Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

W konsultacjach zrealizowanych w formule online, łącznie wzięło udział ponad 250 uczestników, którzy podczas rozmów i dyskusji zadali prowadzącym ponad 100 pytań. Po zakończonych spotkaniach przesłano dodatkowo ponad 50 odpowiedzi mailowych, w których szczegółowo opisano interesujące uczestników zagadnienia.

Uczestnicy konsultacji najczęściej pytali o realne koszty wdrożenia systemu EZD RP oraz koszty migracji danych z innego, obecnie używanego systemu klasy EZD. Z tych powodów wyjątkowo dobrze przyjęto informację, że system EZD RP będzie udostępniany bez opłat w ramach licencji freeware. Bezpłatne będzie także wsparcie na poziomie podstawowym i rozszerzonym. Zainteresowane wdrożeniem podmioty będą musiały jedynie zapewnić infrastrukturę (lokalną lub chmurową), wyposażenie stanowiskowe punktów kancelaryjnych (np. skanery, czytniki i drukarki kodów kresowych) oraz przygotować się na zmianę sposobu dokumentowania spraw w urzędzie.

Co ważne EZD RP jest tworzony w taki sposób, aby nie zachodziła konieczność zakupu dodatkowych licencji. W przypadku pojawienia się specyficznych potrzeb możliwe jednak będzie korzystanie z dedykowanych rozwiązań np. bazodanowych. Również ewentualna migracja danych będzie leżała w gestii podmiotów wdrażających system – w ramach projektu powstanie i zostanie udostępniony migrator danych z systemów EZD PUW i eDok. W wypadku stosowania innych systemów, konieczne będzie przeprowadzenie migracji we współpracy z dostawcą obecnego rozwiązania.

Wątek integracji EZD RP z systemami zewnętrznymi powracał na każdym ze spotkań. Podczas spotkań Magdalena Sawicka, Zastępca Dyrektora Oddziału NASK w Białymstoku wielokrotnie podkreślała, że jednym z priorytetów systemu są jak największe możliwości integracji. Przedmiotem dyskusji z przedstawicielami administracji rządowej w dużej mierze był temat dotyczący modułów EZD RP takich jak np. moduł zarządzania archiwum, a także wspomniana kwestia integracji systemu z innymi systemami tj. OSF, ERP, eRPL czy systemem dokumentów niejawnych. Z kolei przedstawicieli miast i gmin interesowała integracja z aplikacjami typu eNadawca, EPO, systemem pocztowym i systemem GIS. Istotną kwestią była też forma certyfikacji dla komercyjnych systemów integrowanych z EZD RP.

Często omawianym obszarem była możliwość wykorzystania wydzielonych komponentów systemu do integracji z własnymi systemami, w celu budowania usług wyższego poziomu, samoobsługi mieszkańców i automatyzacji realizowanych obecnie procesów. Tego typu zaawansowana integracja z systemami dziedzinowymi możliwa będzie poprzez API EZD RP, a z uwagi na to, że architektura systemu oparta jest na mikroserwisach, niektóre z modułów będzie można wymieniać (np. moduł do podpisu, moduł do skanowania).
 

Wiele pytań dotyczyło Lokalnych Centrów Kompetencji (LCK). Pytano o procedury, wytyczne i kryteria ich tworzenia oraz o ich formułę organizacyjno-formalną, certyfikację i audyty. W trakcie dyskusji uczestnicy zaproponowali obniżenie limitów dotyczących obsługiwanych podmiotów i użytkowników lub uzależnienie wielkości LCK od wielkości poszczególnych województw. W efekcie przeprowadzonych konsultacji projektu strategii m.in. zmniejszone zostały wymagania ilościowe dla LCK w pierwszym okresie ich funkcjonowania.

Prowadzący spotkania wielokrotnie podkreślali, że Lokalne Centra Kompetencji nie będą miały narzuconej formy organizacyjnej. Mogą być one częścią jednego z departamentów dużego urzędu, wydziałem w ramach stowarzyszenia czy konsorcjum gmin. Centrum może być także prowadzone przez biznes (tzw. Komercyjne Centra Kompetencji). Z punktu widzenia wdrażania EZD RP najważniejsze jest, aby skutecznie wspierały one wdrożenia systemu w podmiotach publicznych oraz pełniły rolę ośrodków doradczo-szkoleniowe z obszaru transformacji cyfrowej. Rola ta wynika bowiem bezpośrednio z potrzeb zainteresowanych podmiotów publicznych. Uczestnicy konsultacji wielokrotnie poruszali potrzebę przygotowania samouczków i prezentacji przedstawiających możliwości systemu oraz szkoleń pomocnych we wdrażaniu i utrzymaniu systemu.

Wszystkich uczestników biorących udział w konsultacjach interesowały funkcje systemu EZD RP, stąd często zadawano pytania dotyczące rodzaju spraw, które będą mogły być prowadzone w pełni elektronicznie. Jak wielokrotnie zaznaczali prowadzący, jedynym ograniczeniem będą przepisy prawa natomiast system będzie również wspomagał prowadzenie akt papierowych. Wątpliwości dotyczące archiwizacji, przechowywania dokumentów i organizacji składów chronologicznych rozwiał fakt ścisłej współpracy twórców EZD RP z Archiwami Państwowymi. Bardzo dużo uczestników konsultacji pytało o możliwość dołączenia do grupy podmiotów testujących system EZD RP oraz udziału w testach usługi SaaS EZD RP.

Ważnym głosem w dyskusji była kwestia poruszona przez Mariusz Madejczyka, Dyrektora Oddziału NASK w Białymstoku, który zwrócił uwagę na fakt, że nawet jeśli system EZD RP nie zostanie wdrożony we wszystkich podmiotach publicznych, to bez wątpienia wyznaczy standardy dla stosowanych systemów klasy EZD. Przykładem tego jest tworzenie paczki administracyjnej, czyli przekazywania akt spraw do sądów administracyjnych nad czym trwają prace we współpracy z NSA. Proponowany przez EZD RP standard, to również duża zaleta dla przedstawicieli firm – dostawców i integratorów oprogramowania dla podmiotów publicznych. Dzięki niemu możliwe będzie przygotowanie oferowanych systemów i modułów do bezproblemowej i efektywnej współpracy z EZD RP.