Serwis Służby Cywilnej

Rozpoczynając spotkanie zastępca dyrektora DSC KPRM Sylwia Ojdym podkreśliła znaczenie roli doradców ds. etyki i widoczne efekty ich zaangażowania w budowę i wzmacnianie kultury uczciwości w służbie cywilnej. Potwierdzają to przede wszystkim wyniki monitoringu w ramach rocznych sprawozdań dyrektorów generalnych/kierowników urzędów o stanie służby cywilnej w zakresie etyki. Prace samego zespołu zostały również dostrzeżone i pozytywnie ocenione w ramach badania „Diagnoza poziomu kultury uczciwości w służbie cywilnej”.

W pierwszej części spotkania Katarzyna Dudzik, koordynatorka zespołu doradców, omówiła założenia, przebieg i główne rezultaty badania „Diagnoza poziomu kultury uczciwości w służbie cywilnej”. Przypomniała rekomendacje dla szefa służby cywilnej oraz te, które na ostatnim spotkaniu zespołu jego członkowie zidentyfikowali jako najpilniejsze do realizacji. Następnie pracownicy DSC omówili działania realizowane w celu wdrożenia ww. rekomendacji:

• Katarzyna Dudzik omówiła już podjęte i planowane działania dot.:
  • podkreślenia przez szefa służby cywilnej roli dyrektorów generalnych/kierowników urzędów w całym procesie wzmacniania i promowania kultury uczciwości,
  • rozwijania kreatywnych form przekazywania i promocji zasad wśród członków korpusu, poprzez zapewnienie platformy cyfrowej dedykowanej dla członków zespołu doradców,
  • organizacji kampanii lub akcji promujących pracę w służbie cywilnej, realizowanych w związku z obchodami 100-lecia uchwalenia pierwszej ustawy o służbie cywilnej.
• Krzysztof Banaś omówił pierwsze działania związane z rekomendacją stworzenia i udostępnienia pewnych ogólnych, standardowych wzorów spisanych procedur związanych ze zjawiskami niepożądanymi. Zaczynamy prace od polityki prezentowej i rejestru korzyści. W pierwszym etapie członkowie zespołu nadesłali kilkanaście dobrych praktyk funkcjonujących w urzędach. Przedstawiciele ośmiu urzędów zgłosili się do prac zespołu roboczego. Jego zadaniem będzie analiza praktyk i rekomendacja dot. publikacji najciekawszych z nich w zakładce „Etyka w urzędzie”.
• Witold Stelmaski zapowiedział udostępnianie w zakładce „Etyka w urzędzie” materiałów gotowych do wykorzystania w celu promocji zasad służby cywilnej i zasad etyki w urzędach. Jeszcze w tym roku udostępnimy wygaszacze ekranu nt. zasad służby cywilnej i zasad etyki korpusu. W ten sposób chcemy upowszechniać ujednolicone przykłady materiałów promocyjnych, gotowe do wykorzystania przez dyrektorów generalnych i kierowników urzędów wśród swoich pracowników. Docelowo w zakładce chcemy udostępnić plakaty, ulotki, quizy i inne materiały gotowe do wykorzystania przez urzędy, które pomogą zwiększać zainteresowanie i świadomość etyczną członków korpusu. Tam, gdzie to będzie możliwe, postaramy się zostawić urzędom możliwość dostosowania materiałów do swojej specyfiki.

W trakcie dyskusji plenarnej członkowie zespołu w odpowiedzi na pytanie o sposób, w jaki szef służby cywilnej może dawać „przykład z góry” przywiązania do kwestii zasad i wartości, docenili już podejmowane działania. Zasugerowali potrzebę inicjatyw szefa w kontaktach z dg/kierownikami w sytuacjach potencjalnego zagrożenia naruszenia zasad, np. neutralności politycznej przed wyborami.

Wstępna propozycja prac zespołu nad przykładowym schematem procedury antymobbingowej, planowanych na 2023 rok, została co do zasady przyjęta pozytywnie. Członkowie zespołu zasygnalizowali jednak zasadność szerszego uwzględnienia zjawisk niepożądanych w schemacie, bez ograniczania się jedynie do przeciwdziałania mobbingowi.

