Serwis Służby Cywilnej

Odpowiadamy za jakość i dostępność usług publicznych, które wykonujemy. To, jakiego języka używamy, kiedy mówimy i piszemy o tym, co robimy – ma znaczenie. Piszmy tak, by odbiorcy naszych komunikatów mogli je szybko przeczytać i zrozumieć przy pierwszej lekturze. Tak, by wiedzieli, jak korzystać z usług publicznych.

Prosta komunikacja to taka, w której używa się przystępnego języka i stosuje się zasady prostego języka. Dzięki nim możemy znacząco poprawić jakość dokumentów, które wytwarzamy jako urzędnicy.

Na takiej komunikacji skorzystają i nadawcy, i odbiorcy. Prosty język sprawdza się zarówno, kiedy piszemy do odbiorców usług publicznych (obywateli lub cudzoziemców), jak i do osób, które zajmują najwyższe stanowiska w państwie.

Prosty język jest standardem komunikacyjnym. Oznacza to, że tekst uznajemy za prosty wtedy, gdy spełnia określone warunki. Prosty język nie jest standardem jednorodnym. Podstawowe zasady efektywnej komunikacji są wspólne.

Jak tworzyć przystępne teksty urzędowe? Stosuj następujące zasady prostego języka:

1. Myśl o odbiorcy, przyjmij jego perspektywę.
2. Pisz do ludzi, często używaj form osobowych. Do odbiorcy zwracaj się bezpośrednio i pisz o swojej instytucji „my”.
3. Na początku napisz o tym, co najważniejsze.
4. Ułóż wypowiedź w logicznym porządku.
5. Używaj nagłówków, które uporządkują strukturę tekstu i pozwolą odbiorcy szybko zorientować się, w której jest sekcji i czego ona dotyczy.
6. Stosuj listy (wyliczenia) i twórz tabele.
7. Twórz krótkie zdania – do 15-20 wyrazów.
8. Unikaj wielosłowia. Nie pisz o pisaniu. Pisz zwięźle, rzeczowo i na temat.
9. Stosuj naturalny szyk zdania. W języku w polskim jest to rzeczownik, a dopiero potem czasownik. Unikaj wtrąceń.
10. Zadbaj o to, by w tekście było więcej czasowników niż rzeczowników. Czasowniki ożywiają przekaz, nadają kierunek działaniom i pokazują, kto za nimi stoi.
11. Unikaj strony biernej. Unikaj konstrukcji typu: być lub zostać + imiesłowów przymiotnikowy.
12. Unikaj imiesłowów, które kończą się na –ąc lub –ący, -ąca, -ące.
13. Unikaj rzeczowników odczasownikowych. To te, które kończą się na –anie, -enie, -cie. Łączą się z nimi zwroty: w razie (…), z powodu (…), na skutek (…), w celu (…), dlatego staraj się ich nie używać.
14. Unikaj nieosobowych form czasownika. To te, które kończą się na –no, -to.
15. Używaj języka z rozwagą. Wybieraj krótsze i prostsze słowa, nie te rozbudowane, wielosylabowe, obcobrzmiące.
16. Używaj słów dobrze znanych, które brzmią swojsko. Unikaj przesady, patosu i podniosłego stylu.
17. Wybieraj słowa o konkretnym znaczeniu, nie rzeczowniki abstrakcyjne.
18. Unikaj żargonu prawnego, technicznego, specjalistycznego słownictwa. Jeśli wprowadzasz trudne terminy, wyjaśnij je.
19. Staraj się napisać własnymi słowami np. o tym, dlaczego, na jakiej podstawie działasz, co z tych działań wynika dla odbiorcy komunikatu itp., tak aby zrozumiał twój przekaz, i aby ten przekaz był dla odbiorcy użyteczny.
20. Podstawę prawną dla podejmowanych działań podaj niżej, najlepiej na końcu tekstu.
21. Używaj poprawnej polszczyzny.