Ponad 140 produkcyjnych wdrożeń systemu EZD RP
21.12.2023
Zakończenie roku to czas podsumowań. W kontekście EZD RP bilans jest imponujący – w grudniu 2023 r. licznik produkcyjnych wdrożeń w podmiotach administracji publicznej wskazał liczbę 140. To początek wielkich zmian związanych z upowszechnieniem elektronicznego zarządzania dokumentacją. W procesie wdrożeniowym uczestniczy już ponad 850 kolejnych podmiotów.
EZD RP jest wdrażany produkcyjnie w jednostkach administracji publicznej od 2022 r. Przed podjęciem decyzji dotyczącej implementacji, każda jednostka dokładnie ocenia swoje umiejętności, zasoby i wymagania. Dzięki temu po przeprowadzeniu analizy możliwe jest określenie optymalnego modelu wdrożeniowego – on-premise lub w chmurze (SaaS EZD RP).
W przypadku on-premise konieczna jest instalacja, skonfigurowanie i utrzymywanie systemu w infrastrukturze podmiotu, co wiąże się z większą odpowiedzialnością i zaangażowaniem zespołu wdrożeniowego. W modelu SaaS podmiot zazwyczaj korzysta z infrastruktury dostarczonej przez zewnętrznego dostawcę, który odpowiada za implementację i utrzymanie całego stosu technologicznego. Podmiot nie musi więc inwestować w sprzęt i oprogramowanie oraz zatrudniać dodatkowych administratorów IT.
Do tej pory znacząca większość z ponad 140 podmiotów, które z powodzeniem produkcyjnie wdrożyły EZD RP, zdecydowała się na wybór modelu chmurowego SaaS. Ponad 850 kolejnych jednostek znajduje się w procesie wdrożeniowym, a spośród nich aż 618 podmiotów planuje produkcyjne uruchomienie systemu w I kwartale 2024 r.
Plany na przyszły rok
Magdalena Sawicka, Dyrektor Oddziału NASK w Białymstoku
Liczba użytkowników EZD RP w 2024 r. znacząco wzrośnie. Jest to bardzo dobra wiadomość, ponieważ implementacja jednolitego systemu do elektronicznego zarządzania dokumentacją jest fundamentem wszelkich działań mających na celu cyfryzację administracji publicznej, usprawnienie jej działania oraz zwiększenie transparentności i otwartości polskich urzędów.
Biorąc pod uwagę duże zainteresowanie systemem, w 2024 r. chcielibyśmy zwiększać liczbę wdrożeń w modelu kaskadowym, w którym to Partner Wiodący (np. marszałek, burmistrz, komendant) przy współpracy Operatora EZD, wspiera jednostki podległe, nadzorowane lub współpracujące w pracach przygotowawczych i wdrożeniowych, a docelowo także utrzymaniowych. Zapraszamy do rozmów i współpracy.
Wdrożenia różnej skali
Największa jednostka realizująca zadania publiczne, która w 2023 r. pomyślnie zakończyła wdrożenie EZD RP, działa w rozproszonej strukturze organizacyjnej i zatrudnia ponad 6000 pracowników. Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (KRUS) – bo o niej mowa – produkcyjnie uruchomiła system 2 października br. Strukturę organizacyjną KRUS tworzą: Centrala, 16 Oddziałów Regionalnych oraz 256 Placówek Terenowych. Dzięki EZD RP w instytucji udało się usprawnić przepływ informacji i zarządzanie sprawami dotyczącym ubezpieczonych i świadczeniobiorców.
Podstawowe zalety EZD RP obejmują przede wszystkim możliwość kompleksowego dokumentowania procesów załatwiania spraw w formie elektronicznej oraz kompletowania i archiwizacji akt, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, szczególnie w zakresie norm kancelaryjnych i archiwalnych. Te korzyści zostały docenione też przez inne duże podmioty m.in.: Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej w Puławach (ok. 1200 pracowników) czy Centralny Ośrodek Sportu wraz z sześcioma podległymi mu Ośrodkami Przygotowań Olimpijskich (łącznie ok. 650 pracowników). Zróżnicowany charakter wymienionych instytucji świadczy o elastyczności systemu. Możliwość dopasowania do wymagań poszczególnych podmiotów została też osiągnięta dzięki integracjom wykorzystującym interfejs API EZD RP.
Należy podkreślić, że nie tylko duże organizacje stawiają na elektroniczne zarządzanie dokumentacją za pomocą EZD RP. System umożliwił awans cyfrowy również mniejszym urzędom, np. jednostkom administracji zespolonej i szkołom. Wśród niewielkich podmiotów, które produkcyjnie wdrożyły EZD RP, znajdują się m.in. Państwowa Szkoła Muzyczna im. Krzysztofa Komedy w Lubaczowie (21 pracowników) czy Polskie Centrum Akredytacji (82 pracowników).