany dokument, a po zeskanowaniu plik może zostać przetworzony przez mechanizm OCR. System automatycznie założy pismo, podepnie do niego zeskanowany dokument i prześle do modułu Biurko w systemie EZD RP.

Synchronizacja grup systemowych z grupami Active Directory.

Dzięki rozbudowanym opcjom możliwa jest konfiguracja skanowania dokumentów do systemu EZD RP. Administratorzy systemu mogą wskazywać wybrane grupy lub pojedynczych użytkowników, którzy będą mieli możliwość wykonania skanu do systemu. Chcąc ułatwić prace administratorom, system można synchronizować z Active Directory.

Ustawienia macierzy aplikacji skanującej.

Ważnym elementem jest także możliwość ustawienia przycisku na wybranej pozycji aplikacji skanującej. Przycisk ten będzie zawsze w tym samym miejscu, niezależnie od urządzenia. Dodatkowym atutem jest możliwość wykorzystania zmiennych systemowych przy definiowaniu nazw pism i dokumentów.