Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

We wrześniu ubiegłego roku Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego podjął decyzję o wdrożeniu EZD RP. Co zdecydowało o wyborze akurat tego systemu?

Wysokie koszty związane z obsługą dotychczasowego systemu klasy EZD, ponoszone przez Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego (UMWP), stanowiły istotny argument za wdrożeniem EZD RP. Przejście na bardziej nowoczesne i bezpłatne rozwiązanie było dla nas naturalnym krokiem. Choć oczywiście nie można tu mówić o całkowitym braku ponoszonych kosztów, ponieważ jednostka, która wdraża system w modelu on-premise, musi zapewnić odpowiedni sprzęt, infrastrukturę oraz kadrę informatyczną.

Dlaczego więc wybraliście wdrożenie systemu w infrastrukturze lokalnej podmiotu?

Rozważaliśmy możliwe warianty, w tym wykorzystanie SaaS EZD RP i usługi chmurowej na infrastrukturze komercyjnej. Niestety okazało się to niemożliwe z przyczyn formalnych. Po gruntownej analizie przeprowadzonej przez zespół wdrożeniowy, doszliśmy do wniosku, że najlepszym rozwiązaniem dla nas będzie model on-premise, czyli instalacja na własnej infrastrukturze. Decydujący wpływ miały argumenty dotyczące niezależności oraz wzmocnienia kompetencji UMWP.

Jak dużym wyzwaniem było zapewnienie odpowiedniej wydajności infrastruktury?

EZD RP opiera się na zaawansowanym środowisku linuksowym, co wymaga posiadania wysokiej klasy specjalistów IT. Zarządzanie maszynami i administrowanie systemami operacyjnymi leży po stronie podmiotu, więc dla instancji on-premise konieczne jest dysponowanie solidnym zapleczem informatycznym w jednostce.

Jako duża instytucja, dbająca o jakość swoich zasobów, byliśmy w stanie uruchomić EZD RP na własnej infrastrukturze, bez potrzeby dokupywania sprzętu. Niemniej jednak stale monitorujemy wydajność systemu i przyrost danych, aby móc szybko reagować na ewentualne potrzeby.

Wspomniała Pani, że przed wdrożeniem EZD RP w UMWP używany był inny system klasy EZD. Czy posiadane doświadczenia ułatwiły implementację nowego systemu?

System do elektronicznego zarządzania dokumentacją jest u nas systemem podstawowym od roku 2017. Pracownicy jednostki od lat znają zasady obiegu dokumentów elektronicznych, dzięki czemu prace wdrożeniowe miały silną bazę merytoryczną. Konieczne było oczywiście dopracowanie istniejących procedur, zmiana podejścia w niektórych z nich czy dopasowanie się do możliwości i wymagań nowego systemu. Jednak wiedzieliśmy już, z czym się mierzymy i dzięki temu naszą „batalię wdrożeniową” zakończyliśmy, jak się nam wydaje, zwycięsko.

Zaplanowaliście pełne wdrożenie EZD RP w niespełna cztery miesiące. Czy nie obawiała się Pani, że to będzie karkołomne zadanie?

W takich sytuacjach obawy są zawsze, ale podeszliśmy do wdrożenia metodycznie. Zanim podjęliśmy decyzję o wdrożeniu długo, bo prawie rok, przygotowywaliśmy się do niego merytorycznie, testując system EZD RP pod kątem naszych potrzeb. Dzięki wsparciu NASK mieliśmy możliwość zgłaszania swoich wątpliwości i wniosków o zmiany.

Przygotowaliśmy sporo rozwiązań, które pomogły nam osiągnąć sukces. Ważnym elementem okazało się powołanie Zespołu ds. wdrożenia systemu EZD RP w UMWP, któremu przewodniczę. W jego skład wchodzą przedstawiciele Departamentu Społeczeństwa Informacyjnego (dalej: DSI), Biura Administracyjnego, Biura Gospodarczego, Biura Organizacji i Nadzoru, a także koordynator czynności kancelaryjnych i przedstawiciele komórek zaangażowanych w proces wdrożenia, w tym departamentów realizujących projekty unijne oraz audyty. Regularne spotkania zespołu pozwoliły na wymianę spostrzeżeń, rozwianie wątpliwości, a także informowanie o problemach i szybką reakcję na nie.

