Serwis Służby Cywilnej

Spotkanie otworzyła Sylwia Ojdym zastępca dyrektora Departamentu Służby Cywilnej KPRM. Podkreśliła, że inicjatywa organizacji seminarium jest pokłosiem rekomendacji ekspertów CAF, zawartych w raporcie z badania nt. znajomości i zainteresowania CAF w Polsce. Jej celem jest szeroka promocja modelu w administracji publicznej w naszym kraju.

Słowo wstępne wygłosił Roman Sondej Dyrektor Generalny LUW. Zaznaczył on, że CAF pomaga w planowaniu pracy urzędu. Wykorzystanie modelu do samooceny funkcjonowania organizacji pozwala zdiagnozować obszary, które wymagają poprawy. Co równie ważne, pozwala kontrolować te, które są już na odpowiednim poziomie.

Pracownicy LUW:

• Aleksandra Fąfara, inspektor wojewódzki w Biurze Organizacji i Kadr, LUW oraz
• Grzegorz Krzeski, audytor wewnętrzny w LUW

przedstawili informację na temat doświadczeń związanych ze stosowaniem CAF w urzędzie.

Jako podstawowe zalety stosowania modelu CAF w LUW prelegenci wskazali, że:

• CAF można stosować bez opłat.
• To gotowe narzędzie, które każda instytucja może dostosować do własnych potrzeb.
• Dzięki modelowi, każdy pracownik może wpływać na rozwój swojej instytucji.
• Burzliwe dyskusje w trakcie przeprowadzania samooceny pomagają dostrzec różne aspekty funkcjonowania organizacji. Niekiedy pracownicy dostarczają kluczowych informacji, na temat tego, co można lub co należy zmienić, informacji na które kierownictwo organizacji mogłoby nie zwrócić uwagi.
• Poprzez samoocenę z wykorzystaniem modelu CAF kierownictwo organizacji ma większą możliwość dostrzec pracowników zaangażowanych, którzy identyfikują się z instytucją. W ten sposób może lepiej wykorzystać potencjał takich pracowników.
• Dzięki regularnym samoocenom z wykorzystaniem modelu i wdrażaniu usprawnień, w LUW pracuje zaangażowany i zmotywowany zespół ludzi, gotowy by podejmować wyzwania pod kierunkiem sprawnego menedżera.
• Dzięki wypracowanym rekomendacjom urząd płynnie i bez większych problemów zmierzył się z wyzwaniami podczas pandemii COVID-19.
• CAF wzmocnił także pozycję pracowników i stał się punktem wyjścia do tzw. „partycypacyjnego modelu zarządzania instytucją”. Dzięki otwartej pro-pracowniczej kulturze organizacyjnej pracownicy nie obawiają się zgłaszać zastrzeżeń czy przedstawiać swoje propozycje usprawnień działania organizacji. Jednocześnie kierownictwo nauczyło się słuchać pracowników. W efekcie pracownicy czują się bardziej odpowiedzialni za swoją instytucję, wykazują większe zaangażowanie w realizację zadań.  

W trakcie webinarium omówione zostały także trudności w stosowaniu CAF:

• Samoocena z wykorzystaniem modelu CAF jest wymagająca czasowo – zajmuje 2-3 miesiące. Nigdy nie ma dobrego czasu na przeprowadzenie takiej samooceny, dlatego nie warto szukać najlepszych terminów, tylko po prostu stosować CAF regularnie. 
• Zdarza się, że pracownicy biorący udział w samoocenie traktują pytania pomocnicze dosłownie, co znacznie utrudnia prowadzenie samooceny. Ważne jest dostosowanie modelu do specyfiki organizacji.

Pracownicy LUW zaprezentowali także własne, proste narzędzie do przeprowadzania samooceny  CAF. Przygotowali je w oparciu o arkusz kalkulacyjny. 

Jako przykłady dobrych praktyk wdrożonych w efekcie zastosowania CAF w LUW prelegenci wymienili m.in.:

• przygotowanie tzw. pakietu startowego (w formie biuletynu) dla nowych pracowników,
• rozbudowa intranetu, która wpłynęła na poprawę komunikacji wewnętrznej,
• wzmocnienie roli prospołecznych zespołów zadaniowych (np. zespół ds. zarządzania wiekiem zajmujący się kwestią dzielenia się wiedzą i doświadczeniem oraz integracją pracowników z różnych grup wiekowych),
• wprowadzenie badania satysfakcji klientów i pracowników,
• aktualizacja procedur – dostosowanie ich do zmian w urzędzie.

LUW jest użytkownikiem CAF nieprzerwanie od 2009 roku. Od tego czasu przeprowadzono już pięć samoocen organizacji z wykorzystaniem tego właśnie narzędzia zarządzania jakością. Aktualnie urząd kończy szóstą samoocenę. Pozytywne rezultaty stosowania tego narzędzia dla urzędu, pracowników klientów i partnerów potwierdziły m.in. wnioski z wywiadów przeprowadzonych w ramach międzynarodowego projektu pn. „Wzmocnienie odporności administracji publicznej po kryzysie COVID-19 w ramach CAF 2020”.

To webinarium było pierwszym z planowanego cyklu spotkań na temat dobrych praktyk wdrożonych dzięki wykorzystaniu CAF. Kolejne wydarzenia planujemy organizować cyklicznie z udziałem urzędów – użytkowników modelu. W ten sposób chcemy promować CAF jako skuteczne narzędzie zarządzania jakością.

Serdecznie zachęcamy do dzielenia się dobrymi praktykami wdrożonymi dzięki zastosowaniu CAF w Państwa urzędach. Informacje prosimy kierować na adresy: katarzyna.dudzik@kprm.gov.pl lub witold.stelmaski@kprm.gov.pl! 

Wszystkich Państwa zachęcamy do udziału w kolejnych spotkaniach na temat dobrych praktyk wdrożonych dzięki wykorzystaniu CAF .