Zastępstwa w EZD RP, czyli zapewnianie ciągłości pracy
14.02.2025
Możliwość pracy w zastępstwie to funkcja, która pozwala zachować płynność działania organizacji podczas absencji pracowników. Dzięki tej opcji współpracownicy nieobecnej osoby mogą wykonywać przypisane do jej konta czynności i korzystać z posiadanych przez nią uprawnień. W artykule przypominamy zasady dotyczące pracy w zastępstwie oraz prezentujemy związane z tym zagadnieniem dobre praktyki.
Osoba, której zostało przypisane zastępstwo, może wejść na konto przebywającego na urlopie lub zwolnieniu współpracownika i z tego poziomu realizować należące do niego obowiązki. Ma te same uprawnienia i możliwości co zastępowana osoba, z niewielkimi wyjątkami, o których wspominamy dalej w artykule.
To rozwiązanie zapobiega zaległościom i innym konsekwencjom wynikającym z tymczasowych braków kadrowych. Korzystanie z funkcji zastępstw jest intuicyjne i nie powinno sprawiać użytkownikom żadnych trudności.
Typy zastępstw
Istnieje rozróżnienie na zastępstwa stałe oraz czasowe. Te pierwsze ustawiane są na czas nieokreślony, natomiast w przypadku drugich w systemie należy wskazać moment rozpoczęcia i zakończenia obowiązywania zastępstwa.
Widok w systemie podczas pracy w zastępstwie
Użytkownik może sprawdzić swoje zastępstwa na głównej stronie systemu – w sekcji po prawej stronie ekranu dostępne są zakładki Ty zastępujesz oraz Zastępują ciebie. Wyświetlane są w nich informacje dotyczące przypisanych zastępstw. Aby rozpocząć pracę w zastępstwie, wystarczy kliknąć imię i nazwisko wybranego pracownika i zatwierdzić działanie.
Tryb zastępstwa sygnalizuje różowy pasek u góry ekranu. Po jego kliknięciu użytkownik może wrócić na własne konto.
Widok systemu podczas pracy w zastępstwie.
Poza wspomnianą belką, widok w trybie zastępstwa jest identyczny jak ten, który na co dzień widzi użytkownik, na którego koncie się znajdujemy. Mamy dostęp do wszystkich jego zadań, spraw i pism, a także do elementów systemu i czynności, do których ma uprawnienia. To proste rozwiązanie umożliwia sprawną i bezproblemową realizację obowiązków nieobecnej osoby.
Uwaga! System zapisuje informacje o wykonaniu danej czynności w trybie zastępstwa, wraz z danymi użytkownika realizującego zastępstwo.
Dobre praktyki
Korzystając z funkcji zastępstw i ustawiając je, warto pamiętać o kilku zasadach oraz zalecanych przez NASK dobrych praktykach. Jedną z nich jest zastępowanie użytkowników przez osoby pracujące na analogicznych lub podobnych stanowiskach. Taka praktyka umożliwia sprawne i płynne wykonywanie obowiązków nieobecnych pracowników oraz minimalizuje ryzyko pojawienia się wątpliwości lub wystąpienia błędów.
Ponadto niektóre zadania (szczególnie w kancelariach) wymagają dostępu do dodatkowego oprogramowania i sprzętu, takiego jak skaner czy drukarka kodów kreskowych. Osoba bez tych narzędzi nie będzie w stanie w pełni zastąpić swojego współpracownika.
QuickScan to oprogramowanie używane do skanowania dokumentów podczas pracy w punktach kancelaryjnych.
Jak wspomnieliśmy wcześniej, podczas pracy w trybie zastępstwa obowiązują uprawnienia nadane zastępowanemu użytkownikowi. Pozwala to na zastąpienie nieobecnej osoby w niemal wszystkich jej codziennych zadaniach. Wyjątkiem jest składanie podpisów, które wymaga posiadania certyfikatu. Osoba bez certyfikatu nie będzie mogła w pełni przejąć obowiązków współpracownika. Należy to uwzględnić przy wyznaczaniu zastępstw.
Zastępstwa a konta techniczne
Poruszając temat zastępstw, należy wspomnieć o kontach technicznych. Nie są one tworzone dla konkretnych użytkowników, lecz dla całych jednostek organizacyjnych, np. kancelarii czy sekretariatów. Dla takich kont ustawia się zastępstwa stałe.
To rozwiązanie jest pomocne m.in. przy odbiorze korespondencji przesyłanej przez ePUAP lub e-Doręczenia. Ponieważ otrzymywane tymi drogami przesyłki muszą być dostarczane do jednego wskazanego użytkownika, utworzenie konta technicznego pozwala na spełnienie tego warunku, zapewniając jednocześnie dostęp do korespondencji wszystkim odpowiedzialnym za jej obsługę.
Zarządzanie zastępstwami
Ustawianie zastępstw i zarządzanie nimi jest możliwe zarówno z poziomu konta zwykłego użytkownika, jak i administratora. W każdym z tych przypadków dostępne są różne opcje i uprawnienia.
Użytkownik może uzyskać dostęp do widoku ustawiania zastępstw i zarządzania nimi przez górne menu systemu. Po kliknięciu obszaru z imieniem i nazwiskiem zalogowanego pracownika, wyświetla się menu panelu użytkownika. Za pomocą dostępnych w nim opcji można m.in. zarządzać zastępstwami.
Opcja Zastępstwa dostępna w menu panelu użytkownika.
Po kliknięciu opcji Zastępstwa wyświetli się widok z trzema zakładkami: Zastępujący, Zastępowani, Ustawione. Dostępny jest tu także przycisk Ustaw zastępstwo. Po jego wybraniu wyświetla się panel boczny Dodaj zastępstwo.
Dodawanie zastępstwa po wybraniu opcji Zastępstwa w panelu użytkownika.
W zależności od posiadanych uprawnień pracownik może ustawiać zastępstwa wyłącznie za siebie lub również za inne osoby (pole Pracownik zastępowany będzie aktywne lub nie). Z poziomu tego widoku użytkownik ma również możliwość edytowania ustawionych już zastępstw oraz usuwania ich.
Administrator może zarządzać zastępstwami po kliknięciu w menu głównym modułu Administracja, a następnie kafelka Zastępstwa. W ten sposób uzyskuje dostęp do pełnej listy ustawionych w podmiocie zastępstw – stałych oraz czasowych. W tym miejscu, po zaznaczeniu pola wyboru przy nazwisku osoby zastępowanej, może zarówno tworzyć nowe zastępstwa, jak i edytować oraz cofać te już istniejące.
Widok modułu Zastępstwa na koncie administratora z widocznymi opcjami Cofnij zastępstwo i Edytuj zastępstwo.
Praca bez opóźnień
EZD RP umożliwia efektywne zarządzanie zastępstwami, co pozwala na płynne wykonywanie obowiązków nieobecnych pracowników. Dzięki intuicyjnym funkcjom użytkownicy mogą łatwo przejąć zadania współpracowników, minimalizując ryzyko zaległości i błędów. Ważne jest, aby zastępstwa były przypisywane osobom o podobnych kompetencjach oraz aby uwzględniać specyficzne wymagania, takie jak dostęp do dodatkowego sprzętu.
Więcej artykułów na temat EZD RP w sekcji: Artykuły i wywiady. Zapraszamy do lektury!