Ścisła współpraca między Ministerstwem Cyfryzacji a środowiskiem Urzędów Stanu Cywilnego trwa od lutego 2016 r. i ma kluczowe znaczenie dla rozwoju SRP. Urzędnicy są informowani o planowanych zmianach i krokach naprawczych i aktywnie uczestniczą we wdrażaniu poprawek do Systemu - przedstawiają problemy, jakie napotykają w obsłudze aplikacji ŹRÓDŁO oraz w Bazie Usług Stanu Cywilnego, a także wskazują, jak przekładają się one na załatwianie spraw obywateli.

Przełom w komunikacji ze środowiskiem urzędników stanu cywilnego miał miejsce dziewięć miesięcy temu, podczas spotkania w siedzibie Ministerstwa Cyfryzacji z minister cyfryzacji Anną Streżyńską. Wzięła też w nim udział dyrektor Centralnego Ośrodka Informatyki, Monika Jakubiak.

Przedstawiciele Stowarzyszenia Urzędników Stanu Cywilnego (SUSC) przedstawili wtedy, jak z ich punktu widzenia wygląda sposób wdrożenia SRP (którego jednym z modułów jest Baza Usług Stanu Cywilnego) oraz wskazali na problemy z migracją baz danych aktów SC zawierających dane o aktach wydanych przed 1 marca 2015 r.

Brak migracji wcześniej wydanych aktów do SRP oraz utrudnienia w działaniu aplikacji „ŹRÓDŁO” spowodowały, że w urzędach stanu cywilnego w wielu miastach Polski zaczęły narastać zaległości w obsłudze obywateli.

Urzędnicy przedstawili kierownictwu ministerstwa oraz COI uwagi i rekomendacje. Minister Streżyńska zadeklarowała analizę tych materiałów, jak również zapowiedziała konieczność kolejnych spotkań na temat szczegółów planu naprawczego.

Dziś takie spotkania odbywają się regularnie w ramach zespołu roboczego, w skład którego weszli przedstawicie SUSC. W czerwcu 2016 r. COI  zawarł z MC czteroletnią umowę na rozwój SRP. Głównym założeniem toczących się już prac jest ścisła współpraca z użytkownikami końcowymi Systemu w zakresie wszystkich jego komponentów (Baza Usług Stanu Cywilnego, PESEL, Rejestr Dowodów Osobistych, System Odznaczeń Państwowych, Centralny Rejestr Sprzeciwów). Użytkownicy są włączeni w cały proces produkcji oprogramowania – od analiz, aż po testy akceptacyjne. Dzięki temu mają realny wpływ na to, w jaki sposób SRP będzie rozwijany i jaki będzie jego przyszły sposób działania.

Całościowy nadzór nad rozwojem SRP sprawuje Piotr Gajewski, zastępca dyrektora Departamentu Utrzymania i Rozwoju Systemów MC, jednocześnie prezes SUSC, a w przeszłości kierownik USC w Ełku. Jego nominacja także miała przełomowe znaczenie dla komunikacji na linii MC – COI – pracownicy USC.

14 listopada 2016r. odbyło się spotkanie podsumowujące dotychczasowe wspólne prace. Wzięli w nim udział podsekretarz stanu w MSWiA Tomasz Zdzikot,  podsekretarz stanu w MC Piotr Woźny, przedstawiciele środowiska USC, a także kierownictwo Centralnego Ośrodka Informatyki. Wszyscy uczestnicy spotkania uznali, że ich współpraca i wymiana informacji może stanowić wzór do naśladowania. Przedstawiciele SUSC wskazali, że wspólne działania administracji rządowej – tak  legislacyjne za które odpowiada Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji, jak i operacyjne związane z naprawą i rozwojem SRP za które odpowiadają Minister Cyfryzacji i Centralny Ośrodek Informatyki – doprowadziły w efekcie do znaczącego zmniejszenia zaległości w obsłudze obywateli przez USC i napawają optymizmem co do kierunku i sposobu rozwoju aplikacji Źródło.

Uczestnicy spotkania omówili również wymierne efekty tej dziewięciomiesięcznej współpracy. W lutym 2016r. w systemie Atmosfera służącym do komunikacji z użytkownikami i zgłaszania błędów nowe władze Centralnego Ośrodka Informatyki zastały 1.229 dokonanych i nierozwiązanych zgłoszeń dotyczących sposobu funkcjonowania aplikacji Źródło. Po prowadzonych wspólnie ze środowiskiem urzędników stanu cywilnego pracach do 1 października tego roku udało zredukować aż 75% tych zgłoszeń. Według stanu na dzień 1 października 2016 r. w systemie Atmosfera jest już jedynie 332 zgłoszonych i nierozwiązanych błędów.

Piotr Gajewski podkreślił, że w spotkaniach, szkoleniach i warsztatach uczestniczą szefowie USC z całej Polski. Do tej pory w tego typu wydarzeniach udział wzięło ponad 30 proc. kierowników USC z kraju. A do zespołu roboczego docierają pozytywne sygnały od środowisk urzędniczych, które cenią sobie włączenie ich w prace nad naprawą systemu, a dokonywane zgłoszenia są rozwiązywane na bieżąco.

Kolejnym krokiem milowym w rozwoju SRP będzie uruchomienie narzędzia do masowej migracji aktów SC wytworzonych przed 1 marca 2015 r. Narzędzie to ułatwi migrację do BUSC danych o całej księdze stanu cywilnego przechowywanych w aplikacjach wspierających. Proces będzie możliwy wyłącznie dla aktów sporządzonych w księgach papierowych i przeniesionych do aplikacji wspierających przed uruchomieniem aplikacji ŹRÓDŁO oraz w okresie przejściowym (od 1 marca do 31 sierpnia 2015 r.). W tej chwili COI prowadzi testy integracyjne rozwiązania do masowej migracji ASC.