Serwis Służby Cywilnej

Celem narzędzia jest wsparcie użytkowników modelu w realizacji drugiej fazy zastosowania CAF, tj. w procesie samooceny.

CAF eTool pozwala na sprawne wprowadzanie danych (w tym dowodów na mocne strony organizacji i obszary do usprawnień oraz propozycji działań doskonalących) a także punktacji, w dogodnym dla użytkownika tempie.

Indywidualne oceny poszczególnych członków grupy samooceny są zanonimizowane. W ciągu pięciu dni od zakończenia samooceny, indywidualne oceny wszystkich członków grupy są podsumowywane w jednym raporcie. Jest on następnie przesyłany bezpośrednio do koordynatora samooceny CAF z danego urzędu. Koordynator wykorzystuje ten dokument w warsztatach, celem osiągnięcia konsensusu co do wyników samooceny, a w konsekwencji – wypracowania sprawozdania z wyników całego procesu.

Korzystanie z narzędzia jest proste i intuicyjne – niezależnie od tego, czy jest się nowym czy doświadczonym użytkownikiem modelu.

Pierwszy krok

Warunkiem, aby grupa samooceny mogła skorzystać z elektronicznego narzędzia jest wypełnienie formularza rejestracyjnego przez koordynatora CAF/ przewodniczącego grupy samooceny CAF. Formularz aplikacyjny jest dostępny na stronie CAF RC, w języku angielskim.

W formularzu koordynator CAF podaje:

• tytuł (ang.: Title, tzn. zaznacza z rozwijanej listy Mr (Pan), Ms (Pani), Dr, Prof. Dr, albo Prof.),
• imię (ang.: First name),
• nazwisko (ang.: Last name),
• kraj (ang. Country),
• sektor (ang. Sector, tzn. wybiera z rozwijanej listy np. public administration and home affairs (administracja publiczna i sprawy wewnętrzne))
• organizację (ang. Organisation),
• poziom  (ang.: Level of Government, tzn. wybiera z rozwijanej listy np. regional or local level administration albo central level organization),
• swój adres e-mail (ang.: Email Address),
• planowany termin zakończenia indywidualnej oceny (ang.: What is the planned deadline for the assessment period?),
• język (ang.: Please select the language used for the assessment). W tym miejscu zaznaczenie języka polskiego gwarantuje dostęp do polskiej wersji językowej narzędzia i w konsekwencji otrzymanie polskiej wersji raportu,
• wskazuje łączna liczbę członków grupy samooceny, łacznie z koorynatorem (ang.: Indicate the number of the SAG Group members (including CAF Coordinator)),
• wybiera rodzaj punktacji (ang.: Please select the scoring method). Obecnie wybór jest ograniczony; system pozwala na zastosowanie klasycznego systemu oceny punktowej (w skali od 0 do 100), docelowo możliwe będzie zastosowanie również tzw. „dostrojonej” punktacji,

i przesyła formularz.

Drugi krok

W ciągu trzech dni roboczych przedstawiciel CAF RC, na podany w formularzu adres e-mail, przesyła:

• wewnętrzny numer identyfikacyjny organizacji przystępującej do samooceny CAF z wykorzystaniem CAF eTool,
• dodatkowe informacje i wskazówki dotyczące skutecznego korzystania z narzędzia,
• link, którego członkowie grupy samooceny CAF mogą użyć, aby uzyskać dostęp do ankiety online.
• szereg tokenów (haseł) umożliwiających zindywidualizowany dostęp do ankiety dla wszystkich członków grupy samooceny CAF.

Trzeci krok

Koordynator CAF rozsyła link i jeden z tokenów do każdego z członków grupy samooceny w organizacji. Po otrzymaniu informacji od koordynatora każdy może rozpocząć ocenę organizacji wg modelu CAF.

Czwarty krok

Po zakończeniu okresu oceny (określonego w formularzu zgłoszeniowym) zespół EIPA sporządzi zanonimizowany raport z oceny. Raport ten zostanie przekazany koordynatorowi CAF w ciągu pięciu dni roboczych od zakończenia okresu oceny.

Więcej inforamcji na stronie EIPA CAF RC. 

Inicjatywa opracowania narzędzia przez Europejskie Centrum Zasobów CAF leżała po stronie Polski. Jest to pokłosie sygnałów o potrzebie dostępu do takiego narzędzia, zebranych od uczestników webinariów na temat CAF, organizowanych w ubiegłym roku przez Departament Służby Cywilnej we współpracy z Departamentem Efektywności Wydatków Publicznych i Rachunkowości Ministerstwa Finansów.

To dlatego CAF eTool w pierwszej kolejności został opracowany w angielskiej i właśnie polskiej wersji językowej.

W testach narzędzia po stronie polskiej uczestniczyli pracownicy Lubuskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gorzowie Wielkopolskim (LUW). Bardzo dziękujemy za wsparcie i zaangażowanie!

Cieszymy się, że nasza propozycja została przyjęta przez CAF RC i że dzięki wytężonej pracy ekspertów z EIPA oraz pracowników LUW urzędy w Polsce mogą korzystać z elektronicznego narzędzia do przeprowadzenia samooceny CAF w polskiej wersji językowej.

 

Zachęcamy do korzystania z tego przyjaznego użytkownikowi narzędzia w procesie samooceny CAF!