Z dniem 1 stycznia 2019 r. wejdą w życie przepisy ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r.   o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. poz. 357). Przepisy tej ustawy wprowadziły zmiany do Kodeksu pracy polegające m.in. na umożliwieniu pracodawcom prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej lub elektronicznej, a także na skróceniu okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, co do zasady, z 50 do 10 lat. Przepisami ww. ustawy nadano także nowe brzmienie art. 2981 Kodeksu pracy, który zawiera upoważnienie, dla ministra właściwego do spraw pracy działającego w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji, do wydania rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.

W dniu 10 grudnia br. minister właściwy do spraw informatyzacji podpisał (w porozumieniu) rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej. Rozporządzenie zostało skierowane do publikacji w Dzienniku Ustaw i zgodnie z przepisem § 23, wejdzie w życie z dniem 1 stycznia 2019 r.

Odnosząc się do kwestii poruszonych przez Pana redaktora w ww. artykule należy wyjaśnić, że przepisy § 20 i 21 rozporządzenia regulują zasady postępowania z dokumentacją w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz z aktami osobowymi pracowników pozostających w dniu wejścia w życie rozporządzenia w stosunku pracy, zgromadzonymi przed 1 stycznia 2019 r.

 Zgodnie z przepisem § 20 ust. 1 rozporządzenia, do takiej dokumentacji i akt osobowych pracowników znajdą zastosowanie przepisy nowego rozporządzenia, z wyjątkiem regulacji zawartych w § 2-6 tego rozporządzenia. W tym zakresie do takiej dokumentacji i akt osobowych będzie się stosować przepisy obowiązujące przed dniem 1 stycznia 2019 r.

W praktyce oznacza to zatem, że pracodawcy nie będą mieli obowiązku dostosowania dotychczasowej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy ani też akt osobowych takich pracowników do wymogów nowego rozporządzenia (np. nie będą musieli przekładać z części B akt osobowych takich pracowników do nowej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy wniosków pracowników dotyczących ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy. Podobnie, nie będzie obowiązku przełożenia dokumentów związanych z wymierzeniem kary porządkowej (dotychczas gromadzonych w części B akt osobowych pracownika) do nowej części D akt osobowych.

Jednocześnie jednak, zgodnie z przepisem § 21 rozporządzenia, pozostawiono pracodawcom możliwość dostosowania dotychczasowej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych takich pracowników do wymogów nowego rozporządzenia w zakresie określonym w  § 2 – 6. Zatem od swobodnej decyzji pracodawcy zależeć będzie, czy dostosuje dotychczasową dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe takich pracowników do wymogów nowego rozporządzenia.

Istotne są także regulacje zawarte w § 20 ust. 2 i 3 rozporządzenia. Wynika z nich, że do dokumentacji pracowniczej pracowników pozostających w dniu 1 stycznia 2019 r. w stosunku pracy, gromadzonej od tego dnia, należy stosować przepisy nowego rozporządzenia, a także że do zakresu kart ewidencji czasu pracy takich pracowników, prowadzonych w dniu 1 stycznia 2019 r., stosuje się przepisy obowiązujące przed tym dniem.

Przedstawiając powyższe, należy zauważyć, że informacje zawarte w ww. artykule dotyczące 12 miesięcznego okresu dostosowawczego są nieaktualne, gdyż pochodzą z wcześniejszego etapu prac nad projektem rozporządzenia i tym samym wprowadzają w błąd czytelników, co do kształtu rozwiązań prawnych ostatecznie przyjętych w rozporządzeniu. Kolejne wersje projektu rozporządzenia zamieszczone są na stronie RCL w RPL.

Należy także wyjaśnić, że nie było możliwe wydłużenie vacatio legis przyjęte w rozporządzeniu. Przepisy rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej muszą bowiem wejść w życie z tym samym dniem, z którym wejdą w życie zmiany do Kodeksu pracy wprowadzone ww. ustawą z dnia 10 stycznia 2018 r. – tj. z dniem 1 stycznia 2019 r.