1. Streszczenie dokumentu

Dokument określa cele i założenia Programu EZD RP, który będzie realizowany przez Ministra Cyfryzacji, jako zestaw skoordynowanych działań i projektów, przedstawiając w sposób zwięzły opis podstawowego produktu, zidentyfikowane zainteresowane strony i zarys uzasadnienia biznesowego.

2. Cele przedsięwzięcia

Celem głównym Programu EZD RP jest wytworzenie jednolitego oprogramowania do elektronicznego zarządzania dokumentacją na potrzeby administracji rządowej RP, zwanego EZD RP. W dalszej perspektywie, po wdrożeniu systemu w administracji rządowej RP, przewiduje się udostępnianie systemu do realizacji zadań publicznych innym, zainteresowanym podmiotom spoza sfery rządowej. Przedsięwzięcie ma również na celu ustanowienie standardu systemów klasy EZD w administracji publicznej RP.

3. Mocowanie przedsięwzięcia

System będzie tworzony w porozumieniu z Wojewodą Podlaskim i Centralnym Ośrodkiem Informatyki, prace wytwórcze poprzedzone zostaną projektem badawczo-rozwojowym realizowanym przez Naukową i Akademicką Sieć Komputerową.

4. Założenia biznesowe przedsięwzięcia

• System EZD RP będzie własnością Skarbu Państwa reprezentowanym przez Ministra Cyfryzacji.

• System będzie dostępny na licencjach otwartych.

• System będzie udostępniany i rozwijany na zasadach niekomercyjnych.

• System będzie mógł być utrzymywany samodzielnie przez poszczególne jednostki administracji publicznej (w tym jako usługa w chmurze prywatnej) lub w ramach udostępnianych usług chmurowych, m. in. w ramach działań Ministra Cyfryzacji.

5. Sposób realizacji przedsięwzięcia

Program będzie realizowany przez Zespół projektowy, któremu przewodził będzie i wyznaczał strategiczne kierunki prac Kierownik Programu EZD RP, formalnie powołany w ramach struktury Ministerstwa Cyfryzacji.

6. Miejsce i rola Programu

System EZD RP jest elementem Architektury Informacyjnej Państwa opisanej w Strategii Informatyzacji Państwa – Plan Działań Ministra Cyfryzacji (SIP MC, stanowiącym załącznik do Programu Zintegrowanej Informatyzacji Państwa PZIP po aktualizacji) i jednym z kluczowych projektów, jaki ma być realizowany przez Ministra Cyfryzacji.

7. Finansowanie przedsięwzięcia

Program EZD RP będzie realizowany z budżetu Państwa oraz w ramach projektów finansowanych z POPC.

8. Inicjatorzy przedsięwzięcia

Przedsięwzięcie prowadzone będzie przez Ministra Cyfryzacji przy współpracy z Wojewodą Podlaskim oraz Centralnym Ośrodkiem Informatyki, któremu zostanie powierzona rola tworzenia struktur organizacyjnych niezbędnych do realizacji zadania.

9. Geneza Programu

EZD RP to fuzja dotychczasowego przedsięwzięcia Wojewody Podlaskiego, który na bazie darmowego systemu EZD PUW stworzył sieć współpracujących ze sobą jednostek administracji rządowej, samorządowej oraz uczelni wyższych, z działaniami Centralnego Ośrodka Informatyki udostępniającego system eDok. Przedsięwzięcie będzie prowadzone wspólnie pod auspicjami Ministra Cyfryzacji.

10. Data udostępnienia systemu EZD RP

System EZD RP, zgodnie z niżej wspomnianym harmonogramem, zostanie udostępniony nie wcześniej niż w roku 2018. Biorąc pod uwagę testy, migrację i dopracowanie systemu EZD RP oraz realia projektowe związane z POPC, wstępnie szacuje się, że system EZD RP będzie produkcyjnie uruchamiany od roku 2019. Szczegółowy harmonogram zostanie opublikowany po analizie, o której mowa w punkcie 14.

