Minister Dariusz Standerski spotkał się z grupą roboczą ds. e-Doręczeń zrzeszającą przedstawicieli organizacji reprezentujących jednostki samorządu terytorialnego przy Ministerstwie Cyfryzacji. Podczas spotkania zapowiedziano, że to ostatnie przesunięcie, które jest niezbędne, aby przeprowadzić proces legislacyjny zmieniający ustawę o doręczeniach elektronicznych.

Zgodnie z wcześniejszymi zapowiedziami Ministerstwa, kontynuowane będą działania informacyjno-wdrożeniowe skierowane do podmiotów publicznych, działania mające na celu wdrożenie systemów klasy EZD (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją) w podmiotach publicznych oraz zmiany w systemie e-Doręczeń, dostosowujące go w większym stopniu do potrzeb użytkowników. 

Minister zapowiedział również, że kierownictwo Ministerstwa rozpocznie spotkania w poszczególnych województwach, podczas których będą zachęcać podmioty publiczne – szczególnie jednostki samorządu terytorialnego – do wdrażania e-Doręczeń w swoich jednostkach oraz zbierać uwagi do funkcjonowania nowego rozwiązania.

Dziś Ministerstwo Cyfryzacji zmieni komunikat z 21 grudnia 2023 r. zmieniający komunikat w sprawie określenia terminu wdrożenia rozwiązań technicznych niezbędnych do doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej oraz udostępnienia w systemie teleinformatycznym punktu dostępu do usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego w ruchu transgranicznym, wskazując nowy termin.

Termin wejścia w życie obowiązku stosowania doręczeń elektronicznych, określonych przepisami ustawy o doręczeniach elektronicznych był kilkukrotnie przesuwany. Ostatnie przesunięcie z grudnia 2023 r. było podyktowane niewystarczającą gotowością po stronie podmiotów publicznych. 

Aktualnie termin ten, określony w komunikacie, wydanym na podstawie art. 155 ust. 10 ustawy o doręczeniach elektronicznych został wskazany na 1.10.2024.  

Od dnia wejścia w życie obowiązku podmioty publiczne, których dotyczy komunikat, są zobowiązane stosować przepisy tej ustawy w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) lub publicznej usługi hybrydowej (PUH). 

Skuteczne wdrożenie doręczeń elektronicznych (e-Doręczeń) wymaga wprowadzenia znacznych zmian w funkcjonowaniu podmiotów publicznych w Polsce, takich jak zapewnienie: 

• zmiany sposobu nadawania korespondencji (z papierowej na elektroniczną oraz z ePUAP na e-Doręczenia), 
• prawidłowego korzystania z nowych rozwiązań, w szczególności PURDE i PUH, 
• nadania uprawnień do obsługi skrzynki doręczeń uprawnionym pracownikom, 
• podpisów elektronicznych dla upoważnionych osób, 
• archiwizacji dokumentów elektronicznych, 
• elektronicznego obiegu dokumentów. 

Wdrożenie e-Doręczeń, jako nowego sposobu prowadzenia korespondencji, jest dużym przedsięwzięciem technicznym, ale przede wszystkim organizacyjnym, szczególnie dla podmiotów publicznych. 

Z przeprowadzonych analiz wynika, że wniosek o założenie adresu do doręczeń elektronicznych złożyło jedynie 30 proc. obowiązanych podmiotów publicznych. Oznacza to brak wystarczającej gotowości po stronie części podmiotów publicznych, w szczególności jednostek samorządu terytorialnego, w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem PURDE lub PUH. 

Skuteczne wprowadzenie e-Doręczeń w podmiotach publicznych wymaga wprowadzenia okresu przejściowego — do 31 grudnia 2025 r., w którym będą one mogły stopniowo dostosowywać się do nowego sposobu prowadzenia korespondencji, tj. poznać nowe rozwiązanie, jakim są e-Doręczenia, dostosować organizacyjnie oraz wprowadzić systemy elektronicznego obiegu dokumentów (systemy klasy EZD).

W okresie tym zostanie zapewniona równoważność doręczenia za pośrednictwem operatora pocztowego albo w ePUAP oraz innych systemach dziedzinowych z e-Doręczeniami. Przy czym wprowadzane rozwiązania legislacyjne będą promować doręczanie korespondencji z wykorzystaniem e-Doręczeń. 

Ministerstwo Cyfryzacji będzie dodatkowo prowadzić działania pozalegislacyjne, zachęcające podmioty publiczne do wdrażania systemów klasy EZD. Oczekuje się, że wprowadzenie w podmiotach publicznych systemów klasy EZD przyspieszy transformację cyfrową urzędów i pozwoli na bardziej skuteczne wdrożenie e-Doręczeń.  

W tym okresie Minister Cyfryzacji będzie kontynuował działania informacyjno-wdrożeniowe, których celem jest przygotowanie podmiotów do stosowania e-Doręczeń. 

