Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

Jednostki realizujące zadania publiczne, w tym jednostki samorządu terytorialnego, mogą przystąpić do wdrożenia EZD RP w formule kaskadowej. W takim przypadku przyjmują rolę Podmiotu Wiodącego, a wybrani pracownicy tworzą Zespół Wdrożeniowy. Współpracując z NASK, członkowie zespołu poszerzają swoje kompetencje w zakresie koordynacji prac przygotowawczych oraz wdrażania systemu w podległych i nadzorowanych podmiotach.

Przy wdrożeniu kaskadowym Podmiot Wiodący wskazuje listę jednostek w dwóch kategoriach: jednostki do pilotażu oraz pozostałe. Szczegółowe informacje na ten temat znajdują się w artykule Wsparcie wdrożeniowe.

Do wdrożenia EZD RP w formule kaskadowej jako pierwsze przystąpiły dwie jednostki z Pomorza. Najpierw zrobił to Urząd Miejski w Słupsku. Korzystanie z bezpłatnego systemu do elektronicznego zarządzania dokumentacją, który został wytworzony przez NASK, stanowi istotny krok w cyfrowej transformacji słupskiego magistratu i podległych mu jednostek. Do pilotażu wyznaczono dwa podmioty: Słupski Ośrodek Sportu i Rekreacji oraz Dom Pomocy Społecznej „Leśna Oaza”.

Drugą jednostką samorządu terytorialnego, która rozpoczyna proces wdrożeniowy EZD RP w formule kaskadowej, jest Urząd Miasta Gdyni. Pilotażowym wdrożeniem objęte zostaną następujące jednostki: Gdyńskie Centrum Informatyki, Centrum Usług dla Przedszkoli i Szkół, a także Szkoła Podstawowa nr 12 oraz Szkoła Muzyczna I i II stopnia im. Zygmunta Noskowskiego w Gdyni.

– Podmiotem Wiodącym wyznaczonym przez magistrat jest Gdyńskie Centrum Informatyki, co oznacza, że po zakończeniu pilotażu każda jednostka, która będzie chciała wdrożyć u siebie EZD RP, będzie miała zasoby IT, wsparcie techniczne i szkolenia zapewnione przez naszą jednostkę – mówi Bartłomiej Przybyciel, dyrektor Gdyńskiego Centrum Informatyki.

Wkrótce na ścieżkę wdrożeniową w formule kaskadowej wkroczy kilka urzędów marszałkowskich. Inicjatorem procesu jest Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego, który podpisał stosowne porozumienie na początku lipca br. Jako Podmiot Wiodący wyznaczył do pilotażu dwie jednostki: Pedagogiczną Bibliotekę Wojewódzką im. Hugona Kołłątaja w Krakowie oraz Bibliotekę Pedagogiczną w Tarnowie.

Kolejnym urzędem, który podpisał porozumienie dotyczące wdrażania EZD RP w formule kaskadowej, jest Urząd Miejski w Bielsku-Białej. Decyzją bielskiego magistratu do pilotażu wyznaczone zostały następujące jednostki organizacyjne: Biuro Rozwoju Miasta, Straż Miejska, Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej oraz Książnica Beskidzka, czyli miejska biblioteka publiczna.

W nadchodzących tygodniach kolejne podmioty będą przystępować do wdrożenia EZD RP – nie tylko w formule kaskadowej – przyczyniając się w ten sposób do rozwoju e-administracji w Polsce.