Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

EZD RP jest używany w 1151 jednostkach przez 62 834 użytkowników, a EZD PUW działa w 1890 jednostkach i obsługuje 273 064 użytkowników. Zgodnie z decyzją Ministra Cyfryzacji od 30 kwietnia 2024 roku wstrzymano dalsze udostępnianie EZD PUW. Jego miejsce zajmie rozwijany i utrzymywany przez NASK system EZD RP.

Jednostki korzystające z EZD PUW lub będące w trakcie jego wdrażania otrzymają wsparcie i aktualizacje do 31 marca 2031 roku.

Warto przypomnieć, że EZD RP i EZD PUW to dwa bezpłatne systemy do elektronicznego zarządzania dokumentacją przeznaczone dla podmiotów publicznych. Pierwszy z nich to stworzony w NASK, w partnerstwie z Wojewodą Podlaskim i pod nadzorem Ministerstwa Cyfryzacji, jednolity system do elektronicznego zarządzania dokumentacją dla polskiej administracji. EZD RP jest wdrażany produkcyjnie od kwietnia 2022 roku.

Z kolei EZD PUW to rozwijany od 2011 r. system do elektronicznego zarządzania dokumentacją autorstwa Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, który od wielu lat stanowi podstawowe narzędzie pracy w centralnych i wojewódzkich jednostkach administracji rządowej oraz samorządach. Korzystają z niego także inne podmioty realizujące zadania publiczne m.in. sądy, uczelnie, instytuty i archiwa.

Istotnym elementem działań Oddziału NASK w Białymstoku była skuteczna współpraca z partnerami biznesowymi EZD RP. W 2024 roku zrealizowano ponad 60 spotkań biznesowych oraz wystąpienia na 17 konferencjach, zarówno zewnętrznych, jak i organizowanych przez NASK. W ramach współpracy podjęto następujące działania:

• wsparcie integratorów przy przygotowywaniu integracji EZD RP;
• gromadzenie potrzeb dotyczących metod API i przekazywanie ich do działu rozwoju systemu;
• usprawnianie współpracy między integratorami, partnerami i NASK, m.in. poprzez uruchomienie Piaskownicy API EZD RP oraz repozytoriów EZD RP;
• zapewnienie dostępu do środowisk testowych i repozytoriów – obecnie do Piaskownicy API EZD RP ma dostęp 129 podmiotów, zgłoszono 117 aplikacji oraz zakończono 10 integracji, a dostęp do repozytorium EZD RP ma 256 podmiotów.

NASK kładzie nacisk na transfer wiedzy oraz rozwój kompetencji w zakresie elektronicznego zarządzania dokumentacją. Aby zrealizować ten cel, udostępnia repozytoria i materiały edukacyjne, w tym kursy e-learningowe na platformie szkolenia.gov.pl. Do końca 2024 roku zapisało się na nie 5570 uczestników, uczących się m.in. obsługi składu chronologicznego, zarządzania bazą kontaktów czy korzystania z usługi e-Doręczenia.

Dodatkowo filmy szkoleniowe i instruktażowe publikowane na kanale EZD RP w serwisie YouTube uzyskały 283 tys. wyświetleń, a na Portalu EZD RP opublikowano 30 artykułów i aktualności. Gdy dodamy do tego 426 tematów dyskusyjnych na Forum, to wyraźnie widać, że rozwój systemu staje się jednym z najważniejszych zagadnień w obszarze e-administracji.

Również demonstracyjna wersja EZD RP cieszy się dużą popularnością – 112 tys. aktywnych użytkowników i 1,1 mln wyświetleń strony to liczby, które potwierdzają rosnące zainteresowanie systemem. Należy też pamiętać o ważnej roli Podręcznika użytkownika EZD RP. Zawiera on 340 opisów funkcji systemu. W 2024 roku dodanych lub zaktualizowanych zostało ponad 100 z nich.

Dzięki kompleksowym działaniom Oddziału NASK w Białymstoku, obejmującym wdrożenia, działalność szkoleniową oraz współpracę z partnerami, pracownicy administracji zdobyli nowe kompetencje w zakresie elektronicznego zarządzania dokumentacją. Coraz powszechniejsze wykorzystanie systemów EZD PUW i EZD RP stanowi solidną podstawę dalszego rozwoju e-administracji w Polsce.