Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

• Wymagania sprzętowe:
  • procesor: 2-core(zalecany 4-core), 2 GHz,
  • pamięć operacyjna: 8 GB,
  • przestrzeń dyskowa: uzależniona od potrzeb jednostki (przyjmuje się, że roczne zapotrzebowanie wynosi ok. 100 GB dla 100 tysięcy dokumentów wpływających i jakości skanów czarno-białych 300 dpi).
• Wymagania programowe:
  • system operacyjny: Windows Serwer 2012R2 lub nowszy,
  • baza danych: MS SQL Server 2012R2 lub nowsza (wersja Standard),
  • licencje dostępowe CAL dla Windows Serwer/SQL (w zależności od wybrania sposobu licencjonowania).

W przypadku mniejszych jednostek (do 50 użytkowników) jak również dla potrzeb uruchomienia instancji testowej, można uruchomić system EZD PUW z wykorzystaniem bezpłatnej bazy danych SQL Server Express mając na względzie jej ograniczenia (maksymalna wielkość bazy danych 10 GB, obsługa 1 CPU i do 1 GB RAM).

Na stronie ezd.gov.pl opublikowano minimalne wymagania dla instalacji systemu EZD PUW. Rekomenduje się uruchomienie dwóch instancji systemu, serwera bazodanowego oraz aplikacyjnego – każdego na dedykowanej maszynie fizycznej lub wirtualnej oraz stosowanie rozwiązań wysokiej dostępności i do backupu danych. Przechodząc na system elektroniczny do zarządzania dokumentacją należy także pamiętać o wyposażeniu punktów kancelaryjnych w niezbędne urządzenia peryferyjne.

Mając na względzie realizowany przez NASK PIB projekt EZD RP (następca EZD PUW) informujemy, że system ten będzie dostępny bezpłatnie dla samorządów od 2023 r., a jego minimalne wymagania systemowe będą następujące (uwaga: EZD RP nie będzie wymagał środowiska Windows):

• Wymagania sprzętowe:
  • procesor lub procesory zapewniające wydajność 32-core, min. 2 GHz,
  • pamięć operacyjna: 96 GB,
  • przestrzeń dyskowa:
    • 1 TB na potrzeby obliczeniowe i bufor danych na szybkich dyskach NVMe/SSD,
    • 2 TB na potrzeby przechowywania danych dyskach SSD lub talerzowych,
• Wymagania programowe:
  • system operacyjny: Linux (Ubuntu, K3S lub podobny) z obsługą konteneryzacji w środowisku uruchomieniowym Kubernetes,
  • baza danych: PostgreSQL, MS SQL, Oracle (do wyboru) oraz  MongoDB i Redis,
  • udział plikowy NFS lub repozytorium obiektowe obsługujące protokół S3,
  • usługa wysyłki poczty elektronicznej z wykorzystaniem SMTP,
  • certyfikaty SSL Wildcard dla instancji produkcyjnej, testowej i innych,
  • dowolny system wirtualizacji.

W przypadku mniejszych jednostek (do 50 użytkowników) możliwe będzie uruchomienie EZD RP na sprzęcie z procesorem 16-core, min. 2GHz, 48 GB RAM oraz 1 TB przestrzeni dyskowej łącznie (zalecane szybkie dyski NVMe/SSD).

Zaleca się konfigurację serwerową zapewniająca redundancję takich podzespołów jak: kontrolery, zasilacze, karty sieciowe, dyski wraz z możliwością ich wymiany bez przerywania pracy serwerów. Do uruchomienia EZD RP nie będzie wymagane oprogramowanie Windows Server oraz licencje CAL. Wszystkie komponenty systemu można przygotować z wykorzystaniem bezpłatnego oprogramowania o otwartym kodzie źródłowym. Wdrażając system do elektronicznego zarządzania dokumentacją należy pamiętać o wyposażeniu punktów kancelaryjnych w niezbędne urządzenia peryferyjne.

Aby sprawnie zarządzać dokumentacją z wykorzystaniem systemu klasy EZD, należy wyposażyć punkty kancelaryjne (przyjmujące korespondencję) w następujący sprzęt stanowiskowy o minimalnych parametrach:

• Czytnik kodów kreskowych:
  • z obsługą kodów kreskowych: Code 128 i Interleaved 2 of 5,
  • możliwość zaprogramowania automatycznego [Entera],
  • wyposażony w podstawkę.
• Drukarka kodów kreskowych:
  • obsługa języka EPL,
  • obsługa taśm woskowo-żywicznych i etykiet kompatybilnych z tą taśmą (dla oznaczania pism przychodzących),
  • obsługa zwykłych etykietach termo-transferowych (dla oznaczania pism wychodzących).
• Skaner dokumentowy:
  • szybkość skanowania: dostosowana do liczby przetwarzanej dokumentacji dziennie,
  • obsługa oprogramowania eksportującego do EZD:
    • ScanPlus (QuickScan) – autorskie oprogramowanie dostarczane bezpłatnie razem z system EZD PUW (EZD RP) wymaga sterowników TWAIN,
    • oprogramowanie firm trzecich.

Rekomenduje się budowanie wspólnych rozwiązań w ramach Lokalnych Centrów Kompetencji na rzecz samorządów (np. w związki, stowarzyszenia) lub korzystanie z rozwiązań chmurowych, tak aby obniżyć koszty utrzymania infrastruktury i specjalistycznych kadr. Biorąc pod uwagę dostępność środków w programie „Cyfrowa Gmina”, rekomendujemy wykonanie samoanalizy potrzeb w zakresie doposażenia w sprzęt pod względem indywidualnych planów (modeli) wdrożenia systemu do elektronicznego zarządzania dokumentacją. Migracja jednostek korzystających z EZD PUW do systemu EZD RP będzie prowadzona w latach 2023-2024 (za pomocą dedykowanego narzędzia i wsparcia Operatora EZD RP).

Racjonalne wydatkowanie środków pozwoli Państwu zapewnić ciągłość działania oraz awans cyfrowy związany z elektronizacją procesów wewnętrznych poprzez wdrożenie systemu EZD PUW i migrację w odpowiednim czasie do EZD RP.