Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

Rozwój modułów, nowe opcje, większa ergonomia, zmienione ekran logowania i strona startowa systemu – tak w dużym skrócie można podsumować zmiany wprowadzone w najnowszej wersji EZD RP. Przygotowano m.in.  możliwość zmiany stanowiska w ramach jednego konta, mechanizm obsługi zadań grupowych oraz zarządzanie kartonami w składach chronologicznych. Wprowadzono też zmiany w obsłudze korespondencji wychodzącej w zakresie zwrotnych potwierdzeń odbioru oraz zwrotów listów zwykłych. Dodane zostały interaktywne powiadomienia użytkownika, rozbudowie uległ moduł archiwum i od nowa zaprojektowano ekran startowy systemu (panel użytkownika).

Powiadomienia systemowe dostępne są w EZD RP od dawna. Pierwotnie jedynie informowały one m.in. o otrzymanych do realizacji zadaniach, statusie pism wypożyczanych ze składu chronologicznego czy udostępnieniu innemu pracownikowi pisma do wiadomości. Obecnie oprócz funkcji informacyjnej, powiadomienia pomagają użytkownikowi szybko przejść się do powiązanych z danym komunikatem zadań lub spraw.

W nowej wersji systemu pojawiła się możliwość zmiany stanowiska bez konieczności wylogowania się z konta. Jest to niezwykle wygodna opcja dla osób przypisanych w strukturze jednostki lub w systemie do kilku stanowisk. W wielu instytucjach można spotkać się praktyką, że np. dyrektor instytucji posiada dodatkowo uprawnienia administratora, dzięki temu czemu ma wgląd w zakres uprawnień wszystkich pracowników, może uzupełniać szablony i procesy lub publikować komunikaty dla użytkowników. Funkcja ta daje także możliwość dekretowania lub przyjmowania zadań od różnych osób w zależności od wykorzystywanego w danej chwili stanowiska. Dzięki takiemu rozwiązaniu zadania i sprawy prowadzone na różnych stanowiskach nie mieszają się.

Ekran startowy systemu przeszedł prawdziwą rewolucję wizualną, stał się bardziej intuicyjny i funkcjonalny. Teraz jest prawdziwym centrum informacji dotyczących zadań i spraw zleconych lub realizowanych przez użytkownika. Do ekranu dodano nowe elementy takie jak kalendarz oraz statystyki zalogowanego pracownika i całej instytucji, a także w czytelny sposób zaprezentowano informacje o zastępstwach oraz komunikaty systemowe. Ciekawą funkcją, która może ułatwić codzienną pracę, są dwa rodzaje notatek prezentowanych na stronie głównej. Są to notatki dodawane do spraw, które można teraz przypinać również do ekranu głównego oraz notatki własne. W pierwszym przypadku możemy zapoznać się z informacją lub szybko przejść bezpośrednio do sprawy, której dotyczy adnotacja. W drugim przypadku możemy tworzyć prywatne notatki i korzystać z nich, jak z klasycznych żółtych karteczek, które mamy zawsze pod ręką.

Przykładowy widok panelu użytkownika w najnowszej wersji systemu EZD RP.

Dokumenty rejestrowane w składzie chronologicznym są przypisywane do tzw. kartonów, które odzwierciedlają sposób w jakim są one fizycznie przechowywane. Podczas uzupełniania metadanych przesyłek wpływających w postaci papierowej przez pracowników kancelarii, dokumenty te są rejestrowane w składzie chronologicznym i jednocześnie przypisywane do odpowiedniego kartonu. System  umożliwia tworzenie i podgląd list dokumentów przypisanych do konkretnych kartonów.

W systemie wydzielona została nowa zakładka do obsługi zwrotnych potwierdzeń odbioru (ZPO) i zwrotów listów zwykłych. Zastosowano automat rozpoznający oba typy korespondencji. Aby w pełni móc obsłużyć zwroty listów zwykłych, dodatkowo zdefiniowano nowy typ składu chronologicznego – skład listów zwykłych zwróconych.

W systemie EZD RP został rozbudowany moduł archiwum, który pozwala na archiwizowanie i zarządzanie dokumentacją elektronicznych akt spraw. Moduł ten umożliwia między innymi przygotowywanie dokumentacji do jej brakowania, tworzenie paczek archiwalnych oraz zwracanie pracownikom merytorycznym akt spraw do poprawy. Możliwe jest również generowanie raportów spraw znajdujących się w archiwum.

Opcje modułu archiwizacji dokumentacji w systemie EZD RP.

W poprzednich wersjach system EZD RP umożliwiał dekretację pism wpływających wyłącznie do jednej wskazanej osoby. Obecnie zaimplementowana została funkcja umożliwiająca wystawienie zadania dekretacji do zdefiniowanego wcześniej zespołu lub całego działu. Dzięki temu rozwiązaniu pismo może podjąć wolna w danej chwili osoba.

W dziewiątej wersji systemu zostały udostępnione nowe funkcje platformy KUiP (Katalogu Użytkowników i Podmiotów), które zwiększają dotychczasowe możliwości zarządzania podmiotami i użytkownikami w EZD RP. Administrator systemu może z jednego miejsca wygodnie zarządzać podległą mu jednostką, tworzyć strukturę organizacyjną, zakładać konta nowych użytkowników oraz administrować nimi.