11. Okres do czasu wytworzenia EZD RP

Do momentu wytworzenia EZD RP i udostępnienia go do produkcyjnego stosowania oraz migracji, administracja rządowa korzystająca z systemów EZD PUW i eDok będzie nadal obsługiwana odpowiednio przez Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku i Centralny Ośrodek Informatyki, a systemy będą rozwijane w zakresie niezbędnym do prawidłowego funkcjonowania urzędów. Po pierwszej analizie wytwórczej w ramach projektu badawczo-naukowego, podjęta zostanie decyzja co do zakresu dalszego rozwoju systemów EZD PUW i eDok w świetle harmonogramu EZD RP. Użytkownicy EZD PUW i eDok będą mieli możliwość przechodzenia (migracji) na system EZD RP po jego produkcyjnym udostępnieniu.

12. Zasadność przedsięwzięcia

Fundamentem prawidłowego funkcjonowania e-administracji jest elektronizacja procesów w samych urzędach. Program EZD RP ma dostarczyć rozwiązanie, które podniesie jakość funkcjonowania administracji publicznej, w tym komunikację z obywatelami. System EZD RP będzie zintegrowany z platformą ePUAP i nowotworzonym Portalem Rzeczypospolitej Polskiej, co pozwoli osiągnąć cele interoperacyjności i umożliwi zautomatyzowaną komunikację pomiędzy urzędami oraz ich klientami za pomocą elektronicznych skrzynek podawczych. EZD RP pozwoli urzędnikom korzystać z zasobów informacyjnych Państwa, a obywatelom i innym podmiotom z zasobów gromadzonych w systemach EZD administracji, czyniąc ją transparentną, sprawną i przyjazną obywatelowi, z otwartymi zasobami i automatyzacją dostępu do informacji publicznej.

13. Innowacyjność przedsięwzięcia

Realizowane przedsięwzięcie ma charakter innowacyjny ze względu na formę realizacji projektu:

1. Uruchomienie Programu EZD RP poprzedza projekt badawczo-rozwojowy (B&R) realizowany przez Naukową i Akademicką Sieć Komputerową w porozumieniu i w ścisłej współpracy z Ministrem Cyfryzacji i Centralnym Ośrodkiem Informatyki, który został uruchomiony pod koniec lipca br.

2. W ramach projektu B&R zostanie przeprowadzony proces projektowania kompleksowej wizji usługi i produktu EZD RP w metodologii „Human Center Design by IDEO” wraz z prototypowaniem i testowaniem wypracowanych rozwiązań.

3. EZD RP będzie wolnym, otwartym narzędziem, które pozwoli Państwu uniezależnić się od konkretnych dostawców oraz w różnych obszarach zwiększy przejrzystość działania Państwa.

14. Projektowanie usługi cyfrowej EZD RP

W ramach pierwszej fazy projektu B&R zostanie przeprowadzona analiza stanu obecnego funkcjonowania systemów EZD w administracji rządowej, potrzeb urzędów i urzędników oraz analiza systemów EZD PUW i eDok mających być fundamentem budowy docelowego rozwiązania. Do współpracy zostaną zaproszeni użytkownicy systemów EZD PUW i eDok oraz przyszli odbiorcy systemu EZD RP.

15. Rola dialogu

Realizowane przedsięwzięcie jest oparte o model partnerstwa - docelowo ma włączać całą administrację rządową, a następnie publiczną RP, we wspólny projekt i fundament e-administracji.

16. Produkt końcowy

Głównym produktem przedsięwzięcia EZD RP będzie system będący własnością Skarbu Państwa, stanowiący aplikację umożliwiającą dokumentowanie sposobu załatwiania i rozstrzygania spraw w postaci elektronicznej. System EZD RP będzie uwzględniał kluczowe funkcje i funkcjonalności dostępne aktualnie w systemie eDok, oraz w systemie EZD PUW. Produkt będzie miał architekturę modułową, która będzie umożliwiła jego dalszą rozbudowę.  Wszystkie instytucje będą mogły działać na jednej instancji i jednej bazie danych. Produkt będzie działał w chmurze i umożliwiał samodzielną rejestracją nowych instytucji.

Zgodnie z założeniami ewaluowanego obecnie przez Ministra Cyfryzacji PZIP oraz SIP MC do końca roku, po przeprowadzeniu analiz, badań i warsztatów, opublikowane zostaną kolejne dokumenty uszczegółowiające zakres Programu EZD oraz samego systemu EZD RP.

Obowiązek stosowania systemów klasy EZD i komunikacji elektronicznej w administracji rządowej RP będzie wprowadzony po wstępnych wynikach analizy oraz inwentaryzacji prowadzonych w ramach ww. działań.