Serwis Służby Cywilnej

Pracownicy Drugiego Urzędu Skarbowego w Zielonej Górze upraszczają komunikację z klientem od 2017 roku. Do zmian zachęciły ich informacje o:

• współpracy Pracowni Prostej Polszczyzny przy Instytucie Filologii Polskiej Uniwersytetu Wrocławskiego z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych,
• kampanii pod hasłem „Język urzędowy przyjaznej obywatelom", rozpoczętej z inicjatywy m.in. Rzecznika Praw Obywatelskich, Senatu RP, Rady Języka Polskiego.

Tę innowacyjną praktykę wprowadzali etapami. W fazie wstępnej — aby przekonać zespół do zmian, naczelnik urzędu zachęcił wszystkich pracowników, by zapoznali się z:

• wystąpieniami i prezentacjami dr. Tomasza Piekota — językoznawcy, eksperta w dziedzinie komunikacji, w tym prostego języka:
  • Język 3 pach, TEDxKatowice,
  • Państwo Usługowe – Cezar czy Hamlet? Jak pisać do obywatela,
  • Pach, pach, pach, czyli w tym szaleństwie jest metoda.
• cyklem filmów edukacyjnych "Prosto i kropka" na temat upraszczania komunikacji pisemnej Funduszy Europejskich.

Pracownicy Drugiego Urzędu Skarbowego w Zielonej Górze:

• wzięli udział w szkoleniu centralnym „Tworzenie komunikatów pisemnych zrozumiałych i dopasowanych do odbiorcy”, które przygotowali i przeprowadzili językoznawcy z Pracowni Prostej Polszczyzny.  dostępnym w serwisie e-learningowym Kancelarii Prezesa Rady Ministrów.
• powołali zespół — naczelnik urzędu powołał zespół, który miał za zadanie opracować i wdrożyć strategię uproszczenia języka. Zespół tworzyło 5 osób. Byli to pracownicy różnych komórek organizacyjnych urzędu.
• zbadali język urzędu — członkowie zespołu przeprowadzili analizę języka, którym pracownicy urzędu posługiwali się w komunikacji pisemnej do tej pory. Na tej podstawie określili cele dotyczące zmian w komunikacji z podatnikami. Analizie poddali pisma z kategorii dokumentów najczęściej wytwarzanych w komórkach urzędu. Były to:
  • wezwanie do uzupełnienia informacji i dokumentów,
  • zawiadomienie o zapoznaniu się z materiałem dowodowym,
  • zawiadomienie o wyznaczeniu nowego terminu załatwienia sprawy,
  • decyzja o przyznaniu ulgi.
• opracowali broszurę „Jak pisać prostym językiem” i „Praktyczne wskazówki dla pracowników Drugiego Urzędu Skarbowego w Zielonej Górze”. Zawarli tam najważniejsze zasady tworzenia pism. Następnie członkowie zespołu udostępnili te materiały wszystkim pracownikom Drugiego Urzędu Skarbowego w Zielonej Górze, co pozwoliło uspójnić komunikację w urzędzie. Pomaga to pracownikom tworzyć pisma bardziej czytelne i zrozumiałe dla odbiorców, bez trudnych terminów i formalnego, patetycznego stylu.
• opracowali szablony pism w prostym języku. Stanowiły one wzór, przydatny przy tworzeniu kolejnej korespondencji. Metamorfozy pism „przed zmianą” i „po zmianie” języka były wskazówką, jak przekazywać informacje w prosty i w przystępny sposób, nie obniżając warstwy merytorycznej pism.
• przeprowadzili szkolenia pracowników urzędu. Szkoleniami objęli wszystkich pracowników urzędu. Dzięki tym działaniom poszerzyli swoje kompetencje i zdobyli nowe umiejętności. Wykorzystują tę wiedzę zmiany komunikacji pisemnej w urzędzie.
• przeprowadzili audyt, aby sprawdzić, czy zasady prostego języka, które stosują w pismach urzędowych, są  poprawne. Audyt pozwolił im ocenić, na jakim etapie zmian są. Pomógł im też wyeliminować błędy i zaplanować dalsze zmiany w komunikacji.
• podzielili się swoim doświadczeniem z innymi. Udowodnili, że „Zmiana w komunikacji urzędowej poprzez zastosowanie zasad prostego języka w dokumentach urzędowych” jest możliwa, może inspirować i motywować do działania wszystkich, którzy kształtują komunikację w przestrzeni publicznej. W grudniu 2018 r. Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego w Zielonej Górze został laureatem II edycji konkursu Forum Zarządzania Publicznego, które organizuje KSAP.
• podpisali Deklarację Prostego Języka — od 3 października 2019 r. Drugi Urząd Skarbowy w Zielonej Górze jest sygnatariuszem porozumienia na rzecz prostej komunikacji w urzędach.
• szerzą wiedzę i doskonalą umiejętności warsztatowe pracowników administracji skarbowej w Polsce.

Zobacz, jak pracownicy Drugiego Urzędu Skarbowego w Zielonej Górze piszą do podatników. Przykładowe pisma podatkowe są dostępne na stronie Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej.