System EZD RP ma być nowoczesnym i uniwersalnym narzędziem do elektronicznego zarządzania dokumentacją, powszechnie użytkowanym w administracji publicznej RP, wyznaczającym standard dla tej klasy systemów. Będzie umożliwiał  kompleksowe dokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w jednostkach, a także  wspomagał m.in.:

• tworzenie, obsługę i obieg dokumentów elektronicznych i papierowych (w tym korespondencji wpływającą i wychodzącą),
• zarządzanie aktami i dokumentami w aktach spraw, elektronicznymi i papierowymi, w tym ich udostępnianie i archiwizowanie,
• zarządzanie informacją.

Stworzenie takiego rozwiązania jest jednym z głównych priorytetów Ministra Cyfryzacji.

System EZD RP zostanie zrealizowany w ramach dedykowanego projektu pn. “EZD RP – elektroniczne zarządzanie dokumentacją w administracji publicznej”. System będący produktem projektu będzie udostępniany od 2022 roku na zasadach niekomercyjnych zainteresowanym podmiotom administracji publicznej. Instalacja systemu będzie możliwa na własnej infrastrukturze poszczególnych jednostek. W celu zwiększenia dostępności systemu zakłada się również udostępnianie go jako usługi chmurowej (model SaaS). Dzięki temu podmioty będą mogły korzystać z EZD RP  bez konieczności utrzymywania własnej infrastruktury i zasobów.

EZD RP będzie systemem jednolitym polskiej administracji w doprecyzowanym podczas projektu zakresie funkcjonalnym, uwzględniającym w szczególności przepisy prawa obowiązujące polskie urzędy. W systemie wydzielony zostanie zestaw modułów, których kod źródłowy będzie chroniony, co zapewni jednolitość podstawowych funkcji i zagwarantuje standard elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji. Moduły niestanowiące jądra systemu będą wymienialne. Będą mogły być samodzielnie modyfikowane przez podmioty publiczne lub ich dostawców komercyjnych w przypadku udostępnienia ich w modelu open-source lub zastąpione nowymi modułami stworzonymi lub zakupionymi na potrzeby własne poszczególnych podmiotów. Opracowane zostanie API pozwalające na niezależną rozbudowę EZD RP, co pozwoli także na elastyczne i samodzielne dostosowanie aplikacji do potrzeb poszczególnych jednostek i integracje z innymi systemami. EZD RP będzie współpracował z innymi usługami i systemami udostępnionymi przez administrację rządową.

Projekt EZD RP na mocy porozumienia z Ministrem Cyfryzacji z 22 grudnia 2017 r. realizowany jest przez Naukową i Akademicką Sieć Komputerową Państwowy Instytut Badawczy (NASK) w partnerstwie z Wojewodą Podlaskim.

Przedsięwzięcie będzie finansowane ze środków Unii Europejskiej i budżetu państwa w ramach działania 2.2. „Cyfryzacja procesów back-office w administracji rządowej” Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa na lata 2014-2020.

Dysponentem nowego systemu i kodów źródłowych EZD RP będzie Minister Cyfryzacji, a właścicielem majątkowych praw autorskich Skarb Państwa. Dlatego też EZD RP będzie systemem dostępnym dla całej polskiej administracji publicznej.

System EZD RP będzie  udostępniany  nieodpłatnie wszystkim zainteresowanym podmiotom administracji publicznej. Poszczególne jednostki będą samodzielnie decydować o jego wdrożeniu, mając na uwadze planowane wprowadzenie obowiązku komunikacji elektronicznej w całej administracji. Nie będzie obowiązku stosowania EZD RP ale przewidywane jest wprowadzenie obowiązku stosowania systemów klasy EZD w administracji rządowej RP.

Zakres głównych funkcjonalności systemu EZD RP oraz jego modułów będzie przedmiotem konsultacji i uzgodnień z obecnymi użytkownikami EZD PUW, eDOK i innych systemów EZD/EOD, a także jednostek dopiero planujących wdrożenie systemu klasy EZD. W tym celu została powołana Rada Użytkowników EZD RP. Ze względu na  uniwersalność budowanego rozwiązania, do współpracy zostaną zaproszeni przedstawiciele JST, także w ramach Linii Współpracy, przedsięwzięcia prowadzonego przez Ministra Cyfryzacji.

Jednym z ważnych aspektów przedsięwzięcia jest umożliwienie migracji danych z systemów klasy EZD do EZD RP, stąd też w ramach projektu EZD RP udostępniona zostanie aplikacja do importu danych, korzystająca z ustandaryzowanych, wyspecyfikowanych struktur danych przejściowych.

Utrzymanie (wsparcie merytoryczne i techniczne, wdrożenia, szkolenia) oraz stały rozwój systemu EZD RP (dostosowywanie do zmian legislacyjnych oraz potrzeb użytkowników) na rzecz administracji rządowej zapewni Minister Cyfryzacji, a zadanie to będzie finansowane z budżetu państwa. Model i finansowanie utrzymania systemu na rzecz pozostałej części administracji publicznej, szczególnie jednostek samorządu terytorialnego, zostanie wypracowany w trakcie realizacji projektu, w porozumieniu i konsultacji z przedstawicielami samorządów, w szczególności poprzez współpracę z Komisją Wspólną Rządu i Samorządu oraz w ramach działań Linii Współpracy.

Do czasu powstania EZD RP oraz jego udostępnienia, administracja publiczna, w tym administracja samorządu terytorialnego, może korzystać nieodpłatnie z systemu będącego własnością Skarbu Państwa – EZD PUW, wytworzonego w ramach przedsięwzięcia Wojewody Podlaskiego.

Optymalnym i preferowanym modelem wdrożenia systemu EZD PUW będzie powoływanie centrów kompetencyjnych, w tym samorządowych, zdolnych do zapewnienia usług wsparcia merytorycznego i technicznego na rzecz obsługiwanych jednostek. Tak współpracujące z Zespołem EZD PUW samorządy działają już na terenie kilku województw, co stanowi podstawę i zostanie wykorzystane do kodyfikacji zestawu dobrych praktyk w tym zakresie. Informacje na temat przedsięwzięcia EZD PUW znajdują się na stronie http://ezd.gov.pl.