Serwis Służby Cywilnej

Słowa kluczowe: zarządzanie przez procesy i fakty

Termin ostatniej samooceny: 2021 r.

Adres strony internetowej urzędu: https://www.gov.pl/web/klimat

Dane osoby do kontaktu: Agnieszka Tomaszewska, agnieszka.tomaszewska@mos.gov.pl, tel.: 22 369-24-98

W 2021 r. Ministerstwo Klimatu i Środowiska (MKiŚ) przeprowadziło samoocenę z wykorzystaniem modelu CAF. MKiŚ było pierwszą instytucją administracji rządowej w Polsce i jedną z pierwszych w Europie, która skorzystała z nowej wersji metody – CAF 2020 – oraz pierwszą, która przeprowadzała ją w środowisku pracy zdalnej.

Kierownictwo MKiŚ podjęło decyzję o przeprowadzeniu samooceny CAF w warunkach pracy zdalnej biorąc pod uwagę liczne zmiany organizacyjne i potrzebę doskonalenia systemu zarządczego w organizacji. Główne motywy zastosowania modelu CAF to:

• kompleksowa informacja o instytucji, jej mocnych stronach i obszarach do usprawnień, jakie dzięki CAF uzyskało kierownictwo ministerstwa,
• wzrost zaangażowania, współpracy i satysfakcji wśród pracowników, zaproszonych do procesu samooceny,
• niskie koszty zastosowania modelu.

Zgodnie z metodyką CAF, grupa pracowników Ministerstwa przeprowadziła – przy wsparciu ekspertów zewnętrznych – diagnozę stanu zarządzania. Po wstępnym przeszkoleniu Zespół Samooceny pracował intensywnie przez ponad 2 miesiące.

Podsumowanie wyników prac zawarto w prezentacji, a efektem końcowym zrealizowanych działań był ,,Plan doskonalenia” zawierający decyzje o kierunkach i szczegółach doskonalenia organizacji. W Planie wskazano działania doskonalące, do realizacji jako projekty wewnętrzne, zgodnie z przyjętą w MKiŚ Procedurą Zarządzania Projektami, w tym m.in. przegląd i weryfikację najistotniejszych obszarów działania MKiŚ jako organizacji w celu objęcia wybranych przedsięwzięć pętlą PDCA (ang. P – Plan, D – Do, C – Check, A – Act).

Analiza CAF pozwoliła na całościowy przegląd funkcjonowania MKiŚ, z uwzględnieniem analizy wyników działalności oraz potencjału organizacyjnego. Ponieważ model CAF służy do diagnozy jakości zarządzania we wszystkich jego obszarach, dlatego też otrzymana diagnoza wskazała mocne strony oraz drogi doskonalenia organizacji.

Na podstawie przedstawionych przez Zespół dowodów, pozyskanych pisemnych informacji o działaniach oraz rozmów z innymi pracownikami organizacji, wskazane zostały mocne strony w mechanizmach i procesach zarządczych MKiŚ:

1. Aktywne wykorzystanie do zarządzania w organizacji systemu kontroli zarządczej.
2. System planowania pracy oparty o ustalanie celów, począwszy od Planu Działalności Ministra Klimatu i Środowiska (PDMKiŚ).
3. Rozbudowany, dobrze oceniany (w opiniach pracowników) przepływ informacji i dialog z pracownikami organizacji.
4. Wszechstronne analizowanie i monitorowanie oczekiwań i potrzeb zainteresowanych stron.
5. Wykorzystanie dostępnych narzędzi na rzecz transformacji cyfrowej (EZD,
   E-risk).
6. Innowacyjne projekty/przedsięwzięcia kadrowe (zarządzania kadrami).
7. Rozbudowane (ponad wymagania prawne) sposoby kontaktu i współpracy z obywatelami.

Jednocześnie przeprowadzona diagnoza CAF wskazała na deficyty, tj. obszary wymagające wprowadzenia usprawnień.

Jedną z zasadniczych konkluzji z procesu samooceny w MKiŚ, było to, iż niezwykle istotny w zarządzaniu organizacją jest systematyczny proces monitorowania i oceny. Przeprowadzona analiza potwierdziła, że w MKiŚ istnieją ku temu prawne i proceduralne podstawy. Dlatego też zasadniczą rekomendacją w tym zakresie było wzmocnienie tej fazy podejścia w zarządzaniu działaniami w ministerstwie. Dotyczy to zarówno standardowych poczynań, jak szeregu działań innowacyjnych czy projektowych. Zasadne jest zatem realizowanie działań wypełniających cały cykl PDCA.

CAF2020 to:

• szansa lepszego poznania organizacji,
• integracji pracowników różnych komórek organizacyjnych, którzy zwykle nie mają możliwości współpracy,
• szansa na integrację pomiędzy różnymi poziomami zarządzania, oraz
• możliwość dalszego ulepszania organizacji, z korzyścią dla nas wszystkich.

Zastosowanie CAF w MKiŚ potwierdziło, że Wspólna Metoda Oceny to gwarancja:

• kompleksowego podejścia,
• powiązania narzędzi i procedur,
• bieżącej oceny,
• ciągłego doskonalenia,
• współpracy pomiędzy różnymi poziomami zarządczymi
• przewidywania ryzyk,
• reagowania i wdrażania działań naprawczych.

Praktyczne doświadczenia organizacji zdobyte w efekcie zastosowania modelu CAF, czyli na co zwrócić uwagę podczas stosowania modelu CAF:

• właściwe zaplanowanie działań/harmonogram – założenie odpowiednich marginesów czasu na poszczególne etapy,
• właściwy doboru członków zespołu (różne stanowiska, poziom wiedzy i doświadczenia, cechy osobowościowe, osoby mające wiedzę i doświadczenie w zakresie CAF),
• odpowiednie rozplanowanie w czasie prac zespołu samooceny, dopasowanego do innych obowiązków służbowych,
• odpowiedni wybór Lidera/Liderów w podzespołach,
• prawidłowe gromadzenie i dobór dowodów oraz sposób ich opisywania,
• optymalny dobór narzędzi informatycznych,
• wsparcie i bezpośrednia współpraca z Kierownictwem organizacji
• traktowanie przez kierownictwo oceny CAF jako priorytetu wśród innych priorytetowych zadań,
• właściwe przeszkolenie członków zespołu w zakresie metodyki – przed rozpoczęciem analizy,
• publikowanie/rozpowszechnianie informacji wewnątrz organizacji np. w intranecie nt. znaczenia takiego działania i płynących z tego korzyści.

Szczególną uwagę należy zwrócić m.in. na:

• poszukiwanie dowodów,
• wzajemną weryfikację dowodów,
• wykonanie punktacji – zasady punktacji,
• punktowanie zespołowo,
• właściwe/uporządkowane gromadzenie dokumentacji/dowodów,
• ważne obszary – komunikacja, zarządzanie zasobami ludzkimi, kontrola zarządcza.