Dostępność cyfrowa

Zapewnianie dostępności cyfrowej to proces, który dotyczy wielu elementów i wymaga zaangażowania wielu osób. Bez względu na to, czy:

• koordynujesz dostępność w podmiocie publicznym,
• zarządzasz takim podmiotem,
• jesteś kierownikiem projektu, w ramach którego powstaje nowa strona internetowa,

dowiedz się, o czym musisz pamiętać, aby sprawnie zarządzać tym procesem.

W Polsce obowiązują przepisy, zgodnie z którymi strony internetowe i aplikacje mobilne podmiotów publicznych muszą być dostępne cyfrowo.

Do tego tematu odnosi się wiele aktów prawnych polskich, europejskich i międzynarodowych, ale kluczowa jest ustawa z dnia 4 kwietnia 2019 r. o dostępności stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych (ustawa o dostępności cyfrowej). Zrozumiały opis obowiązków i możliwości, które wynikają z tej ustawy, znajdziesz w omówieniu wymogów dostępności cyfrowej dla podmiotów publicznych.

Wytyczne dostępności cyfrowej nie są zamkniętym zbiorem zasad i zmieniają się wraz z rozwojem technologii. Przepisy prawne, które odnoszą się do dostępności cyfrowej, także się zmieniają. Bądź z nimi na bieżąco. O wszelkich zmianach i nowościach piszemy na rządowej stronie o dostępności cyfrowej i opowiadamy na comiesięcznych spotkaniach on-line — tzw. Dostępnych środach.

Jeden podmiot publiczny może mieć kilka, kilkadziesiąt, a nawet kilka tysięcy stron internetowych i aplikacji mobilnych. Zarządzanie dostępnością cyfrową zacznij od przygotowania zestawienia z informacjami o nich. Zrób listę:

• wszystkich stron i aplikacji podmiotu publicznego,
• rozwiązań intranetowych i ekstranetowych oraz profili i kanałów w portalach społecznościowych, które  wykorzystuje podmiot publiczny,
• innych stron i aplikacji, z których korzysta podmiot publiczny, na przykład takich, na których publikuje informacje (np. platformy zakupowe, portale rekrutacyjne).

Sprawdź i zapisz, jakie rodzaje treści publikuje na tych stronach i w tych aplikacjach mobilnych. To ważne, bo różne rodzaje treści wymagają różnych działań i koszt zapewnienia ich dostępności cyfrowej może być różny. Na przykład do przygotowania dostępnych filmów możesz potrzebować pomocy specjalistów zewnętrznych.

Cel powinien być między innymi:

• konkretny,
• możliwy do zmierzenia,
• możliwy do realizacji.

Pamiętaj także, aby określić czas na realizację /termin realizacji celu (np.: zapewnienie wyświetlania napisów rozszerzonych w filmach zamieszczonych na konkretnym kanale YouTube podmiotu i na konkretnej stronie internetowej podmiotu do 30 listopada 2022 r.).

Celem minimalnym dla podmiotów publicznych jest spełnienie wymogów ustawy o dostępności cyfrowej, ale dostępność cyfrowa na tym się nie kończy. Podmioty publiczne mogą stawiać sobie także wyższe wymagania, które wykraczają poza obowiązki prawne. Choć ustawa o dostępności cyfrowej nie nakazuje dodawania do filmów tłumaczenia na polski język migowy, to dodanie takiego tłumaczenia jest bardzo dobrą praktyką. Może to być zatem jednym z celów podmiotu publicznego. Szef Służby Cywilnej na przykład (w wyniku działań na rzecz zwiększenia dostępności informacyjno-komunikacyjnej i cyfrowej w służbie cywilnej) zalecił pracownikom administracji rządowej, aby stosowali i upowszechniali zasady prostego języka w komunikacji pisemnej wewnątrz i na zewnątrz urzędu. Prosty, zrozumiały i przyjazny w odbiorze język, którym komunikuje się urząd, poprawia efektywność jego działań.

Niektóre programy unijne stawiają wyższe wymagania dostępności cyfrowej niż te określone w ustawie o dostępności cyfrowej. Gdy realizujesz projekt finansowany w ramach takich programów, musisz uwzględniać ten poszerzony zakres wymagań. Powinien on znaleźć odzwierciedlenie w celach.

