Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

Metadane to obligatoryjny element rejestrowanych i tworzonych w EZD RP dokumentów oraz spraw. Taki stan rzeczy wynika z regulacji prawnych, które nakładają na twórców oprogramowania służącego do elektronicznego zarządzania dokumentacją obowiązek zawarcia w systemie możliwości obsługi tego typu elementów, a na pracowników punktów kancelaryjnych i prowadzących sprawy – konieczność ich prawidłowego uzupełniania. Czym jednak właściwie są metadane, czyli tzw. dane o danych? 

Zgodnie z definicją, któa znalazła się w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r., metadane to „zestaw logicznie powiązanych z dokumentem elektronicznym, usystematyzowanych informacji, ułatwiających jego wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie, długotrwałe przechowywanie oraz zarządzanie nim”. 

Wyjaśnienie tego pojęcia znalazło się także w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 roku, według którego z kolei metadane są „zestawem usystematyzowanych informacji, logicznie powiązanych z przesyłką, sprawą lub inną dokumentacją, ułatwiających ich wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie”. Powołując się na ten akt prawny, dane te można również podzielić na dwa rodzaje: podstawowe, które muszą zostać uzupełnione dla każdego dokumentu elektronicznego, i dodatkowe, które podawane są wówczas, gdy zostały przypisane do dokumentu podczas jego tworzenia, przechowywania lub przetwarzania.

Należy zaznaczyć, że metadane nie stanowią części dokumentu, nie należą do jego treści, lecz są jedynie do niego dołączone. Dlatego dokumenty elektroniczne w systemach klasy EZD powinny być zapisywane w takiej formie, by możliwe było wyodrębnianie z nich tych danych w sposób automatyczny – bez konieczności robienia tego ręcznie. Takie rozwiązanie gwarantuje poprawność pobieranych informacji i minimalizuje ryzyko występowania w nich błędów.

Oprócz tego istnieje kilka innych wymagań prawnych dotyczących sposobu obsługi metadanych w oprogramowaniu typu EZD. System powinien m.in.: 

• zabezpieczać przed wprowadzaniem w metadanych nieuprawnionych zmian poza ustalonymi procedurami;
• zapewniać kontrolę dostępu użytkowników do metadanych; 
• umożliwiać identyfikację osób, które dokonały modyfikacji metadanych (np. w historii).

Metadane pełnią w EZD RP wiele istotnych funkcji. Przede wszystkim pozwalają na efektywne wyszukiwanie przez użytkowników interesujących ich spraw lub dokumentów w wyszukiwarce. Ponadto za ich pomocą zasilane są automatycznie prowadzone w systemie zestawienia, takie jak rejestr przesyłek wpływających czy rejestr korespondencji wychodzącej – dzięki temu użytkownicy nie muszą ich uzupełniać ręcznie. Co więcej, dane te pozwalają na sprawne zarządzanie dokumentacją, a także dają możliwość jej kontrolowania w przejrzysty sposób i składowania.

Poprawnie i starannie uzupełnione metadane w systemie EZD to dla funkcjonowania jednostki kluczowa kwestia – dlatego o ich jakość powinni dbać zarówno pracownicy kancelarii, archiwista, jak i wszystkie inne zatrudnione w podmiocie osoby. Oprócz troski o odpowiednie wypełnianie tych informacji na co dzień warto od czasu do czasu przeprowadzić również kompleksową ich weryfikację. Proces taki najlepiej oprzeć na generowanych z systemu raportach, które pozwalają szybko i sprawnie sprawdzić poprawność wielu danych jednocześnie.

W EZD RP z metadanymi można spotkać się:

• w sprawach,
• w przesyłkach wpływających, 
• w dokumentach wewnętrznych. 

W sprawach informacje te uzupełnia się w ich szczegółach, gdzie dostępna jest zakładka Metadane. Jej zawartość wynika z załącznika do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 2011 r., w którym umieszczony został wykaz metadanych obowiązkowych dla spraw. Obejmuje on m.in. takie dane, jak numer sprawy, jej tytuł, data wszczęcia, data ostatecznego załatwienia czy imię i nazwisko osoby prowadzącej. Jeśli sprawa została wszczęta na podstawie pisma wpływającego, to w tym miejscu można też znaleźć informacje na jego temat.

Widok metadanych w szczegółach sprawy prowadzonej w systemie EZD RP.

Z kolei metadane przesyłek wpływających uzupełniane są po zarejestrowaniu korespondencji w sekcji Metadane znajdującej się w module Kancelaria. Aby było to możliwe, należy najpierw wczytać kod RPW wybranej przesyłki lub wpisać jej numer. Pojawi się wówczas nowe okno, w którym będzie można podać metadane.

Widok metadanych przesyłki wpływającej w systemie EZD RP.

Również wykaz metadanych przesyłek wpływających został określony we wspomnianym powyżej rozporządzeniu. Zaliczają się do nich m.in. takie informacje, jak data wpływu przesyłki do podmiotu, data jej nadania, imię i nazwisko lub nazwa nadawcy, znak występujący na piśmie czy liczba załączników.

Metadane należy uzupełniać także w dodawanych do EZD RP dokumentach wewnętrznych. Najlepiej zrobić to od razu po przesłaniu pliku do systemu. Wśród danych koniecznych do podania są takie, jak rodzaj dokumentu, jego typ czy widniejące na nim znak i data.

Metadane w systemach do elektronicznego zarządzania dokumentacją stanowią zestaw usystematyzowanych informacji opisujących dokumenty i sprawy. Jeśli chodzi o te pierwsze, to metadane obejmują nie tylko cały dokument, ale także jego części oraz zbiory dokumentów, ułatwiając ich identyfikację, wyszukiwanie i zarządzanie. Zgodnie z przepisami prawa, metadane wspierają kontrolę, zrozumienie oraz długotrwałe przechowywanie dokumentów. Pełnią one kluczową rolę w zapewnieniu efektywnego zarządzania  zasobami cyfrowymi.