Serwis Służby Cywilnej

Spotkanie rozpoczęła Sylwia Ojdym, zastępca dyrektora Departamentu Służby Cywilnej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów (DSC). Witając uczestników spotkania zwróciła uwagę na kluczową rolę doradców ds. etyki we wzmacnianiu i promocji kultury uczciwości w organizacji.

W pierwszej części spotkania Krzysztof Banaś z Departamentu Służby Cywilnej zaprezentował rezultat pracy zespołu zadaniowego do spraw polityki prezentowej i rejestru korzyści. W efekcie kilkumiesięcznej pracy, 8 osobowy zespół przeanalizował 15 polityk prezentowanych i rejestrów korzyści funkcjonujących w urzędach. Kierując się wytycznymi Centralnego Biura Antykorupcyjnego zespół wybrał zestaw rozwiązań, które w największym stopniu stanowią praktyczną ilustrację tych dotyczących polityki prezentowej i rejestru korzyści.

Dobre praktyki uwzględniają przykłady rozwiązań w sumie z sześciu urzędów:

• Ministerstwa Aktywów Państwowych,
• Ministerstwa Finansów,
• Ministerstwa Zdrowia,
• Głównego Inspektoratu Farmaceutycznego,
• Urzędu Rejestracji Produktów Leczniczych, Wyrobów Medycznych i Produktów Biobójczych oraz
• Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie.

Od 6 grudnia materiał jest od dostępny w zakładce serwisu służby cywilnej, dedykowanej dobrym praktykom zakresu etyki.  Może być on inspiracją dla innych urzędów do opracowania i stosowania prostej i przejrzystej polityki prezentowej i rejestru korzyści w służbie cywilnej.

Podczas spotkania rozmawiano o konieczności i sposobach zadbania o odporność psychiczną doradcy ds. etyki. Tadeusz Reimus, psycholog organizacji, konsultant zarządzania i trener omówił m.in.:

• niektóre „błędy” emocjonalne, w tym: mylenie rozczarowania z żalem, troski z poczuciem winy czy poczucia niepewności z ryzykiem,
• przykładowe techniki regulowania emocji, w tym: wciskanie hamulca, 4 kroki uważności, rozpoznawanie wyzwalaczy, fuzja i dyfuzja poznawcza, zasady zdrowego myślenia czy praca z przekonaniami

W trakcie spotkania członkowie zespołu wielokrotnie sygnalizowali konieczność dbania o odporność psychiczną doradców, jeśli mają oni wypełniać swoje zadania w sposób skuteczny i efektywny.

Dr Frederic Boehm, analityk i kierownik zespołu ds. uczciwości publicznej w Organizacji Współpracy Gospodarczej i Rozwoju (OECD), podzielił się swoją wiedzą na temat kluczowych wniosków płynących z nauk behawioralnych o motywach i zachowaniach człowieka. Wykorzystanie tych spostrzeżeń do projektowania polityk z zakresu uczciwości przekłada się na ich efektywność. Tu źródłem informacji są wyniki badań nauk społecznych, zgodnie z którymi:

• większość z nas postępuje zgodnie ze swoim „moralnym kompasem”, nawet gdy „nikt nie patrzy”,
• świadomie i nieświadomie często podejmujemy decyzję na swoją korzyść, szukamy korzyści dla siebie i swoich bliskich,
• większość z nas uważa się za uczciwych, utożsamiamy się z ludźmi postępującymi w sposób moralny. Dlatego nie lubimy konfrontacji ze swoją nieetycznością. W takiej sytuacji staramy się zminimalizować dysonans, powstały w wyniku sprzeczności pomiędzy postawą moralną a naszym zachowaniem, racjonalizując sobie określone zachowanie,
• mimo, że w społeczeństwie zdarzają się kryminaliści czy osoby przejawiające symptomy psychopatii, to ok. 90% osób cechuje wewnętrzna motywacja do bycia uczciwym i troszczenia się o innych. Dlatego, zdaniem dr. Boehma, skuteczne polityki uczciwości powinny koncentrować się na większości, którą cechuje przekonanie o własnej moralności i wewnętrzna motywacja do bycia uczciwym.