Dodatkowo Minister Cyfryzacji planuje również wdrożenie we współpracy z Operatorem Wyznaczonym (czyli Pocztą Polską) funkcjonalności i zmian w systemie, które zapewnią sprawniejszą obsługę korespondencji, szczególnie w podmiotach publicznych, w tym:  

• funkcjonalność pozwalająca na masowe wysyłanie wiadomości do wielu adresatów,  
• masową archiwizację wiadomości w skrzynce czy zwiększenie możliwej do wysyłania wielkości załączników za pośrednictwem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego.  

Zmiany te zostały już zdefiniowane w nowej wersji Standardu usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, która została opublikowana 30.01.2024 r. i zostaną wdrożone z końcem lipca.  

Celem Ministra Cyfryzacji jest zapewnienie bezpiecznej i w pełni elektronicznej, rejestrowanej korespondencji w administracji publicznej, a docelowo w całej gospodarce. Dlatego też dąży się do zapewnienia powszechnego wykorzystania e-Doręczeń jako usługi bezpiecznej i zgodnej z europejskim rozporządzeniem eIDAS. Wdrożenie nowego rozwiązania na tak dużą skalę – wszystkie podmioty publiczne, zawody zaufania publicznego, przedsiębiorcy wpisani do CEIDG oraz podmioty wpisane do KRS – jest procesem, który musi następować stopniowo i odbywać się równolegle z działaniami informacyjnymi (tj. upowszechnienie podstawowej wiedzy nt. nowego rozwiązania) oraz działaniami promocyjnymi (przedstawienie korzyści z nowego rozwiązania).

Bez zmian pozostaje obowiązek uzyskania przez podmioty wskazane w ustawie o doręczeniach elektronicznych adresu do doręczeń elektronicznych do dnia określonego w komunikacie wydanym na podstawie art. 155 ust. 10 ustawy o doręczeniach elektronicznych – czyli już od 01.01.2025. 

Dlatego zachęcamy, aby już dziś złożyć wniosek o adres do doręczeń. Wniosek można złożyć wcześniej a sam adres aktywować 01.01.2025 r. Wcześniejsze złożenie wniosku gwarantuje uniknięcie ewentualnych błędów we wniosku czy pełnomocnictwie. 

To elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Jest to usługa zaufania uregulowana w rozporządzeniu UE eIDAS oraz ustawie o doręczeniach elektronicznych. Są one równoważne prawnie tradycyjnej przesyłce poleconej za potwierdzeniem odbioru. 

Docelowo wszystkie podmioty publiczne, przedsiębiorcy i zawody zaufania publicznego będą miały obowiązek mieć adres do doręczeń elektronicznych i prowadzić korespondencję za pośrednictwem e-Doręczeń. Harmonogram jest dostępny na stronie.

Publiczne usługi e-Doręczeń, tj. publiczną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz publiczną usługę hybrydową (urząd nadaje elektronicznie, OW drukuje i doręcza obywatelowi papierowo) świadczy operator wyznaczony (OW), którym obecnie jest Poczta Polska. 

Ministerstwo Cyfryzacji prowadzi Bazę Adresów Elektronicznych oraz zapewnia aplikację do obsługi e-Doręczeń dla obywateli, podmiotów publicznych i zawodów zaufania. Ministerstwo Rozwoju i Technologii zapewnia aplikację dla przedsiębiorców.  

Obecny operator wyznaczony tj. Poczta Polska, oprócz e-usług e-Doręczeń zapewnia również skrzynki e-Doręczeń. Kadencja obecnego OW kończy się z końcem 2025 r. Obecnie Urząd Komunikacji Elektronicznej przygotowuje konkurs na nowego OW.  

Podmioty publiczne mają obowiązek posiadania adresu przypisanego do OW. Podmioty niepubliczne mogą posiadać adres u OW albo kwalifikowanych dostawców usług. Obecnie na polskim rynku działa trzech kwalifikowanych dostawców: Asseco, Autenti. Poczta Polska też świadczy komercyjne usługi. Jednak wkrótce do systemu dołączą kolejni dostawcy.

Pierwszy termin stosowania e-Doręczeń został wyznaczony na październik 2021 r. Później był wielokrotnie przesuwany, m.in. ze względu na niegotowość systemu.  

W 2023 r. został wyznaczony na grudzień. Ministerstwo Cyfryzacji uruchomiło akcję informacyjno-wdrożeniową wśród podmiotów publicznych i innych zobowiązanych podmiotów. Jednak zbyt mało podmiotów złożyło wnioski o adres do doręczeń. W grudniu wniosek o adres do doręczeń złożyło zaledwie 25% podmiotów publicznych.  

W grudniu 2023 r. nowy Sejm, jeszcze na wniosek ówczesnej opozycji, uchwalił nowelizację ustawy, w której przesunął termin obowiązku wprowadzenia e-Doręczeń na najpóźniej 1.01.2025 r. 

Nowy Minister Cyfryzacji wskazał w komunikacie termin obowiązku – 1.10.2024 r. Jednak za względu na brak mobilizacji podmiotów publicznych (brak znacznego wzrostu nadanych ADE)  Ministerstwo zaproponowało wprowadzenie okresu przejściowego (opisany powyżej). 

Wprowadzenie okresu przejściowego wymaga nowelizacji ustawy. 

Wdrożenie nowego sposobu prowadzenia korespondencji – tj. e-Doręczeń, o których mowa w ustawie o doręczeniach elektronicznych – jest dużym przedsięwzięciem technicznym, ale przede wszystkim organizacyjnym, szczególnie dla podmiotów publicznych.  

Należy wziąć pod uwagę, że termin wejścia w życie obowiązku stosowania e-Doręczeń, o którym mowa w art. 155 ust 10 ustaw o doręczeniach elektronicznych (dalej uode), wiąże się również z obowiązywaniem nowych przepisów Kodeksu Postępowania Administracyjnego (dalej KPA), nadanych ustawą o doręczeniach elektronicznych.  

Zgodnie z brzmieniem KPA obowiązującym od terminu wskazanego w art. 155 ust 10 uode, korespondencja musi być kierowana przez podmioty publiczne na adres do doręczeń (art. 39 KPA). Dopiero po spełnieniu warunków określonych w KPA korespondencja może być kierowana w inny sposób. Jest to znaczna różnica w porównaniu do dotychczasowego brzmienia KPA, zgodnie z którym korespondencja jest kierowana papierowo za pośrednictwem operatora pocztowego a dopiero po spełnieniu określonych warunków może być kierowana elektronicznie, np. przez ePUAP. 

Nowe brzmienie KPA, nadane przez uode, skutkuje znacznymi zmianami w funkcjonowaniu podmiotów publicznych w Polsce. Z jednej strony są zobowiązane do wdrożenia nowego narzędzia do prowadzenia korespondencji, jakim są e-Doręczenia w miejsce powszechnie dotychczas funkcjonującego ePUAP, z drugiej strony muszą zmienić sposób nadawania korespondencji z papierowej na elektroniczną. Wiąże się to ze znacznymi zmianami organizacyjnymi w podmiotach publicznych: 

• należy zapewnić elektronicznych obieg dokumentów, 
• zmienić sposób nadawania korespondencji (z papierowej na elektroniczną oraz z ePUAP na e-Doręczenia), 
• zapewnić archiwizację elektronicznych dokumentów, 
• zapoznać się z nowym narzędziem – usługi PURDE i PUH, 
• zapewnić podpisy elektroniczne dla upoważnionych osób, 
• nadać uprawnienia i zapewnić dostęp do skrzynki e-Doręczeń uprawnionych pracownikom. 

Kluczowe w nowym sposobie prowadzenia korespondencji w podmiotach publicznych, jest zapewnienie elektronicznego obiegu dokumentów. Nie jest możliwe skuteczne stosowanie art. 39 KPA bez systemu do elektronicznego obiegu dokumentów. Co prawda e-Doręczenia zapewniają możliwość obsługi korespondencji przez aplikację e-Doręczeń, analogicznie jak przez ePUAP. Jednak w sytuacji, gdy cała korespondencja w urzędach ma być realizowana elektronicznie zgodnie z nowym brzmieniem KPA, niezbędne jest odbieranie a następnie dekretowanie, podpisywanie i wysyłanie dokumentacji elektronicznie. W jednostkach, które nadają znaczne wolumeny przesyłek korzystanie z e-Doręczeń przez aplikację może się okazać dużym wyzwaniem organizacyjnym.  

Bez systemu do elektronicznego obiegu dokumentów, podstawowe procesy w urzędach będą znacznie utrudnione. Badania przeprowadzone na zlecenie Ministerstwa Cyfryzacji z początkiem 2023 r. wśród podmiotów publicznych posiadających skrzynki ePUAP pokazują, że większość z nich nie posiada systemu do elektronicznego obiegu dokumentów. Badania jakościowe, przeprowadzone pod koniec 2023 r., pokazują z kolei, że nawet jeśli podmiot posiada system klasy EZD, to często służy on jedynie do ewidencji spraw, a obieg dokumentów jest papierowy.

Ministerstwo – oprócz działań legislacyjnych umożliwiających wprowadzenie okresu przejściowego – równolegle będzie prowadzić działania ułatwiające podmiotom publicznym wdrożenie e-Doręczeń, tj. 

• działania informacyjno-szkoleniowego (szkolenia online, spotkania stacjonarne z zobowiązanymi podmiotami, platforma szkoleniowa, filmy i instrukcje) 
• uruchomi projekt wdrożeniowy EZD RP prowadzony przez NASK a docelowo zostanie prowadzony obowiązek posiadania przez podmioty publiczne systemów klasy EZD 
• kompleksowe zmiany w ustawie o doręczeniach oraz zmiany w systemie e-Doręczeń, które ułatwią podmiotom stosowanie e-Doręczeń, 
• integracje e-usług – w tym głównie ePUAP – z e-Doręczeniami.  

Liczymy na to, że te działania przybliżą podmioty publiczne do stosowania e-Doręczeń i od 1.01.2026 r. – gdy skończy się okres przejściowy – e-Doręczenia staną się podstawowym kanałem komunikacji w administracji publicznej.