1. Jak należy wczytać podpisany dokument do CRBR, który opatrzono podpisem kwalifikowanym za pomocą aplikacji Szafir i otrzymał rozszerzenie .XAdES?

Do CRBR można wczytać jedynie dokumenty z rozszerzeniem .XML. Jeśli został zastosowany właściwy rodzaj podpisu wewnętrzny dołączony (otoczony) – Enveloped XAdES  a oprogramowanie do podpisania pliku generuje plik podpisany z rozszerzeniem .XAdES -  należy usunąć z nazwy pliku ciąg znaków „.XAdES”. Jeżeli plik po powyższej zmianie będzie posiadał rozszerzenie .XML, będzie możliwy do wczytania do CRBR.

2. Czy można podpisać zgłoszenie podpisem bez zaszytego numeru PESEL?

Zgłaszający może podpisać zgłoszenie podpisem kwalifikowanym potwierdzonym certyfikatem bez zaszytego numeru PESEL.

Do CRBR można przesłać zgłoszenie z dowolnymi podpisami kwalifikowanymi zgodnymi z tzw. rozporządzeniem eIDAS (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE). W związku z powyższym nie wystąpi problem z przyjęciem zgłoszenia do CRBR opatrzonego podpisem kwalifikowanym, który w certyfikacie nie ma zaszytego numeru PESEL, np. takim podpisem kwalifikowanym mogą posługiwać się obcokrajowcy nieposiadający numeru PESEL.

3. Jaka jest różnica między korektą a aktualizacją danych w CRBR?

Funkcjonalność korekty danych w CRBR służy sprostowaniu oczywistych omyłek w dotychczas dokonanych zgłoszeniach, co wynika wprost z § 4 i  § 5 rozporządzenia Ministra Finansów  z dnia 16 maja 2018 r. w sprawie zgłaszania informacji o beneficjentach rzeczywistych. Korekty dokonuje się używając funkcji „Wprowadź korektę zgłoszenia”.

Natomiast każda zmiana danych podlegających rejestracji powinna nastąpić w drodze aktualizacji danych za pomocą nowego zgłoszenia, tym samym pociągając za sobą wprowadzenie nowej daty w polu „Data zdarzenia”. Wynika to z faktu, że każda data zdarzenia wyznacza punkt na osi czasu, w którym dane zawarte w zgłoszeniach są zgodne ze stanem faktycznym w tej dacie. Więcej informacji na temat daty zdarzenia znajduje się na stronie: https://www.gov.pl/web/finanse/zgloszenie-informacji-o-beneficjentach

4. Skąd pobrać UPO?

UPO dla przesłanych zgłoszeń możliwe jest do pobrania ze strony https://crbr.podatki.gov.pl/adcrbr/#/sprawdz-status. Do pobrania UPO niezbędny jest numer referencyjny przesłanego do CRBR zgłoszenia.

5. W jaki sposób sprawdzić czy zgłoszenie zostało złożone?

Wyłącznie możliwość pobrania UPO jest wyznacznikiem prawidłowego przejścia procesu przesłania zgłoszenia do CRBR.

Publiczny charakter CRBR, umożliwia każdemu dostęp do informacji o beneficjentach rzeczywistych, dlatego też wszystkie przesłane do CRBR zgłoszenia można wyszukać z wykorzystaniem funkcji dostępnej tutaj https://crbr.podatki.gov.pl/adcrbr/#/wyszukaj.

6. Co może być przyczyną braku wyświetlania się danych spółki w wyszukiwarce rejestru CRBR mimo złożonego zgłoszenia?

Wszystkie  prawidłowo wysłane zgłoszenia są widoczne w CRBR.

Najczęstszą przyczyną braku wyświetlania jest zakończenie procesu rejestracji po złożeniu podpisu i niewybranie przycisku „Wyślij zgłoszenie”.

Po wypełnieniu formularza i podpisaniu go należy zakończyć proces wysyłania zgłoszenia poprzez użycie funkcji „Wyślij zgłoszenie”. Akcja ta spowoduje wyświetlenie numeru referencyjnego, na podstawie którego można pobrać UPO.

7. Co zrobić, gdy nie można wpisać daty zdarzenia w formularzu?

Niektórzy użytkownicy zgłaszają problem polegający na braku możliwości skorzystania z funkcji kalendarza przy wyborze daty zdarzenia. Jeśli wystąpi tego typu problem należy w polu „Data zdarzenia” kliknąć prawym klawiszem myszy – taka operacja powinna umożliwić wybranie daty z kalendarza.

8. Jak dokonać korekty zgłoszenia?

Sposób składania korekt został szczegółowo opisany w podręczniku zamieszonym na stronie https://www.gov.pl/web/finanse/do-pobrania.

Funkcjonalność korekty danych w CRBR służy sprostowaniu oczywistych omyłek w dotychczas dokonanych zgłoszeniach.

9. W jaki sposób wpisać więcej niż jeden rodzaj uprzywilejowań?

Gdy mamy do czynienia z więcej niż jednym rodzajem uprzywilejowania, należy wybrać w formularzu zgłoszenia w polu 21. „Rodzaj uprawnienia” pozycję „Inne” i następnie w polu 22. „Opis uprzywilejowania” wpisać więcej niż jeden rodzaj uprzywilejowania.

10. Czy są jakieś wymogi techniczne do zgłoszenia w CRBR?

Składanie wniosków odbywa za pośrednictwem strony internetowej. W związku z tym konieczne jest posiadanie zainstalowanej przeglądarki internetowej oraz połączenia z Internetem.

