Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

W zależności od posiadanych uprawnień w systemie EZD RP, użytkownik może korzystać z kilku rodzajów raportów i podsumowań, prezentujących różne typy danych. Mogą one obejmować zarówno wąski zakres działań podejmowanych w jednostce, na przykład dotyczący wyłącznie czynności wykonywanych przez pojedynczego pracownika, jak i szeroki wachlarz danych. Umiejętne korzystanie z funkcji raportowania pozwala szybko pozyskać wiele cennych informacji nie tylko osobom pracującym na stanowiskach kierowniczych, ale też innym odpowiednio uprawnionym pracownikom jednostek.

Jednym z miejsc w systemie EZD RP, gdzie dostępne są opcje raportowania, jest moduł Raporty znajdujący się w menu głównym. Umożliwia on wygenerowanie czterech rodzajów sprawozdań odnoszących się do:

• spraw, 
• pism, 
• korespondencji wychodzącej,
• zdarzeń (na podstawie dziennika). 

Dla każdego z tych typów raportów można określić, jakie komórki organizacyjne lub stanowiska mają zostać uwzględnione oraz jaki okres ma obejmować zestawienie. Użytkownik ma również możliwość wyboru formatu pliku (CSV, XLS, XLSX), w którym raport zostanie wygenerowany.

Co więcej, administratorzy jednostki samodzielnie mogą tworzyć szablony raportów, dostosowane do poszczególnych rodzajów zestawień. Funkcja ta umożliwia ujednolicenie struktury sprawozdań w danej organizacji, dopasowując je do jej specyfiki i potrzeb.

Widok metadanych w szczegółach sprawy prowadzonej w systemie EZD RP.

Zestawienia dotyczące korespondencji wychodzącej można również generować w module Kancelaria (dla użytkowników posiadających odpowiednie uprawnienia). Raporty te można dostosować do indywidualnych potrzeb użytkownika, korzystając z filtrów umożliwiających wybór m.in. konkretnego oddziału KW, rodzaju przesyłek, ich statusu oraz dat rejestracji lub wysyłki korespondencji.

Innym rodzajem zestawień dostępnych w EZD RP są raporty archiwsty. Znajdują się one w sekcji Sprawozdawczość modułu Archiwum. Widok ten jest zbliżony do modułu Raporty – również tutaj użytkownik może wybrać typ raportu, okres czasu, z którego zostaną pobrane dane, oraz format pliku. Kluczowa różnica polega na tym, że zestawienia generowane w tej sekcji dotyczą wyłącznie danych zarchiwizowanych.

Kolejnym miejscem, w którym dostępne są zestawienia danych, jest Pulpit kierownika. Z tego modułu, po nadaniu odpowiednich uprawnień, mogą korzystać osoby nadzorujące działania podejmowane przez ich podwładnych. Na pulpicie wyświetlane są wykresy przedstawiające:

• liczbę bieżących spraw w komórkach organizacyjnych (podział na: pilne, na dziś, po terminie),
• sprawy zrealizowane w aktualnym miesiącu (podział ze względu na ich rodzaj i prowadzące je komórki organizacyjne),
• liczbę zadań do dekretacji (podział na: nowe, w realizacji i zrealizowane). 

Ponadto w module Pulpit kierownika można również szybko sprawdzić dane dotyczące niezrealizowanych spraw, które są po terminie.

Pulpit kierownika – wykresy dotyczące statusu realizacji spraw i zadań w jednostce.

Generowane w EZD RP raporty mają szerokie zastosowanie. Pozwalają one szybko i skutecznie sprawdzić poprawność realizowanych czynności przez użytkowników systemu – zarówno indywidualnie, jak i w odniesieniu do większych zespołów. Dzięki raportom można nadzorować działania związane z dokumentami i sprawami. Osoby nadzorujące mogą zweryfikować m.in.:

• poprawność klasyfikowania dokumentacji (np. nadawania znaków spraw, przypisywania do haseł z JRWA),
• uzupełnianie metadanych,
• kompletność akt (np. sprawdzając, czy pisma wpływające i wychodzące są właściwie powiązane z odpowiednimi sprawami, a dokumenty papierowe zarejestrowane w składach chronologicznych).

Prawidłowa realizacja procedur jest obowiązkiem jednostek publicznych, które muszą dokumentować swoje działania oraz archiwizować dokumentację zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Monitorowanie tempa i sposobu realizacji zadań za pomocą funkcji raportów w EZD RP umożliwia regularną weryfikację efektywności jednostki, a w razie potrzeby dostarcza informacje zwrotne do wybranych osób lub komórek organizacyjnych.