Wdrażanie dostępności cyfrowej przez jednego pracownika rzadko się udaje. Nie zależy to od wiedzy czy umiejętność tej osoby. Podobne problemy będzie mieć informatyk, administrator, redaktor czy nawet specjalista od dostępności cyfrowej, jeśli będzie działać sam.

Zadań związanych z dostępnością cyfrową jest wiele i dotyczą one różnych obszarów, na przykład:

• monitorowanie stanu dostępności cyfrowej,
• dbanie o dostępność cyfrową multimediów,
• uwzględnianie dostępności cyfrowej w zamówieniach publicznych,
• zbieranie żądań i skarg związanych z dostępnością cyfrową i reagowanie na nie,
• wdrażanie szybkich poprawek, które wynikają ze zgłoszonych żądań i skarg,
• dbanie o dostępność cyfrową w publikacjach w mediach społecznościowych,
• szkolenie pracowników z tworzenia dostępnych cyfrowo dokumentów.

Dostępność cyfrowa to działania zespołowe. Szczególnie w dużych podmiotach i organizacjach, niezbędny jest zespół osób, który będzie zajmował się tym tematem. Nawet rozbudowany zespół specjalistów nie zapewni dostępności cyfrowej, jeśli będzie musiał poprawiać pracę innych osób. Dlatego ważne jest też szkolenie i uświadamianie wszystkich pracowników o ważności dostępności cyfrowej. Warto też dodawać do zakresów obowiązków pracowników zapisy, które dotyczą konkretnych zadań związanych z dostępnością cyfrową.

Do części zadań możesz potrzebować nowych pracowników lub zewnętrznych specjalistów. Podczas rekrutacji zwracaj uwagę na kompetencje cyfrowe kandydatów i ich umiejętności związane z dostępnością cyfrową.

Zgodnie z polskim prawem we wszystkich zamówieniach publicznych i umowach podmiot publiczny musi uwzględniać kwestie dostępności, odpowiednio do przedmiotu zamówienia lub umowy.

Gdy zlecasz stworzenie strony internetowej, aplikacji mobilnej lub treści, które podmiot publiczny będzie publikować w Internecie, wymagaj ich zgodności z ustawą o dostępności cyfrowej.

Szukaj doświadczonych wykonawców. Jasno określaj swoje wymagania w opisie przedmiotu zamówienia. Nie musisz polegać tylko na deklaracjach potencjalnych wykonawców. Możesz wymagać przykładów wykonanych przez nich dostępnych cyfrowo rozwiązań. W złożonych projektach możesz postawić warunek, aby wykonawca zatrudniał specjalistę dostępności cyfrowej o określonych kompetencjach.

Sprawdzaj dostarczone rozwiązania pod kątem dostępności cyfrowej. Możesz uzależnić odbiór tego rozwiązania i płatność od spełnienia wymagań dostępnościowych (jeśli wymóg jest jasno wskazany w umowie, nie możesz odebrać rozwiązania niezgodnego z zasadami dostępności cyfrowej).

Więcej możesz o tym przeczytać w tekście Jak dbać o dostępność cyfrową w umowach i zamówieniach publicznych.

Do wdrażania dostępności cyfrowej niezbędna jest wiedza, narzędzia, a czasem różne dodatkowe rozwiązania.

Wiele bezpłatnych wydarzeń dostępnościowych odbywa się co roku w drugiej połowie maja w ramach GAAD, czyli Global Accessibility Awareness Day (trzeci czwartek maja). Zachęcaj do udziału w tych wydarzenia innych pracowników. Możesz także organizować szkolenia wewnętrzne lub brać udział w organizowanych przez nas bezpłatnych szkoleniach z dostępności cyfrowej.

Do badania dostępności cyfrowej i tworzenia dostępnych treści niezbędne są odpowiednie narzędzia i oprogramowanie. Część z tych rozwiązań jest bezpłatna (np. dodatek WAVE do automatycznych testów dostępności cyfrowej, czytnik ekranu NVDA). Programy takie mogą też już być w zasobach podmiotu (np. dokumenty można tworzyć w sposób dostępny w programach pakietu MS Office).

Koszty zapewniania dostępności cyfrowej są różne. Przy większej liczbie stron i aplikacji koszty wzrastają, ale nie proporcjonalnie. Część z działań i rozwiązań będzie taka sama dla każdej z tych stron i aplikacji.

Koszty związane z dostępnością cyfrową to nie tylko zlecenie audytu eksperckiego. To także koszty codziennych działań pracowników podmiotu, szkoleń, oprogramowania, licencji itp.

