Serwis Służby Cywilnej

Spotkanie rozpoczęła dyrektor Departamentu Służby Cywilnej KPRM (DSC KPRM) Barbara Haładyj. We wstępie nawiązała do tragicznych wydarzeń w Ukrainie, które nie pozostają bez wpływu na życie prywatne, ale i zawodowe również wielu polskich członków korpusu służby cywilnej. Wyraziła również uznanie dla urzędów koordynujących wsparcie uchodźców w województwach przy granicy z Ukrainą. Zaznaczyła, że członkowie korpusu w całym kraju chętnie angażują się w działania pomocowe, do których zachęca też szef służby cywilnej. To zaangażowanie, ta niewątpliwie wartościowa postawa etyczna, jest powodem do ciepłych myśli, cennych zwłaszcza w świetle tragedii ludności Ukrainy i zbrodni, popełnianych przez rosyjską armię.

Katarzyna Dudzik, koordynatorka zespołu doradców ds. etyki w służbie cywilnej, zapoznała uczestników z wynikami monitoringu kultury uczciwości w służbie cywilnej z 2021 roku. Zgodnie z informacją od dyrektorów generalnych/kierowników urzędów:

• Coraz więcej urzędów wprowadza etykę jako element służby przygotowawczej: szkolenie z zakresu etyki jest obecnie obowiązkowym elementem służby przygotowawczej w 1087 urzędach, tj. w blisko 60% urzędów.
• Coraz więcej urzędów zapewnia szkolenia z etyki dla pracowników, w 2021 roku możliwość szkolenia z tej tematyki zapewniono w 533 urzędach. Większość członków korpusu uczestniczyła w kursach e-learningowych (61%), 24% w szkoleniach stacjonarnych, 15% w kursach online.
• W szkoleniach wzięło jednak udział nieco mniej członków korpusu w porównaniu z rokiem ubiegły. W 2021 z etyki i uczciwości przeszkolono 32 262 pracowników, w tym 746 osób zajmujących wyższe stanowiska w służbie cywilnej.
• Aby identyfikować obszary do usprawnień w 112 urzędach przeprowadzono w pełni anonimową samoocenę kultury uczciwości organizacji. W sumie w badaniach uczestniczyło 6 118 osób.
• Coraz więcej pracowników może liczyć na wsparcie w urzędzie w sytuacji etycznie wątpliwej lub trudnej. W 2021 roku doradca ds. etyki działał w 318 urzędach, w których zatrudnieni są członkowie korpusu. Część urzędów (zwłaszcza tych, zatrudniających mniejsza liczbę pracowników) gwarantuje inny mechanizm wsparcia. 43 urzędy zadeklarowały zapewnianie kilku form wsparcia
• W większości urzędów (65%) obowiązują konkretne procedury, których celem jest przeciwdziałanie nieprawidłowościom. 179 urzędów zadeklarowało przyjęcie i funkcjonowanie w organizacji procedury zgłaszania nieprawidłowości i ochrony sygnalistów (tzw. wewnętrzne kanały informowania o nieprawidłowościach zgodnie z dyrektorową PE i Rady 2019/1937).
• W 64% urzędów (1 163) podejmowane są działania w kierunku zwiększania świadomości etycznej pracowników i zasad obowiązujących w korpusie wśród klientów i obywateli.
• Kwestie naruszania zasad były przedmiotem zdecydowanej większości działań dyscyplinujących w ubiegłym roku. Najczęściej analizowano zasadę rzetelności i godnego zachowania, dodatkowo zasadę profesjonalizmu oraz odpowiedzialności za działanie lub zaniechanie działania.

Więcej danych na temat trendów w obszarze etyki w służbie cywilnej można znaleźć w sprawozdaniu szefa służby cywilnej za 2021 roku oraz na portalu Otwarte Dane.

Na zaproszenie DSC KPRM Oliwia Mazan z firmy Openfield Sp. z o.o. przedstawiła cel, założenia, wyniki i wstępne wnioski z badania. Spośród prezentowanych wyników badania, warto podkreślić mi.in.:

• 86% respondentów w badaniu ankietowym pozytywne oceniło znajomość zasad służby cywilnej i etyki korpusu służby cywilnej, członkowie korpusu w większym stopniu polegają na konkretnych zapisach niż na swojej intuicji w tej kwestii.
• 70% respondentów pozytywnie ocenia zachowania i postawy przełożonych w obszarze etyki i uczciwości, przy czym najwięcej bo 81% potwierdza, że przełożeni traktują pracowników z szacunkiem, najmniej 61% zgadza się z twierdzeniem, ze „pracownicy ponoszą konsekwencje, jeśli zachowają się w sposób nieetyczny”,
• respondenci dobrze ocenili kierownictwo urzędu i bezpośrednich przełożonych w zakresie ich działań co do rozpowszechniania informacji związanych z polityką uczciwości w urzędzie i aktywnego wspierania pracowników w przestrzeganiu zasad. Najsłabiej oceniono uwzględnianie kwestii przestrzegania zasad w ramach stosowania narzędzi ZZL: 68% zgadza się, że „podczas ocen okresowych zwraca się odpowiednią uwagę na zachowanie zgodne z zasadami służby cywilnej i zasadami etyki”, 52% respondentów potwierdza, że „przy decyzjach dotyczących nagród (np. kwartalnych) zwraca się odpowiednią uwagę na przestrzeganie zasad służby cywilnej i zasad etyki”,
• mimo, że istnienie procedur zostało ocenione jako dobre rozwiązanie (występowanie procedur ogranicza - zdaniem badanych - nieprawidłowe zjawiska), to skuteczność procedur została oceniona pozytywnie tylko przez 52% respondentów, którzy mieli z nimi do czynienia,
• regularny dostęp do szkoleń z obszaru etyki i zasad służby cywilnej ma – zdaniem badanych – istotne znaczenie w budowie kultury uczciwości. Szczególną wartość mają szkolenia w formie warsztatowej. Ponad 60% badanych potwierdziło, że w ciągu ostatnich 3 lat uczestniczyło w szkoleniu z zakresu etyki,
• 41% badanych potwierdziło, że pracownicy ich urzędu mają możliwość skorzystania ze wsparcia osoby, do której można zwrócić się w sytuacjach etycznie wątpliwych. Funkcja doradcy ds. etyki i podobne stanowiska oraz funkcje tworzone w strukturach instytucji, uznawane są za potrzebne, przydatne i bardzo użyteczne. Blisko 80% osób, które skorzystały ze wsparcia doradcy ds. etyki (lub innej osoby, pełniącej podobną funkcję), potwierdza, że kontakt z nią był pomocny. Zarówno w badaniach jakościowych, jak i ilościowych wybrzmiało, jak istotne jest upowszechnianie wśród pracowników urzędu wiedzy na temat wsparcia tychże osób,
• postrzegana ocena uczciwości jest wyższa w stosunku do swojego urzędu (88% ocen pozytywnych, powyżej środka skali), niż w stosunku do całego korpusu służby cywilnej (75%). Uśredniając te wyniki, 81,5% członków korpusu pozytywnie ocenia poziom kultury uczciwości w służbie cywilnej,
• wskaźnik poziomu kultury uczciwości w korpusie służby cywilnej można oszacować na poziomie 74% (do obliczenia wartości wskaźnika wykorzystano następujące elementy składowe: znajomość zasad służby cywilnej i zasad etyki korpusu służby cywilnej, kierowanie się zasadami w organizacji – zachowania i postawy przełożonych, polityka uczciwości w organizacji, ocena działania procedur, ocena wsparcia doradców ds. etyki, brak występowania zjawisk niepożądanych oraz subiektywna ocena uczciwości w organizacji i w całym korpusie służby cywilnej).

Wyniki stały się podstawą do określenia słabych i mocnych stron dotychczasowych działań szefa służby cywilnej i dyrektorów generalnych/kierowników urzędów w celu budowy i wzmacniania kultury uczciwości w służbie cywilnej. Działania te są oceniane pozytywnie.

Badanie zostało już zakończone. Po analizie  - wyniki przestawimy w serwisie służby cywilnej i udostępnimy dyrektorom generalnym/kierownikom urzędów oraz członkom zespołu doradców ds. etyki.

Katarzyna Dudzik przestawiła propozycję rekomendacji, jakie na bazie wyników i wniosków z badania, eksperci Openfield skierowali do szefa służby cywilnej i dyrektorów generalnych/kierowników urzędów. Rekomendacje były przedmiotem dyskusji członków zespołu w ramach dwóch warsztatów. W efekcie zebrano opinie  i pomysły dot. sposobów realizacji poszczególnych rekomendacji oraz zidentyfikowano najistotniejsze rekomendacje do wdrożenia w kolejnych latach.

Na koniec spotkania Katarzyna Dudzik poinformowała o trwających pracach nad rekomendacjami szefa służby cywilnej nt. sposobu wdrażania wewnętrznych kanałów dokonywania zgłoszeń w służbie cywilnej w związku z pracami nad transponowaniem Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii do polskiego porządku prawnego.

Kolejne spotkanie wstępnie planujemy na IV kwartał 2022 roku.