11. Co należy zrobić w przypadku, gdy weryfikacja status zgłoszenia do CRBR na stronie WWW CRBR (https://crbr.podatki.gov.pl/adcrbr/#/sprawdz-status) informuje, że zgłoszenie jest „w trakcie weryfikacji podpisu, sprawdź wynik następnej weryfikacji dokumentu (306)”. Co oznacza taki status zgłoszenia i jak długo może się utrzymywać?

Podpis elektroniczny pod dokumentem zgłoszenia do CRBR, który otrzymał status 306, nie został zweryfikowany automatycznie. Takie zgłoszenie oczekuje na dodatkową weryfikację podpisu. Przyczyną tego może być np. chwilowy brak dostępu do list CRL sprawdzanych w procesie weryfikacji podpisu. Po usunięciu przyczyny braku możliwości weryfikacji podpis zostanie zweryfikowany i dokument zgłoszenia otrzyma swój ostateczny status w systemie CRBR (status 200 dla dokumentów poprawnie zgłoszonych lub inny status z informacją o rodzaju błędu wykrytego w procesie przetwarzania i weryfikacji zgłoszenia).

Do czasu otrzymania ostatecznego statusu nie ma konieczności ponownej wysyłki zgłoszenia.

Jeśli status 306 utrzymuje się powyżej 12 godzin – prosimy o zgłoszenie tego problemu do Zespołu CRBR pod adresem poczty elektronicznej crbr.help@mf.gov.pl – takie zgłoszenie zostanie przeanalizowane w indywidualnym procesie weryfikacji.

Przykładowo – w dotychczasowym okresie działania CRBR, na kilkaset tysięcy przyjętych zgłoszeń, zidentyfikowane zostały pojedyncze przypadki polegające na wydłużonym czasie weryfikacji zgłoszeń, które podpisane zostały kwalifikowanym podpisem elektronicznym wydanym przez zagranicznego wydawcę. W przypadku tych zgłoszeń zgłaszający został poinformowany o tym, że zgłoszenie z takim podpisem oczekuje na weryfikację (zgłoszenie otrzymało status 306). Po ewentualnym zgłoszeniu takiego typu przypadku na podany powyżej adres e-mail historia danego zgłoszenia zostanie przeanalizowana w indywidualnym procesie weryfikacji.  

12. Co zrobić, jeżeli po wysłaniu więcej niż jednego zgłoszenia dotyczącego różnych spółek jedno z wysyłanych zgłoszeń otrzymało status 200 dla dokumentów poprawnie zgłoszonych, a pozostałe zgłoszenia zostały uznane za duplikat tego pierwszego zgłoszenia?

Dane z każdego zgłoszenia, którego przetwarzanie w systemie skończyło się poprawnie (status 200) trafiają do bazy Danych CRBR i są następnie dostępne do wyszukiwania przy użyciu funkcji „Wyszukaj” na stronie WWW CRBR. Z reguły dane ze zgłoszenia są widoczne w systemie niemal natychmiast po przetworzeniu zgłoszenia. W sytuacji zwiększonego obciążenia CRBR (np. w związku z masowym napływem zgłoszeń ze spółek w ostatnich dniach przed upływem terminu kończącego okres przejściowy do zgłaszania informacji do CRBR) możliwe jest pewne opóźnienie związane z procesem weryfikacji podpisu.

Jeśli po upływie kilku/ kilkunastu minut od zakończenia poprawnego przetwarzania przy korzystaniu z funkcji „Wyszukaj” systemu CRBR zgłoszone dane nie są widoczne, a dla jednego z przesłanych zgłoszeń system przekazuje przy weryfikacji informację o przesłanym duplikacie dokumentu, choć zgłoszenia dotyczyły różnych spółek - problem powinien zostać zgłoszony do Zespołu CRBR pod adresem poczty elektronicznej crbr.help@mf.gov.pl - takie zgłoszenie zostanie przeanalizowana w indywidualnym procesie weryfikacji.

W mailu prosimy podać nr referencyjny zgłoszenia, które otrzymało komunikat duplikatu.

Przykładowo - w dotychczasowym okresie działania CRBR na kilkaset tysięcy przyjętych zgłoszeń, zidentyfikowane zostały pojedyncze przypadki, gdy mimo otrzymania przez zgłaszającego e-mail’owego potwierdzenia przekazania zgłoszenia wraz z numerem referencyjnym oraz wystawienia UPO, dane zgłoszonej spółki nie były możliwe do odnalezienia poprzez funkcję „Wyszukaj” CRBR. Ww. przypadki miały miejsce, gdy dwa lub więcej zgłoszenia były wypełniane i wysyłane z jednocześnie otwartych zakładek w tym samym oknie przeglądarki internetowej. Dotyczyło to wybranych wersji przeglądarek internetowych. W takich przypadkach zgłoszenia drugiej i kolejnych spółek w rzeczywistości nie były przesyłane do CRBR - zamiast nich było po raz kolejny wysyłane przez przeglądarkę internetową zgłoszenie pierwszej spółki. W rezultacie – mimo potwierdzenia przez system wysłania zgłoszenia dla drugiej spółki – zgłoszenie to otrzymało po weryfikacji status informujący o przesłaniu duplikatu, a dane z rzeczywistego zgłoszenia drugiej spółki nie trafiło do bazy danych CRBR i w efekcie nie były widoczne przy użyciu funkcji „Wyszukaj” CRBR. Po zgłoszeniu tego typu przypadku na podany powyżej adres e-mail historia danego zgłoszenia zostanie przeanalizowana w indywidualnym procesie weryfikacji (konieczne będzie wysłanie jeszcze raz zgłoszenia drugiej spółki).