Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

Partnerzy, integratorzy oraz użytkownicy EZD RP są na bieżąco informowani o nowych funkcjach, usprawnieniach i poprawkach. Szczegółowe opisy zmian w kolejnych wersjach publikowane są w Podręczniku użytkownika systemu EZD RP.

Wprowadzenie nowej wersji oprogramowania często wiąże się z istotnymi modyfikacjami, które znacząco wpływają na komfort i efektywność pracy w systemie. Tak było również w przypadku aktualizacji EZD RP do wersji 21.5.

W artykule omawiamy nową filozofię pracy w systemie, która zastępuje dotychczasowy sposób obsługi zadań i dokumentów, oraz przedstawiamy najważniejsze funkcje, które pojawiły się w EZD RP.

Zanim omówimy nowe funkcje, warto podkreślić, że przez pewien czas – również w kolejnych wersjach EZD RP – będą dostępne dwa różne widoki systemu. Od wersji 21.87 wprowadzone zostają oznaczenia A i B widoczne przy numerze wersji EZD RP.

​​​​​

Jeśli widoczna jest litera A, to podmiot korzysta z dotychczasowego sposobu gromadzenia i przetwarzania dokumentów (z modułami Zadania oraz Biurko > Pisma). Jeśli zaś litera B, to podmiot ma dostęp do opcji nowego sposobu pracy (z modułami Do obsłużenia, Monitorowanie oraz Zakończone > Zadania i pisma). Ta zmiana w zakresie oznaczeń nie będzie miała zastosowania do poprzednich wersji systemu.

Moduły Do obsłużenia, Monitorowanie oraz Zakończone > Zadania i pisma zastępują dotychczasowe Zadania oraz Biurko > Pisma, czyli moduły, które użytkownicy znają z wersji A. Wprowadzenie nowych modułów ma na celu usprawnienie zarządzania dokumentami i zadaniami użytkowników.

Moduł Do obsłużenia gromadzi wszystkie zadania i dokumenty przypisane do użytkownika – zarówno te otrzymane od innych osób, jak i dodane samodzielnie, o ile nie zostały przypisane do sprawy. Dokumenty pozostają w tym miejscu do momentu podjęcia jednej z akcji:

• założenie sprawy, 
• powiązanie ze sprawą, 
• oznaczenie jako NAS (niestanowiące akt sprawy), 
• zakończenie zadania lub dokumentu albo ich przekazanie innemu użytkownikowi.

Widok modułu Do obsłużenia z tabelą zawierającą listę zadań i przestrzeni dokumentów. Każdy wpis zawiera informacje umożliwiające identyfikację jego treści. Aby przejść do szczegółów zadania lub przestrzeni dokumentu, wystarczy kliknąć odpowiedni wpis.

W module Zakończone > Zadania i pisma znajdują się zakończone zadania i dokumenty, które nie zostały powiązane ze sprawą, nie zakończyły się rejestracją jako NAS (niestanowiące akt sprawy) lub nie zostały przekazane innemu użytkownikowi. W niektórych przypadkach system umożliwia ich wznowienie.

Widok zakładki Zadania i pisma w module Zakończone z tabelą zawierającą listę zakończonych zadań i przestrzeni dokumentów.

Z kolei moduł Monitorowanie służy do śledzenia postępu realizacji zadań i dokumentów przekazanych innym użytkownikom oraz tych, które użytkownik już obsłużył. Widok jest dostępny wyłącznie w trybie odczytu, bez możliwości podejmowania akcji.

Widok modułu Monitorowanie z tabelą zawierającą listę zadań i przestrzeni dokumentów, które użytkownik wystawił innym lub w których procedowaniu uczestniczył.

Po kliknięciu modułu Do obsłużenia, Zakończone > Zadania i pisma lub Monitorowanie wyświetla się tabelaryczny widok, w którym poszczególne wpisy odpowiadają zadaniom lub dokumentom. Kliknięcie wybranego wpisu przenosi użytkownika do widoku tzw. przestrzeni dokumentu, gdzie możliwe jest zarządzanie dokumentami i realizacja zadań.

Każda przestrzeń obejmuje dokumenty oraz związane z nimi informacje, takie jak historia operacji i charakteryzuje się specyficznymi właściwościami, które determinują sposób ich przetwarzania przez użytkowników. Przykładem może być przestrzeń przeznaczona do udostępniania dokumentów, w której dostępne funkcje i operacje są dostosowane do tego celu.

W EZD RP w wersji B zarówno dokumenty, jak i zadania zostały objęte tzw. przestrzeniami, które ułatwiają zarządzanie i procedowanie. W wersji A przestrzenie dotyczyły wyłącznie zadań, natomiast dokumenty były obsługiwane pojedynczo, bez możliwości ich grupowania poza sprawą.