Katarzyna Dudzik przypomniała rekomendacje, które autorzy raportu skierowali do dyrektorów generalnych/kierowników urzędów. Nawiązała do tych, które na ostatnim spotkaniu zespołu jego członkowie zidentyfikowali jako najpilniejsze do realizacji. Następnie omówiła wyniki krótkiej ankiety na temat realizacji rekomendacji w urzędach. Zgodnie z wynikami ankiety, skierowanej do członków zespołu przed spotkaniem:

• w zdecydowanej większości urzędów upowszechniono wyniki badania– najczęściej za pośrednictwem służbowej skrzynki mailowej lub informacji w intranecie,
• Dokładnie połowa respondentów potwierdziła rozpoczęcie realizacji rekomendacji skierowanych do dyrektorów generalnych. Najczęściej skoncentrowano się na zapewnieniu dostępności doradcy ds. etyki, skutecznej promocji zagadnień związanych z zachowaniem członków korpusu służby cywilnej w sieci, wzmacnianiu zaangażowania kierownictwa urzędu w promowanie właściwych postaw oraz podnoszeniu wiedzy pracowników z zakresu rozpoznawania zjawiska mobbingu.
• Największa trudnością we wdrażaniu rekomendacji z „Diagnozy…” w urzędzie są inne pilne zadania oraz niewystarczająca liczba pracowników. 1/5 respondentów nie dostrzega trudności we wdrażania rekomendacji w urzędzie.
• W odpowiedzi na pytanie, co mogłoby pomoc we wdrażaniu rekomendacji na poziomie urzędu, respondenci wskazywali:
  • sygnał z góry - stałe wzmacnianie przekazu ze strony ssc, bezpośrednie/zdalne spotkania z dyrektorami, szkolenie dla dg na temat promocji zasad,
  • poprawę komunikacji w urzędzie - zwiększenie priorytetu działań w tym obszarze, zwracanie uwagi, jak istotną sprawą jest budowanie kultury uczciwości w organizacji,
  • poprawę współpracy osób zaangażowanych w działania związane ze wzmacnianiem kultury uczciwości w urzędzie, zaangażowanie kierownictwa i pracowników (odpowiednio przygotowanych/wyposażonych),
  • szerokie działania informacyjno-promocyjne (na wszystkich poziomach) w zakresie rekomendacji, poprawa komunikacji w zakresie zasad i znaczenia kultury opartej na wartościach wśród pracowników,
  • inspirację - wymianę doświadczeń, dobrych praktyk również w ramach prac zespołu doradców na temat sposobów wdrażania rekomendacji,
  • wsparcie doradców przez DSC: materiały promocyjne przygotowane centralnie, szkolenie itp.

Podsumowanie wyników ankiety było wprowadzeniem do pracy warsztatowej. Członkowie zespołu w pięciu grupach pod kierunkiem moderatorów:

• Anny Stadnickiej z Urzędu Transportu Kolejowego,
• Katarzyny Masłowskiej z Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych,
• Marcina Kowalskiego z Wielkopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Poznaniu oraz
• Krzysztofa Banasia i Katarzyny Dudzik z DSC,

rozmawiali na temat sposobów, jak dyrektorzy generalni/kierownicy urzędów mogą wzmacniać kulturę uczciwości w urzędach. Zastanawiali się nad przeszkodami i sposobami ich pokonywania. Wreszcie zastanawiali się jak liderzy mogą dawać przykład zachowania zgodnego z zasadami.

Spotkanie było też tradycyjnie okazją do dzielenia się dobrymi praktykami z zakresu budowy i promocji kultury uczciwości.

• Jan Masłyk, starszy inspektor wojewódzki w Oddziale Kadr i Płac Wydziału Administracji i Logistyki w Małopolskim Urzędzie Wojewódzkim w Krakowie, przybliżył działania podejmowane na rzecz promowania właściwych postaw wśród pracowników w swoim urzędzie.
• Zofia Ogińska, radca prawny  w Wydziale Organizacyjno-Prawnym Departamentu Prawnego Ministerstwa Finansów i Małgorzata Jędrzejuk, główny specjalista w Wydziale do Spraw Doradztwa Podatkowego, Zarządzania i Opiniowania Departamentu Polityki Podatkowej Ministerstwa Finansów, omówiły cykl quizów w MF jako jeden ze sposobów szerzenia wiedzy o etyce.

Na koniec Katarzyna Dudzik m.in.:

• przypomniała członkom zespołu o możliwości korzystania z bazy orzeczeń Wyższej Komisji Dyscyplinarnej Służby Cywilnej, udostępnionej w serwisie służby cywilnej,
• zwróciła się z prośbą o upowszednianie wśród członków korpusu informacji o zakładce „Etyka w urzędzie” serwisu służby cywilnej i udostępnianych tam treści,
• przekazała informacje na temat najnowszych prac na forum Organizacji Współpracy Gospodarczej i Rozwoju w kontekście wzmacniania kultury uczciwości i budowania zaufania obywateli do instytucji publicznych.

W spotkaniu wzięło udział blisko 90 osób z urzędów kierowanych przez dyrektorów generalnych i kierowników urzędów centralnych.

Kolejne spotkanie wstępnie planowane jest na II kwartał 2023 roku.