Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

Zakres zarejestrowanych szkoleń jest szeroki. Konfigurowanie usługi e-Doręczeń w EZD RP, sposób nawigacji w systemie, rejestrowanie korespondencji wpływającej do podmiotu, odwzorowywanie i opisywanie dokumentów, obsługa korespondencji wychodzącej, realizowanie zadań, prowadzenie spraw, ustawianie zastępstw, współdzielenie dokumentów, a także akceptacja, edycja i podpisywanie pism – to tylko niektóre tematy poruszone w premierowych filmach szkoleniowych, które zostały udostępnione na kanale EZD RP w serwisie YouTube.

Nagrania krok po kroku przedstawiają sposób realizacji najważniejszych czynności, które można realizować w aktualnej wersji systemu EZD RP. Przykładowo w filmie „Obsługa pism wpływających oraz zakładanie i prowadzenie spraw na ich podstawie” zaprezentowano sposób pracy w module Do obsłużenia. To nowe i ważne miejsce w systemie, w którym gromadzone są m.in. obiekty z dokumentami, które przekazują nam inni pracownicy.

Kadr z filmu szkoleniowego przeznaczonego dla pracowników merytorycznych, w którym omówiony został sposób pracy w module Do obsłużenia.

Filmy szkoleniowe, przygotowane przez doświadczonych trenerów NASK, zostały podzielone na cztery playlisty.

Pierwsza z nich – „e-Doręczenia w EZD RP” – zawiera nagrania przedstawiające, jak skonfigurować usługę e-Doręczeń w EZD RP oraz obsługiwać przesyłki przychodzące i wychodzące w formie doręczeń elektronicznych bezpośrednio w systemie.

Najwięcej, aż 10 filmów, znajduje się w bloku „Szkolenie pracowników merytorycznych”. Omawiane są tu m.in. opcje dostępne na stronie głównej oraz zasady dostępu do poszczególnych modułów systemu. Filmy wyjaśniają, jak akceptować, edytować i podpisywać pisma, realizować zadania, prowadzić sprawy, ustawiać zastępstwa i wykonywać inne czynności związane z codzienną pracą w systemie.

„Szkolenie pracowników punktów kancelaryjnych” koncentruje się na instalacji i konfiguracji sprzętu peryferyjnego, rejestrowaniu korespondencji wpływającej do podmiotu, odwzorowywaniu i opisywaniu dokumentów oraz obsłudze korespondencji wychodzącej. Obejmuje także zarządzanie bazą kontaktów i prowadzenie składu chronologicznego. Co istotne, w nagraniach zaprezentowano również najważniejsze czynności kancelaryjne wykonywane poza systemem.

Kadr z filmu szkoleniowego przeznaczonego dla pracowników punktów kancelaryjnych, w którym pokazano generowanie etykiet na potrzeby rejestrowanej przesyłki.

Ostatnia playlista – „Szkolenie kadry kierowniczej” – została przygotowana z myślą o dyrektorach, kierownikach i menedżerach, którzy chcą skutecznie zarządzać procesami w swojej instytucji. Filmy pokazują, jak w EZD RP dekretować pisma, przydzielać zadania pracownikom, akceptować treści dokumentów oraz zwracać je do poprawy, gdy wymagają dopracowania.

Nowe materiały edukacyjne, które wspierają rosnące grono użytkowników systemu EZD RP, powstają regularnie. Zachęcamy do korzystania z kursów e-learningowych dostępnych na platformie szkolenia.gov.pl. Do tej pory NASK opublikował już sześć takich kursów. Aktualne informacje o powstających materiałach szkoleniowych publikowane są na Portalu EZD RP.

Ponadto zachęcamy do aktywnego korzystania z Forum EZD RP, na którym prowadzone są dyskusje na temat systemu, a także zasubskrybowania kanału EZD RP na YouTube, gdzie udostępniane są nie tylko filmy szkoleniowe i instruktażowe, ale również prezentacje pokazujące możliwości systemu oraz nagrania z konferencji.