Każda przestrzeń ma określoną kategorię, co wpływa na dostępne akcje zarówno na poziomie samej przestrzeni, jak i dokumentów w jej obrębie. W systemie dostępne są następujące kategorie przestrzeni (w przyszłości mogą pojawić się kolejne):

• Dokument – przestrzeń zawierająca dokument, niebędąca typowym zadaniem; możliwe jest dołączanie kolejnych dokumentów do pierwotnego;
• Kopia – analogiczna przestrzeń do dokumentu, ale przeznaczona dla kopii przesyłki wpływającej zamiast oryginału;
• Do akceptacji lub podpisu – zadanie, w którym użytkownik ma zaakceptować i/lub podpisać dokumenty;
• Do poprawy – zadanie tworzone, gdy użytkownik cofa dokument do autora w celu wprowadzenia poprawek;
• Udostępnienie – zadanie udostępnienia dokumentów na określonych zasadach;
• Do wiadomości – ograniczone udostępnienie, w którym dokumenty są dostępne tylko do odczytu („bez wersji”); użytkownicy nie mogą dodawać własnych dokumentów ani przekazywać ich dalej;
• Przekazanie – mechanizm umożliwiający przenoszenie obiektów (np. dokumentu, udostępnienia) między użytkownikami; nie jest samodzielną przestrzenią.

Dostępny w wersji B nowy sposób procedowania zadań pozwala użytkownikom na ich wystawianie innym osobom z poziomu sprawy, przestrzeni dokumentu lub istniejącego zadania. Dzięki temu można tworzyć kolejne zadania na podstawie wcześniejszych. Przykładowo z zadania udostępnienia można wystawić kolejne udostępnienie lub utworzyć zadanie Do akceptacji lub podpisu.

Zakres dostępnych opcji zależy od kilku czynników. Kluczowe znaczenie ma miejsce, z którego zadanie jest tworzone – może to być sprawa, przestrzeń dokumentu lub określona kategoria zadania. Istotny jest także tryb dostępu do dokumentu. Użytkownik może być jego właścicielem z pełnymi uprawnieniami, mieć możliwość podpisu lub edycji, albo otrzymać dokument jedynie do wiadomości czy odczytu.

Kolejnym aspektem jest zakres zadania, czyli to, czy obejmuje ono pojedyncze dokumenty, czy całą przestrzeń. Na przykład zadanie Przekaż powoduje, że cała przestrzeń znika z konta użytkownika i trafia do innej osoby. Natomiast w przypadku Udostępnij system tworzy nową przestrzeń u odbiorcy, ale oryginalne dokumenty pozostają na koncie nadawcy.

W zależności od rodzaju zadania system automatycznie wyświetla odpowiedni formularz, który umożliwia określenie jego parametrów.

Widok panelu bocznego podczas wystawiania zadania udostępnienia. Użytkownik może określić wymagane i opcjonalne parametry zadania przed jego wystawieniem.

W zadaniach Udostępnienie i Do wiadomości, a także w przestrzeniach kategorii Dokument i Kopia możliwe jest zakładanie sprawy lub dołączanie ich do już istniejącej sprawy. W przypadku zadań Udostępnienie i Do wiadomości konieczne jest oznaczenie danych klas JRWA jako możliwe do tworzenia spraw z udostępnionego pisma.

Po dołączeniu przestrzeni do sprawy wszystkie zawarte w niej dokumenty automatycznie trafiają do akt sprawy. System uwzględnia także historię zadań związanych z dokumentami sprzed ich przypisania do sprawy – informacje o nich również zostaną pobrane.

Aby ułatwić zarządzanie dołączonymi przestrzeniami, w widoku szczegółów sprawy – w pasku zakładek pod sekcją Akta sprawy – dodano zakładkę Dołączone. Zawiera ona szczegółowe informacje o wszystkich dołączonych przestrzeniach oraz dokumentach, które pierwotnie się w nich znajdowały.

Widok szczegółów sprawy. Na dole strony znajduje się zakładka Dołączone, zawierająca informacje o przestrzeniach powiązanych ze sprawą.

W ramach zmian w sposobie procedowania zadań i dokumentów opracowano również nową wersję modułu Spis pism niestanowiących akt sprawy (NAS). W poprzednim NAS każdy dokument stanowił oddzielny wpis. W nowym rozwiązaniu dokumenty są umieszczane w przestrzeniach, co pozwala zachować ich kontekst sprzed zakończenia rejestracji w NAS.

Nowy NAS został także zintegrowany z systemem uprawnień, co pozwala precyzyjnie kontrolować dostęp użytkowników do wpisów. W poprzedniej wersji nie było takiej możliwości, ponieważ NAS nie był powiązany z mechanizmem uprawnień.

Widok modułu Spis pism niestanowiących akt sprawy z tabelą zawierającą pozycje ze spisu. Wyświetlane pozycje zależą od uprawnień użytkownika oraz określonych parametrów.

Prace nad nowymi zadaniami są w toku, a kolejne wersje systemu będą stopniowo rozszerzane o nowe funkcje. W planach znajdują się m.in.:

• Anulowanie wystawionych zadań – możliwość cofnięcia zadania przez użytkownika, który je utworzył;
• Przerywanie zadań do akceptacji lub podpisu – opcja anulowania zadania przez użytkowników, do których zostało skierowane;
• Automatyczne przerywanie zadań – jeśli stanowisko użytkownika zostanie usunięte, powiązane z nim aktywne zadania do akceptacji lub podpisu zostaną anulowane;
• Ochrona dokumentów – nowa funkcja ograniczająca dostęp do wybranych dokumentów, pozwalająca kontrolować, kto może je przeglądać.

Dodatkowo planowane są drobne usprawnienia, które ułatwią zarządzanie zadaniami i dokumentami.

Więcej artykułów na temat EZD RP w sekcji: Artykuły i wywiady. Zapraszamy do lektury!