Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

Wdrożenie EZD RP w jednostce to proces, który łączy w sobie zadania i wyzwania z kilku różnych obszarów. Istotne są kwestie organizacyjne, technologiczne i prawne. Należy mieć na względzie również zagadnienia z zakresu archiwistyki, obsługi kancelarii czy audytu. Dlatego w gronie osób, które będą odpowiadały za wdrożenie, powinni znaleźć się zarówno reprezentanci kierownictwa, jak i co najmniej kilku kluczowych dla funkcjonowania podmiotu komórek organizacyjnych.

Mimo że każda jednostka ma swoją specyfikę, podczas kompletowania składu zespołu projektowego warto skorzystać z doświadczeń wypracowanych przez NASK podczas wdrażania EZD RP w różnej wielkości instytucjach, jak i sprawdzonych, uniwersalnych schematów. Ogólnie rzecz biorąc, struktura wdrażająca EZD RP powinna składać z następujących elementów:

• Komitetu sterującego (opcjonalnie),
• Zespołu ds. wdrożenia EZD,
• Koordynatorów z komórek organizacyjnych.

Komitet sterujący to organ, który nadzoruje przebieg całego procesu wdrożenia i podejmuje strategiczne decyzje. W jego składzie powinno się znaleźć przede wszystkim kierownictwo jednostki, przy czym w mniejszych podmiotach rolę tę może pełnić jednoosobowo kierownik.

Zadaniem komitetu jest decydowanie o najważniejszych sprawach dotyczących wdrożenia oraz rozstrzyganie wątpliwości, szczególnie tych zgłaszanych przez Zespół ds. wdrożenia (patrz poniżej). Aby cały proces przebiegał szybko i płynnie, warto zaplanować regularne spotkania, podczas których na bieżąco będą omawiane istotne zagadnienia dotyczące realizowanego wdrożenia.

Ze względu na autorytet, jaki jego członkowie mają w organizacji, aktywność komitetu ma duże znaczenie dla powodzenia całego przedsięwzięcia – faktyczne zaangażowanie kierownictwa w proces cyfryzacji podmiotu i zrozumienie wprowadzanych zmian, bezpośrednio przekładają się na otwartość i entuzjazm pracowników.

Trzonem struktury odpowiadającej za wprowadzenie EZD RP w jednostce jest Zespół ds. wdrożenia EZD. Powinien on zostać formalnie powołany poprzez zarządzenie kierownika podmiotu. Do zespołu należy koordynacja procesu wdrożenia systemu – zarówno pod względem organizacyjnym, jak i biznesowym.

Rekomendujemy, aby znaleźli się w nim przedstawiciele obszarów istotnych dla działania jednostki, w tym osoby odpowiedzialne za organizację pracy całej instytucji oraz punktu kancelaryjnego, archiwista, radca prawny, audytor wewnętrzny, inspektor ochrony danych, przedstawiciel sekretariatu oraz przedstawiciel działu IT.

Zespół jest odpowiedzialny m.in. za przygotowanie harmonogramu zawierającego kroki milowe przedsięwzięcia oraz dopilnowanie jego przestrzegania, a w razie potrzeby – aktualizację. Do zadań wybranego grona specjalistów należą też: wyznaczenie w organizacji osób odpowiadających za poszczególne obszary wdrożenia, współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie potrzebnym do realizacji czynności związanych z elektronicznym zarządzaniem dokumentacją oraz bieżący monitoring stanu poszczególnych prac. Istotne jest też przeprowadzenie i udokumentowanie analizy ryzyka, która zidentyfikuje konkretne zagrożenia związane z wdrożeniem EZD RP oraz wskaże środki zaradcze.

Jedną z najważniejszych kwestii w trakcie wdrażania EZD RP – którą również zajmuje się zespół – jest dostosowanie obowiązujących w jednostce regulacji wewnętrznych. Dotyczy to przede wszystkim normatywów kancelaryjnych i archiwalnych oraz w razie potrzeby innych zarządzeń wewnętrznych i procedur.

