Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

Papierowa i elektroniczna korespondencja wpływająca do instytucji oraz ta, która jest z niej wysyłana, powinna być ewidencjonowana w odpowiednich rejestrach. W przypadku pierwszego typu korespondencji właściwy jest rejestr przesyłek wpływających (RPW), natomiast drugiego – rejestr korespondencji wychodzącej (RKW). Każda przesyłka otrzymuje w tych zestawieniach unikatowy identyfikator.

Rejestry przesyłek wpływających oraz wychodzących muszą być prowadzone dla całego podmiotu w jednym miejscu i tworzyć ciągły oraz kompletny wykaz całej korespondencji, niezależnie od jej postaci. Jeżeli więc jednostka zdecydowała się na elektroniczne zarządzanie dokumentacją, jest zobowiązana do prowadzenia centralnej ewidencji korespondencji w systemie EZD.

Obowiązek rejestracji w EZD wszystkich rodzajów przesyłek może początkowo spowodować pojawienie się sporej liczby pytań i wątpliwości wśród pracowników punktów kancelaryjnych oraz osób obsługujących korespondencję istotną dla prowadzenia spraw w komórkach merytorycznych. Warto więc wyjaśnić, w jaki sposób powinny przebiegać procedury ewidencjonowania poszczególnych typów przesyłek.

Korespondencję wpływającą, zarówno w postaci papierowej, jak i elektronicznej, stanowiącą elementy akt spraw (i tych dokumentowanych tradycyjnie, i elektronicznie) należy wprowadzać do centralnego rejestru przesyłek wpływających (RPW). 

Jeżeli sprawa prowadzona jest elektronicznie i również przesyłka ma taką postać, ewidencjonujemy ją we wspomnianym rejestrze i nie dokonujemy jej przekształcenia na postać papierową (nie wykonujemy wydruku). Jeśli jednak w związku ze sprawą elektroniczną zostanie dostarczona przesyłka papierowa lub nośnik elektroniczny, korespondencję należy zarejestrować, dołączając do EZD jej odwzorowanie cyfrowe (pełne, niepełne, mieszane, a w wyjątkowych sytuacjach – brak odwzorowania), natomiast oryginał umieścić w składzie chronologicznym.

Prowadzenie rejestrów korespondencji może wydawać się żmudną i powtarzalną pracą. W rzeczywistości jednak w systemie istnieje wiele narzędzi, które pozwalają na zautomatyzowanie tego procesu i ułatwienie pracownikom wykonywania zadań.

Dobrym tego przykładem w EZD RP jest rejestr przesyłek wpływających, którego uzupełnianie nie odbywa się poprzez ręczne wpisywanie przez pracownika do kolejnych kolumn wymaganych wartości, lecz automatycznie – jest on zasilany metadanymi. Te dane obejmują m.in. takie informacje, jak data nadania przesyłki, imię i nazwisko lub nazwa nadawcy, sposób dostarczenia przesyłki, typ dokumentu czy liczba załączników. Pracownik podaje je podczas rejestracji listu w systemie, a następnie są one zbiorczo pobierane do zestawienia.

Na podobnej zasadzie działa rejestr korespondencji wychodzącej, w którym system automatycznie odkłada informacje o wszystkich przesyłkach wysyłanych z instytucji (są one pobierane przede wszystkim z prowadzonych przez pracowników spraw). Jest to jeden, centralny rejestr ciągły dla całego podmiotu, a kolejne numery RKW są nadawane przesyłkom zgodnie z kolejnością ich wprowadzania, bez względu na to, kto dokonał rejestracji i czy przesyłka została zrealizowana w sposób papierowy, czy też elektroniczny.

Kolejne ułatwienie w prowadzeniu rejestrów stanowią integracje systemu do elektronicznego zarządzania dokumentacją z zewnętrznymi kanałami komunikacji elektronicznej, takimi jak ePUAP czy e-Doręczenia. Przykładowo w przypadku przesyłek otrzymywanych przez ePUAP metadane w EZD RP są automatycznie uzupełniane danymi przekazanymi z platformy.

Dyskusyjna jest kwestia, czy warto integrować system ze skrzynką elektroniczną. Niektóre instytucje decydują się na automatyczne pobieranie wiadomości e-mail i umieszczanie ich w rejestrach. Należy przy tym pamiętać, że użytkownicy otrzymują nie tylko wiadomości dotyczące realizowanych zadań, ale też mniej istotne, w tym spam – taka integracja zamiast ułatwić, niekiedy komplikuje więc codzienną pracę.

Dobrym pomysłem może być zatem wdrożenie rozwiązania polegającego na przesyłaniu e-maili do systemu EZD RP dopiero po zatwierdzeniu tej operacji przez użytkownika. Niezależnie jednak od wprowadzenia tego typu udogodnień, system standardowo ułatwia pracownikom ewidencjonowanie korespondencji poprzez stosowaną domyślnie funkcję rozpoznawania i analizowania plików z rozszerzeniami .msg i .eml, dzięki której odpowiednie pola metadanych (tytuł wiadomości oraz informacje o sposobie dostarczenia i o nadawcy – jeśli znajduje się on już w bazie kontaktów) są uzupełniane automatycznie.