Co ważne - twórcy polityk uczciwości mogą z powodzeniem wpływać na tzw. moralny punkt referencyjny, kształtowany przez wszystko, co dana osoba postrzega jako moralne i słuszne, z czym się chce utożsamiać i co ma wpływ na jej zachowanie. Ważne aby:

• precyzyjnie definiować, co jest zgodne z zasadami postępowania, promować dobre rozwiązania i wzory do naśladowania,
• informować o możliwych zagrożeniach – zgodnie z wynikami badań ludzie skuteczniej opierają się pokusie, gdy się jej spodziewają i mogą się przygotować na jej pojawienie,
• przypominać o normach – ludzie częściej dokonują wyborów zgodnych z normami moralnymi, gdy o tych normach im się przypomni w momencie podejmowania decyzji,
• zapewnić mechanizmy gwarantujące przejrzystość działania i skuteczne ponoszenie odpowiedzialności.

Dr Frederic Boehm, jako przykład obszarów polityki uczciwości, w których zastosowanie wiedzy płynącej z nauk behawioralnych może mieć znaczenie kluczowe, podał m.in. działania ukierunkowane na:

• podnoszenie świadomości / komunikację (komunikacja może wzmacniać normy społeczne - także te niepożądane),
• zarządzanie konfliktem interesów (ludzie często nie zdają sobie sprawy, że znajdują się w sytuacji konfliktu interesów. Znajdują za to usprawiedliwienie dla niepodejmowania działań lub przeceniają swoją zdolność do zachowania obiektywizmu) oraz
• promocję i popularyzację etyki w organizacji (lepsze zrozumienie etycznego podejmowania decyzji i etycznego przywództwa jest kluczem do wzmocnienia otwartych kultur organizacyjnych).

W podsumowaniu spotkania Katarzyna Dudzik, koordynatorka zespołu doradców ds. etyki w służbie cywilnej, omówiła wyniki krótkiej ankiety przeprowadzonej wśród członków zespołu na temat podejmowania działań ukierunkowanych na zwiększanie świadomości etycznej w urzędach. 85% respondentów potwierdziło, że takie działania miały miejsce w tym roku. Najczęściej:

• upowszechniamy/ przypominamy informację  o doradcy ds. etyki w urzędzie (74%),
• promujemy zalecenia szefa służby cywilnej dotyczące zagadnień etycznych (60%),
• prowadzimy i promujemy wśród pracowników udostępnioną w Intranecie zakładkę nt. etyki (59%),
• przeprowadzimy szkolenia/ń z zakresu etyki dla nowozatrudnionych pracowników (52%),
• publikujemy tematyczne informacje/newsy w Intranecie (47%).

Co szczególnie istotne – 44% respondentów potwierdziło pismo/mailing skierowany do pracowników bezpośrednio od dyrektora generalnego/kierownika urzędu, którego celem było właśnie zwiększenie świadomości etycznej. Wśród innych działań znalazły się również:

• promocja kursów e-learningowych z etyki,
• przeprowadzanie szkoleń z etyki dla osób zajmujących oraz szkoleń dla osób nie zajmujących wyższych stanowisk w służbie cywilnej,
• opracowanie wewnętrznych wytycznych,
• promowanie zasad z wykorzystaniem wygaszaczy, ulotek, plakatów a także
• organizacja quizów i konkurów.

Ciekawym rozwiązaniem jest dzień doceniania pracownika.

W rezultacie jednej z rekomendacji skierowanych do Szefa Służby Cywilnej w raporcie z badania „Diagnoza poziomu kultury uczciwości w służbie cywilnej”, DSC już udostępnia w serwisie służby cywilnej gotowe do pobrania wygaszacze ekranu nt. obowiązujących nas zasad. Mogą być one z powodzeniem wykorzystane w urzędach, by przypominać o normach zachowania w służbie cywilnej.

Jeszcze w grudniu planujemy udostępnić do powszechnego użytku m.in.:

• dodatkowe wygaszacze ekranu,
• plakaty,
• ulotki oraz
• jednostronicowe kalendarze na 2024 r. i 2025 r..

Celem opracowania, udostępnienia do nieodpłatnego pobrania i wykorzystania w urzędach tych materiałów graficznych jest wsparcie działań przede wszystkim doradców ds. etyki a tym samym dyrektorów generalnych/kierowników urzędów w zwiększaniu świadomości etycznej członków korpusu i wzmacniania kultury opartej na wartościach w służbie cywilnej.

W czternastym spotkaniu zespołu uczestniczyło ponad 80 osób z urzędów z całego kraju.

Kolejne spotkanie planowane jest w II kwartale 2024 r.