I jakie były najważniejsze wnioski wynikające z tych spotkań?

Przede wszystkim wdrożenie systemu do elektronicznego zarządzania dokumentacją nie powinno spoczywać wyłącznie na barkach działu IT i koordynatorów. To zadanie o szerokim zasięgu, które wpływa na pracę wszystkich komórek organizacyjnych w jednostce i wymaga ich bezpośredniego zaangażowania. Komórka informatyczna powinna odpowiadać za techniczne przygotowanie systemu do wdrożenia i jego obsługę, ale fundamentem jest merytoryczne przygotowanie pracowników całej jednostki.

Co to oznacza w praktyce?

Oznacza to konieczność przeprowadzenia wielowątkowej analizy pracy komórki kancelaryjnej, konstrukcji składu chronologicznego czy procesu postępowania z dokumentami wpływającymi do instytucji w postaci papierowej. Wdrożenie to również konieczność zaplanowania procesu przejścia na elektroniczne zarządzanie dokumentacją oraz weryfikacja dostępności sprzętowej zarówno w kontekście wydruku kopert przez pracowników, jak i skanerów w kancelarii. Wymienione aspekty, jak i wiele innych, wymagają dobrej organizacji i współpracy między komórkami organizacyjnymi urzędu, sekcjami informatycznymi oraz koordynatorem czynności kancelaryjnych.

Jak zespół poradził sobie z tymi wyzwaniami?

Wszystkie biura i departamenty urzędu zgłosiły po dwóch lokalnych koordynatorów wdrożenia powołanych zarządzeniem marszałka. Po przejściu przeszkolenia mieli oni za zadanie wspierać użytkowników systemu na poziomie własnych komórek organizacyjnych, a także komunikować „oddolne” problemy. Z koordynatorami lokalnymi organizowaliśmy cykliczne spotkania online, przekazując im aktualne informacje dotyczące stanu wdrożenia systemu oraz wyjaśniając kluczowe zagadnienia. Dzięki temu pracownicy mieli dostęp do bieżących informacji.

Po stronie DSI zapewniliśmy zespół wdrożeniowy o wysokich kompetencjach. Solidni i zaangażowani pracownicy dynamicznie włączyli się w proces analiz, testów i szkoleń. Czas przygotowań był intensywny, ale dzięki temu samo wdrożenie produkcyjne przebiegło sprawnie. Bardzo aktywnie zaangażowaliśmy się w organizację szkoleń dla pracowników. Szkolenia prowadzili trenerzy NASK, dzięki którym podczas 38 sesji przeszkolonych zostało ponad 550 pracowników UMWP.

NASK organizował też warsztaty, na których omawiane były zagadnienia techniczne i merytoryczne. Następnie realizację szkoleń dla pracowników urzędu przejął DSI i przeprowadził 28 stacjonarnych szkoleń grupowych, w których uczestniczyło łącznie 430 osób. Wszystkim pracownikom założono konta na instancji testowej systemu, tak by mogli samodzielnie odkrywać system.

Oryginalnym pomysłem UMWP na oswojenie pracowników z nowym systemem było uruchomienie cyklicznego wydarzenia pod nazwą „elektroniczne piątki”. Czego dotyczyły te spotkania?

„Elektroniczne piątki” to inicjatywa pani Sekretarz. Była to akcja aktywizująca pracowników merytorycznych, która przyniosła wspaniały efekt, wyrażający się w ich dużym zaangażowaniu w przygotowywanie zadań jeszcze przed uruchomieniem systemu produkcyjnego. Dzięki tej akcji pracownicy zdobyli nowe umiejętności i zaznajomili się z systemem. Przez kilka miesięcy w każdy piątek na portalu wewnętrznym urzędu pojawiało się przypomnienie o wydarzeniu wraz z odnośnikiem do wersji testowej systemu. Pracownicy odpowiedzialni za szkolenia przygotowywali na ten dzień zadania wraz z instrukcją ich wykonania.

Jakie to były zadania?

Dotyczyły m.in. rejestracji pisma w sprawie, uzupełnienia metadanych, wydruku koperty, wysyłki ePUAP, dodania wpisu do rejestru umów cywilno-prawnych itp. Kancelaria testowo rejestrowała korespondencję wpływającą i przyjmowała dokumenty do wysyłki. Staraliśmy się procedować wszystkie czynności najczęściej wykonywane w systemie EZD.

