Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

Do tej pory 15 z 16 jednostek pilotażowo wdrażających system EZD RP pracowało prowadząc sprawy i dokumentację wyłącznie papierowo, nie stosując do dokumentowania czynności kancelaryjnych systemu teleinformatycznego klasy EZD. Dla tych instytucji możliwość pracy w systemie do elektronicznego zarządzania dokumentacją to krok w kierunku cyfrowej rzeczywistości. Na ten moment urzędy czekały trzy lata – właśnie tyle trwało budowanie i testowanie systemu. Ostatnie miesiące były szczególnie intensywne. Przy ścisłej współpracy NASK jednostki wykonały szereg prac przygotowawczych do uruchomienia systemu m.in. przystosowały przepisy wewnętrzne, skonfigurowały system, przeszkoliły pracowników - użytkowników końcowych systemu. Wszystko to doprowadziło do implementacji systemu.

Podlaski Urząd Wojewódzki (PUW) – lider i prekursor EZD wśród polskich urzędów – jako jedyny z 16 jednostek włączonych do pilotażu zarządza dokumentacją za pomocą systemu elektronicznego. W PUW od 2010 r. prowadzone są sprawy elektroniczne, a od 2011r. system EZD jest podstawowym systemem kancelaryjnym. Obecnie w urzędzie trwają prace związane z migracją danych z systemu EZD PUW do systemu EZD RP. W I kwartale tego roku podlascy urzędnicy rozpoczną prace w nowym narzędziu teleinformatycznym, które pozwoli na inicjowanie i kontynuowanie dokumentowania realizowanych zadań oraz umożliwi dostęp do zakończonych, a także zarchiwizowanych przed laty spraw w systemie EZD PUW.

Jednostki pilotażowe bardzo angażowały się w testy systemu przez cały okres jego tworzenia. Pracownicy tych instytucji przesyłali swoje uwagi i propozycje rozwoju EZD RP. To dzięki ich zaangażowaniu i sumiennej pracy system EZD RP może teraz w pełni odpowiadać na potrzeby urzędów w zakresie elektronicznego zarządzania dokumentacją. Wiele funkcji znajdujących się w systemie zostało dodanych na bazie doświadczeń i potrzeb użytkowników. Obecnie wszystkie podmioty wdrażające pilotażowo EZD RP pracują na IX wersji systemu wydanej w listopadzie ubiegłego roku. Choć system umożliwia wykonanie pełnego wachlarza czynności kancelaryjnych i archiwalnych, programiści z NASK nadal pracują nad rozwojem aplikacji, m.in. w zakresie integracji systemu z platformą eDoręczeń.

– System EZD to droga do innowacyjnej Inspekcji Sanitarnej. Pracownicy Wojewódzkiej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej w Olsztynie od roku z ogromnym zaangażowaniem szkolili się, by za chwilę wejść w nowoczesne elektroniczne zarządzanie dokumentacją, które usprawni pracę w Inspekcji – mówi Rafał Banach Informatyk z Wojewódzkiej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej w Olsztynie podkreślając znaczenie systemu EZD RP.

Również Mariusz Madejczyk Dyrektor Oddziału NASK w Białymstoku inaugurując wersję produkcyjną systemu podkreślił istotność szkoleń i warsztatów, które miały miejsce w 2021 r. w ramach pilotażu projektu. To dzięki nim 15 jednostek administracji rządowej z sukcesem zaczęło pracować w  systemie EZD RP wykorzystując go jako pomocniczy system do wykonywania czynności kancelaryjnych. Brak większych problemów podczas tego etapu wdrażania jest dobrą prognozą na przyszłość.

– Nowoczesne rozwiązania cyfrowe w obszarze elektronicznego zarządzania dokumentacją udostępnione w systemie EZD RP usprawnią komunikację pomiędzy pracownikami i innymi współpracującymi jednostkami oraz ujednolicą pracę administracji publicznej a jednocześnie pozwolą na oszczędności na zakupach papieru, tonerów i drukarek – mówi Jerzy Koronowski Warmińsko-Mazurski Wojewódzki Lekarz Weterynarii w Olsztynie. Jest przekonany, że system EZD RP niewątpliwie usprawni funkcjonowanie pracy w Wojewódzkim Inspektoracie Weterynarii.

Choć system został właśnie wdrożony w pierwszych 15 jednostkach w Polsce projekt zakłada jego dalszy rozwój. W tym roku do grona jednostek pracujących w systemie EZD RP ma dołączyć kolejnych kilkadziesiąt instytucji. Z kolei od 2023 r. system będzie udostępniony wszystkim zainteresowanym podmiotom zgodnie z projektem Strategii dystrybucji, wdrażania i utrzymania EZD RP.