Trzecim elementem struktury wdrażającej EZD RP są koordynatorzy. To osoby wyznaczone przez kierownictwo poszczególnych komórek do ich reprezentowania w trakcie procesu wdrażania systemu. Pełnią funkcję „łączników” pomiędzy reprezentowanymi komórkami a zespołem ds. wdrożenia EZD RP i opcjonalnie powoływanym komitetem sterującym.

Do ich zadań należeć powinno szkolenie użytkowników, przekazywanie pracownikom ważnych ustaleń  i aktualnych informacji o statusie wdrożenia, a także pomoc użytkownikom w korzystaniu z systemu i rozwiązywaniu  bieżących zagadnień. Na koordynatorów powinny być wybierane osoby znające specyfikę i kulturę pracy jednostki oraz zadania realizowane w komórce organizacyjnej, która reprezentują.

Jak wspomniano, koordynatorzy są szkoleni przez trenerów NASK m.in. z takich zagadnień, jak zasady elektronicznego zarządzania dokumentacją, obsługa systemu EZD RP i kwestie prawne.

Rola wszystkich zaangażowanych we wdrożenie osób nie kończy się w momencie, kiedy system zostaje uruchomiony produkcyjnie, a obieg dokumentacji zaczyna być prowadzony w sposób cyfrowy. Wiedza oraz doświadczenie całego zespołu projektowego nadal są pomocne i potrzebne. Na tym etapie warto zweryfikować zmiany wprowadzone w trakcie wdrożenia i wykorzystać nowe doświadczenia wynikające z elektronicznego zarządzania dokumentacją
Przykładowo – po wdrożeniu EZD często okazuje się, że w organizacji trzeba dodać stanowiska, których wcześniej nie było (np. wirtualne sekretariaty). W wielu organizacjach sekretariaty zastrzeżone są na poziomie organizacyjnym najwyższym i dopiero po wdrożeniu systemu, okazuje się, że brakuje stanowisk na niższym poziomie (zwłaszcza jeśli zagadnienia merytoryczne, którymi zajmuje się dany departament, mają szeroki zakres i są różnorodne).

Kluczową rolę w zarządzaniu zmianami powinien odgrywać dotychczasowy Zespół ds. wdrożenia EZD RP. Po uruchomieniu systemu, do nowych zadań zespołu będzie należała przede wszystkim analiza możliwości wykorzystania EZD RP w organizacji w długiej perspektywie i jak najszerszym zakresie. Chodzi tutaj głównie o określenie kolejnych celów związanych z cyfrowym awansem jednostki oraz wskazanie klas JRWA, które w przyszłości mogą być włączone do katalogu spraw prowadzonych elektronicznie.

Ważna jest też analiza dotycząca integracji EZD RP z systemami już funkcjonującymi w organizacji. Współdziałanie systemów jest kluczowe dla efektywnego i spójnego zarządzaniu procesami obiegu dokumentów w prowadzonych postępowaniach oraz zarządzania danymi.

Rolą członków zespołu jest także nadzorowanie i monitorowanie działania EZD RP w podmiocie oraz sposobu wykorzystywania systemu przez użytkowników – a w razie potrzeby szybkie reagowanie na ewentualne nieprawidłowości. W tym zakresie zespół powinien wspierać tzw. Koordynator czynności kancelaryjnych, który powinien działać w każdej jednostce.

W sytuacji, gdy oprogramowanie jest rozbudowywane o nowe funkcje lub modyfikowane, w pierwszej kolejności zmiany te powinny zostać przetestowane właśnie przez członków zespołu, a dopiero później – z ich pomocą – udostępnione szerszemu gronu pracowników. Co więcej – tak samo, jak na wcześniejszym etapie – powinni oni szkolić zarówno nowych, jak i obecnych pracowników. Zespół wdrożeniowy i koordynatorzy są bowiem pierwszą linią wsparcia dla użytkowników systemu.