Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

Przed rozpoczęciem procesu wdrożenia EZD RP warto poświęcić czas na przegląd zasobów podmiotu oraz zaplanowanie poszczególnych etapów prac. W tym celu należy zebrać dane dotyczące działania jednostki, które pozwolą określić wymagania niezbędne do realizacji wdrożenia oraz wyznaczyć czas potrzebny na wykonanie kolejnych zadań.

Pierwszym krokiem jest stworzenie listy wszystkich lokalizacji jednostki wraz z jej oddziałami zamiejscowymi i delegaturami, a także oszacowanie liczby pracowników, którzy będą korzystać z systemu – zarówno ogólnej, jak i obejmującej tylko osoby zatrudnione w punktach kancelaryjnych. Takie zestawienia będą pomocne przy późniejszej inwentaryzacji sprzętu komputerowego oraz pozwolą na określenie gotowości technicznej jednostki do wdrożenia i na zaplanowanie ewentualnych zakupów. 

Wspomniana inwentaryzacja, która stanowi kolejny krok przygotowawczy, oprócz podstawowego wyposażenia stanowisk powinna objąć też urządzenia niezbędne do pracy w EZD RP, takie jak drukarki kodów kreskowych, czytniki czy skanery (należy ustalić nie tylko ich liczbę, ale sprawdzić również, czy spełniają określone wymagania ). Podczas ustalania zapotrzebowania na sprzęt do kancelarii czy sekretariatów poza liczbą pracowników znaczenie będą miały też średnia dzienna i roczna liczba przesyłek wpływających do jednostki organizacyjnej oraz wychodzących z niej, a także ich typy. Należy również oszacować, ile osób w jednostce uprawnionych jest do podpisywania dokumentów wysyłanych na zewnątrz oraz jak duża część z nich dysponuje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a ile będzie potrzebować jego zakupu.

Wdrożenie EZD to przede wszystkim przedsięwzięcie organizacyjne.

Kolejne dane, które są niezbędne do skutecznego przebiegu procesu wdrożenia, to spis prowadzonych w jednostce organizacyjnej raportów i rejestrów. Stworzenie go pomoże w późniejszym ewentualnym przeniesieniu tych informacji do EZD. Na potrzeby odpowiedniej konfiguracji systemu warto także zweryfikować używane w jednostce rodzaje zwrotek (białe – KPA, żółte – pocztowe, pomarańczowe/czerwone – zagraniczne) oraz typy kopert.

Warto podkreślić, że inwentaryzacja procedur wewnętrznych oraz optymalizacja procesów są kluczowe dla przyszłego rozwoju organizacji. Dzięki tym działaniom możliwa będzie pełna elektronizacja i automatyzacja, co znacząco zwiększy efektywność i precyzję wykonywanych zadań.

Kiedy wszystkie niezbędne dane zostaną zebrane, można przejść do praktycznej części wdrożenia EZD RP w jednostce. Podstawową kwestią jest dostosowanie do nowych okoliczności obowiązujących w podmiocie przepisów prawnych. Grono ekspertów powinno zweryfikować, czy instrukcje kancelaryjna i archiwalna pozwalają na wdrożenie elektronicznego zarządzania dokumentacją, a jeżeli nie – opracować odpowiednie zapisy i przekazać je do uzgodnienia do właściwego miejscowo archiwum państwowego.

Kolejną kluczową kwestią jest przeprowadzenie analizy haseł JRWA oraz wyodrębnienie zarówno tych, które będą prowadzone w sposób elektroniczny już na pierwszym etapie wdrożenia, jak i tych, które będą dokumentowane w tradycyjny sposób.

Na tym etapie należy też określić tzw. przepisy przejściowe, tj. sposób postępowania ze sprawami, które są procedowane w momencie wprowadzenia EZD.

Ważnym zadaniem jest upoważnienie pracowników do przetwarzania danych w systemie EZD, a także opracowanie nowych procedur postępowania z korespondencją. Należy sporządzić m.in. wykaz typów przesyłek, które nie będą otwierane przez punkt kancelaryjny, oraz tych, które z różnych względów nie będą podlegały skanowaniu. Dodatkowo należy określić dokumentację wyłączoną z dekretacji kierownictwa (np. faktury). Jasne zdefiniowanie tych zasad pozwoli na sprawne przeorganizowanie pracy punktu kancelaryjnego.

Jeżeli na etapie zbierania informacji określone zostało, jakie jest zapotrzebowanie na sprzęt teleinformatyczny, teraz nadeszła pora na jego zakup i uzupełnienie ewentualnych braków. W kwestiach technicznych, należy również stworzyć procedury podstępowania w razie awarii, które obejmują m.in. informowanie użytkowników, odtwarzanie systemu w przypadku jego nieprawidłowego zamknięcia czy odzyskiwanie danych.

Aby wszystkie opisane powyżej czynności mogły zostać zrealizowane w prawidłowy i skuteczny sposób, powinno w nie zostać zaangażowane grono kompetentnych osób. Dlatego jeszcze przed przejściem do etapu zbierania informacji i ustalania kwestii organizacyjnych warto skompletować grupę specjalistów, którzy będą odpowiedzialni za cały proces przygotowania jednostki do wdrożenia oraz nim pokierują. Grono takie powinno składać się z podgrup – komitetu sterującego, zespołu ds. wdrożenia EZD oraz koordynatorów wydziałowych.

Komitet sterujący to organ nadzorujący przebieg całego procesu wdrożenia i podejmujący strategiczne decyzje. Jest on powoływany opcjonalnie. Jeśli zdecydujemy się na ustanowienie go, to w jego skład powinno wejść najwyższe kierownictwo jednostki – przy czym w mniejszych podmiotach rolę tę może pełnić jednoosobowo kierownik. Na zespół ds. wdrożenia składa się z kolei grono ekspertów, takich jak m.in. archiwista, radca prawny, audytor wewnętrzny, inspektor ochrony danych, przedstawiciel sekretariatu czy też przedstawiciel działu IT. Można powiedzieć, że stanowią oni trzon struktury odpowiadającej w jednostce za prawidłowy przebieg wdrożenia.

Koordynatorzy to natomiast osoby reprezentujące w trakcie tego procesu poszczególne komórki w podmiocie. Pełnią oni rolę „łączników” pomiędzy swoimi wydziałami a zespołem ds. wdrożenia EZD RP i ewentualnie komitetem sterującym. 

Szczegółowe informacje na temat struktury wdrażającej EZD w jednostce oraz opisy poszczególnych jej elementów można znaleźć w artykule pt. Wdrożenie EZD RP – struktura i zadania zespołu projektowego.