Zarządzanie spisem spraw w EZD RP
10.09.2024
Spis spraw jest istotnym elementem systemu EZD RP. Rejestr porządkuje dane wprowadzone do oprogramowania, a także znacząco ułatwia użytkownikom poruszanie się po nich i szybkie odnajdywanie spraw i akt oraz potrzebnych informacji.
Obowiązek prowadzenia spisów spraw wynika z przepisów kancelaryjnych. Spisy spraw to rejestry, które zawierają wykaz wszystkich spraw prowadzonych przez poszczególne komórki organizacyjne w danej jednostce.
Sprawa jako podstawowy element zarządzania dokumentacją w EZD RP
Czym jest jednak sama sprawa? Zgodnie z definicją zawartą w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z 2011 r. jest to zdarzenie lub stan rzeczy, w tym z zakresu postępowania administracyjnego, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych lub przyjęcia do wiadomości.
Sprawy stanowią kluczowy element EZD RP, co wynika z faktu, że elektroniczne zarządzanie dokumentacją w tym programie jest sposobem wykonywania czynności kancelaryjnych w ramach bezdziennikowego systemu kancelaryjnego – w którym pojęcie sprawy jest jednym z podstawowych. Potwierdza to rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 2006 r., według którego system klasy EZD musi m.in. zapewniać odtworzenie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw oraz wspomagać czynności związane z klasyfikowaniem i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów w akta spraw na podstawie wykazu akt.
Sprawy zakładane są zazwyczaj na podstawie wpływających do instytucji dokumentów lub pism wewnętrznych (możliwe jest również założenie sprawy własnej z urzędu). Oznacza się je za pomocą odpowiednich symboli, zgodnie z klasyfikacją jednolitego rzeczowego wykazu akt (JRWA). Każda sprawa posiada swój unikalny znak, który wskazuje m.in. na jej charakter, na to, przez jaką komórkę organizacyjną jest prowadzona, a także zawiera rok, w którym została założona. Cała dokumentacja zgromadzona wokół danej sprawy i potrzebna do jej rozpatrzenia to tak zwane akta sprawy.
Spis spraw – budowa i funkcje modułu systemu
W menu głównym EZD RP dostępny jest moduł Spis spraw. Po jego kliknięciu pojawia się widok z listą wszystkich spraw prowadzonych przez komórkę organizacyjną, do której należy zalogowany użytkownik. W górnej części okna znajdują się pola i funkcje pozwalające na odfiltrowanie widocznych pozycji – możliwe jest posegregowanie ich m.in. po symbolu JRWA, roczniku czy statusie sprawy. Pracownik instytucji może również wyświetlić wyłącznie sprawy prowadzone przez siebie.
Istnieje także możliwość zarządzania widocznością poszczególnych kolumn tabeli, co pozwala na lepsze dostosowanie wyświetlanych danych do potrzeb użytkownika. Dodatkowo dostępna jest opcja eksportowania zawartości zestawienia do pliku w wybranym formacie, a następnie jego wydrukowania. Użytkownik może również pobrać wszystkie dokumenty związane z daną sprawą (czyli jej akta) na dysk komputera.
Widok spisu spraw w systemie EZD RP.
Funkcje ułatwiające prowadzenie spisu spraw
Decydując się na wprowadzenie elektronicznego zarządzania dokumentacją, instytucje zazwyczaj ustalają katalog typów spraw, które nadal będą prowadzone w formie papierowej jako wyjątki. Mimo takiego rozróżnienia spis spraw powinien być jednolitym i kompletnym zestawieniem zawierającym wszystkie sprawy, niezależnie od formy ich prowadzenia. Co więcej, w przypadku korzystania z systemu klasy EZD, spis powinien być prowadzony właśnie w nim. Takie rozwiązanie gwarantuje wiele korzyści.
Przede wszystkim rejestracja sprawy w spisie znajdującym się w EZD RP nie wymaga uzupełniania dodatkowych formularzy. Dane, takie jak data wszczęcia, są automatycznie pobierane z innych modułów systemu, na przykład z rejestru przesyłek wpływających. Program samodzielnie generuje również znak sprawy, a użytkownik musi jedynie wskazać właściwy symbol z JRWA.
W EZD RP, oprócz spraw prowadzonych elektronicznie, pomocniczo powinny być rejestrowane także te prowadzone papierowo wraz z odpowiednią dokumentacją. Takie rozwiązanie zapewnia, że wszystkie toczące się w jednostce sprawy są dokumentowane w jednym miejscu, co ułatwia ich przeglądanie i wyszukiwanie potrzebnych danych. Dodatkową korzyścią jest uproszczenie procedury wysyłania pism ze spraw prowadzonych papierowo, które muszą być dostarczone w sposób elektroniczny.
Widok szczegółów sprawy w systemie EZD RP.
Kolejną zaletą prowadzenia spisu spraw w EZD RP jest to, że system automatycznie dba o przestrzeganie ustalonych procedur. Przykładowo możliwość wyboru oznaczania spraw klas z JRWA jest ograniczona tylko do klas końcowych, co zapobiega błędom. Oprogramowanie nie pozwala też na założenie więcej niż jednej sprawy na podstawie pojedynczego pisma, zapewniając w ten sposób porządek w spisie oraz jego przejrzystość. To wyraźna przewaga EZD RP nad tradycyjnym systemem dokumentowania spraw, w którym odpowiedzialność za prawidłowe wypełnienie formalności spoczywa wyłącznie na pracownikach jednostki.
To tylko kilka praktycznych funkcji ułatwiających codzienną pracę w podmiotach administracji publicznych, dostępnych w EZD RP – nowym systemie wytwarzanym, rozwijanym i utrzymywanym przez NASK.