Należy wspomnieć, że wcześniej zaimplementowaliśmy środowisko testowe w taki sposób, aby jak najdokładniej odzwierciedlało docelową instancję produkcyjną. Wymagało to od DSI pełnej konfiguracji struktury organizacyjnej, kont, uprawnień, rejestrów, cenników, książek nadawczych, etykiet, szablonów. W ten sposób stworzyliśmy „wersję beta” naszego urzędu i na niej uczyliśmy się, prowadziliśmy testy i ćwiczenia.

Można wywnioskować, że wdrożenie przebiegło bez najmniejszych kłopotów...

Nie było tak całkowicie bezstresowo. Braliśmy pod uwagę scenariusz, w którym system po wdrożeniu produkcyjnym nie sprawdzi się w tak dużej instytucji. Nie mieliśmy pewności, jak poradzi sobie wydajnościowo z obsługą 900 pracowników jednocześnie. Dlatego przygotowaliśmy „plan B”, którym był ewentualny powrót do poprzedniego systemu. Na szczęście nie musieliśmy tego robić.

W zespole wdrożeniowym pełni Pani funkcję głównego koordynatora EZD. Co z tej perspektywy jest najtrudniejszym zadaniem w procesie przechodzenia z tradycyjnego sposobu dokumentowania spraw na elektroniczne zarządzanie dokumentacją?

Ze względu na to, że już wcześniej użytkowaliśmy system klasy EZD jako system podstawowy, nie doświadczyliśmy wstrząsu związanego ze przejściem na EZD RP. Doskonale jednak znamy te wyzwania. Jedyną słuszną drogą jest gruntowna analiza procesów i klas, które mogą być prowadzone w sposób elektroniczny, a następnie przygotowanie odpowiednich zarządzeń. Pracownicy, którzy otrzymują przejrzyste i logiczne wytyczne, szybciej przekonują się do zmiany.

Warto pamiętać, że zwiększanie liczby klas elektronicznych na etapie wdrożenia utrudnia cały proces wdrożenia. Ustaliliśmy, że stopniowo będziemy dodawać kolejne klasy dopiero po pierwszym kwartale użytkowania systemu.

W jakim stopniu nastawienie pracowników warunkuje sukces lub porażkę procesu wdrożenia takiego systemu jak EZD RP?

Negatywna reakcja na zmiany w naturalny sposób powoduje większe trudności podczas wdrażania, ponieważ trzeba radzić sobie nie tylko z wyzwaniami organizacyjnymi i technicznymi, ale też z aspektem ludzkim. Często negatywne podejście pracowników wynika po prostu z obawy przed nieznanym. Warto więc pomyśleć na przykład o wstępnych prezentacjach możliwości systemu, choćby w formie online, aby pracownicy mogli zobaczyć podstawowe funkcje i zrozumieć korzyści wynikające z wdrożenia.

Dzięki wsparciu NASK takie prezentacje kilkakrotnie przeprowadziliśmy w UMWP i wydaje się, że to przełamało lody. Pozytywne nastawienie, zaangażowanie i zrozumienie zmiany przyczyniają się do tego, że czas potrzebny na osiągnięcie stabilnej pracy jest krótszy.

Jakie są widoczne pierwsze korzyści z wdrożenia EZD RP?

Bardziej uporządkowana dokumentacja, ujednolicenie procedur, konsekwencja w prowadzeniu działań kancelaryjnych – to najważniejsze korzyści, które pierwsze przychodzą mi na myśl.

A jakich korzyści spodziewa się Pani w dłuższej perspektywie?

Teraz naszym głównym celem jest włączenie do elektronicznego zarządzania dokumentacją jak największej liczby klas JRWA. Oczywiście zdajemy sobie sprawę, że ten proces wymaga czasu, ale wierzymy, że powoli będziemy wchodzić w kolejne etapy zmian.

Drugim zadaniem, do którego powoli się przygotowujemy, jest automatyzacja jak największej liczby procesów wewnętrznych. Pewne zmiany już wdrożyliśmy i dzięki EZD RP obecnie elektronicznie procedujemy wnioski o wpisanie do planu i prognozy zamówień publicznych, ale przyjdzie też pora na kolejne elementy. NASK przygotowuje moduł automatycznych procesów, z którego zamierzamy intensywnie korzystać.