Koszt audytu eksperckiego, który ma wykonać doświadczony specjalista, to kilka do kilkunastu tysięcy złotych. Wydatek ten nie obejmuje poprawy dostępności cyfrowej samej strony lub aplikacji — na to musisz przewidzieć oddzielne środki finansowe.

Gdy szacujesz koszty działań, przed zleceniem ich realizacji na zewnątrz, opisz dokładnie, czego się spodziewasz jako wyniku (np. raport ze wskazaniem błędów i rekomendacje jak je rozwiązać) — uzyskasz bardziej precyzyjne wyceny.

Programy unijne mogą stawiać wyższe wymagania dostępności cyfrowej niż ustawa o dostępności cyfrowej. Zwykle w takiej sytuacji koszty zapewniania dostępności są kosztami kwalifikowalnymi i możesz uwzględniać je w budżecie projektu.

Każdy z celów rozpisz na konkretne działania konkretnych osób.

Skup się na działaniach, które powstrzymają powstawanie kolejnych błędów dostępności cyfrowej.

Jeśli posiadasz ograniczony budżet na poprawę błędów, zacznij od tych, które uniemożliwiają skorzystanie ze strony i aplikacji lub które są ważne dla użytkowników. Na przykład najpierw:

• popraw nawigację klawiaturą, a nie dodanie tytułów do ramek,
• zadbaj o dostępność cyfrową treści w popularnych mediach społecznościowych, a nie filmów, które obejrzało dotąd kilka osób,
• popraw podstrony, które użytkownicy często odwiedzają, a nie nieużywane treści archiwalne.

Pamiętaj jednak, że brak środków finansowych nie zwalnia całkowicie z dbania o dostępność cyfrową. Część prostych działań można wykonać bez dodatkowych kosztów — na przykład dodawanie tekstów alternatywnych, pisanie prostym językiem, tworzenie zrozumiałych linków.

Korzystaj z różnych sposobów sprawdzania dostępności cyfrowej, dostosowanych do potrzeb, czasu i budżetu. Badania możesz:

• wykonywać samodzielnie,
• zlecić je innym, bardziej doświadczonym pracownikom w podmiocie,
• skorzystać z ekspertów zewnętrznych.

Bez względu na to, z których metod badawczych korzystasz, najważniejsze jest, co zrobisz z wynikami tych badań. Przeznaczenie całości budżetu związanego z dostępnością cyfrową wyłącznie na badania nie poprawi przyjazności strony internetowej czy aplikacji mobilnej dla osób z niepełnosprawnościami. Część badań jest konieczna. Na przykład co najmniej raz w roku, do 31 marca, każdy podmiot publiczny musi przejrzeć i zaktualizować każdą deklarację dostępności.

Regularnie sprawdzaj, co z pierwotnego planu udało się już zrobić.

Plan wdrażania dostępności cyfrowej może wymagać zmiany priorytetów, na przykład ze względu na żądania użytkowników, aby podmiot zapewnił dostępność cyfrową konkretnych elementów,

Informuj o zmianach wszystkich współpracowników. Jeśli zmiany wpływają także na użytkowników, informuj ich o tym, na przykład w deklaracji dostępności.

Pokazuj współpracownikom, co udało się już wspólnie zrealizować z zakresu dostępności cyfrowej, a co zaplanowane jest na najbliższy czas. Dostępność cyfrowa nie dzieje się sama i do jej zapewnienia potrzebna jest praca konkretnych osób. Warto o tym przypominać i doceniać zaangażowanych pracowników.

Twórz okazje do komunikacji i szkoleń wewnętrznych np. w ramach GAAD, czyli Global Accessibility Awareness Day (trzeci czwartek maja). Staraj się upowszechniać dostępność cyfrową i pokazywać, że każdy może o nią dbać w swoim zakresie.

Do komunikacji z użytkownikami wykorzystuj deklarację dostępności strony internetowej lub aplikacji mobilnej. Ta deklaracja to nie laurka, tylko opis aktualnego stanu dostępności podmiotu publicznego dla osób z niepełnosprawnościami. Nie ukrywaj błędów dostępności cyfrowej, tylko opisz je w zrozumiały sposób. Możesz także podać daty, kiedy planujesz je usunąć. W ten sposób pokazujesz, że dostępność faktycznie jest procesem, który jest ważny dla podmiotu.