Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

Szkolenia z obsługi EZD RP to niezbędny element procesu wdrożenia tego systemu w jednostce. Przede wszystkim pozwalają one pracownikom i kierownictwu zapoznać się z działaniem oprogramowania, możliwościami aplikacji, prawidłowym sposobem pracy oraz z nowymi metodami elektronicznego postępowania z dokumentacją. Celem szkoleń jest też rozwianie wszelkich wątpliwości uczestników, a także przekonanie o licznych korzyściach płynących z wprowadzanego rozwiązania.

Podstawą są warsztaty oferowane przez NASK, jednak jednostka musi także dołożyć starań, aby jak najlepiej przygotować zespół do pracy we wdrażanym systemie.

Na etapie wdrożenia NASK oferuje podmiotom uprawnionym pakiet szkoleń wstępnych pozwalających na prawidłową instalację i konfigurację systemu, a następnie skuteczne i poprawne rozpoczęcie pracy w EZD RP. Pakiet obejmuje warsztaty administracyjne i merytoryczne.

• Szkolenia administracyjne dzielą się na trzy stopnie. Na zajęciach poruszane są m.in. takie tematy, jak: instalacja EZD RP i dostosowanie posiadanego sprzętu do wymagań systemu, podstawowa konfiguracja oprogramowania i utworzenie struktury organizacyjnej, konfiguracja pod wymagania biznesowe partnera oraz zaawansowane ustawienia, w tym integracja z ePUAP-em i e-Doręczeniami.
• Szkolenia merytoryczne składają się z bloków tematycznych przeznaczonych dla różnych grup pracowników. Odbiorcami są m.in. osoby zatrudnione w kancelariach i sekretariatach, członkowie kadry kierowniczej, a także zespoły wdrożeniowe i koordynatorzy, którzy następnie przekazują zdobytą wiedzę pracownikom poszczególnych działów w swojej jednostce.

NASK organizuje szkolenia zarówno w formie stacjonarnej, jak i online. Uczestnicy zdobywają solidną dawkę wiedzy, którą następnie utrwalają poprzez wykonywane zadań praktycznych pod okiem specjalistów. Dzięki temu nabywają wprawy w prawidłowym realizowaniu swoich obowiązków w systemie EZD RP.

Szkolenia NASK powinny być jedynie wstępnym etapem procesu zapoznawania pracowników jednostki z działaniem EZD RP. Zwykle uczestniczą w nich grupy wybranych osób, których zadaniem jest przekazanie zdobytej wiedzy kolejnym użytkownikom systemu w organizacji. 

Dla prawidłowego przebiegu wdrożenia oraz późniejszego funkcjonowania EZD RP w podmiocie kluczowe jest zorganizowanie systemu szkoleń wewnętrznych. Powinny one obejmować ćwiczenia i warsztaty mające na celu utrwalenie i aktualizację wiedzy oraz przekazywanie jej nowym pracownikom. Należy szczególnie zadbać o cykl szkoleń powtórkowych przed produkcyjnym uruchomieniem systemu.

Rekomendowanym podejściem jest organizowanie w podmiocie – już po wdrożeniu EZD RP – cyklicznych szkoleń wewnętrznych. W ich harmonogramie powinny znaleźć się zarówno warsztaty przeznaczone dla nowo zatrudnionych osób, jak i szkolenia dla pracowników z dłuższym stażem. Celem tych drugich jest aktualizacja wiedzy, przekazywanie informacji o nowościach i zmianach w systemie, utrwalanie wcześniej nabytych umiejętności oraz rozwiewanie wątpliwości pojawiających się podczas codziennej pracy w EZD RP.

Poza uczestnictwem w szkoleniach warto zadbać o samodzielne dokształcanie pracowników i poszerzanie ich wiedzy poprzez dostęp do materiałów edukacyjnych udostępnianych przez NASK. 

Na platformie szkoleniowej administracji publicznej szkolenia.gov.pl znajdują się kursy e-learningowe omawiające zagadnienia z zakresu elektronicznego zarządzania dokumentacją i pracy w systemie. Dostępne są szkolenia wprowadzające, a także dotyczące pracy z pismem, składów chronologicznych, instalacji systemu oraz zarządzania bazą kontaktów. Materiały szkoleniowe przygotowywane są na bieżąco i planowana jest publikacja kolejnych. Cyfrowe kursy opracowywane przez NASK zawierają nie tylko porcje wiedzy na dany temat, ale też interaktywne ćwiczenia i testy sprawdzające.

Szczegółowe opisy wykonywania poszczególnych czynności kancelaryjnych dostępne są w Podręczniku użytkownika EZD RP, a ich przetestowanie i przećwiczenie w bezpiecznych warunkach możliwe jest m.in. za pomocą wersji demonstracyjnej systemu.

Warto również odwiedzać kanał EZD RP na YouTube. Obecnie znajduje się na nim ponad 50 filmów szkoleniowych i instruktażowych, które są przeznaczone dla pracowników merytorycznych, kancelistów, a także kierowników i administratorów. Użytkownicy EZD RP oraz osoby zainteresowane systemem mogą też wymieniać się doświadczeniami i wiedzą na Forum EZD RP. Platforma dyskusyjna dostępna jest zarówno dla osób zarejestrowanych, jak i odwiedzających.

Wspomniane materiały edukacyjne nie zastąpią realnych szkoleń prowadzonych przez doświadczonych instruktorów NASK, jednak są dobrym ich uzupełnieniem. Zachęcamy do korzystania z tych narzędzi.