Serwis Służby Cywilnej

Nazwy kompetencji miękkich mogą być różne. W literaturze przedmiotu semantyka w tym zakresie jest bardzo bogata i urozmaicona. Najistotniejsze jest więc określenie ich definicji. Możemy to zrobić np. za pomocą tzw. wskaźników behawioralnych, czyli zachowań, które  przejawiając się w określonej sytuacji, świadczą o posiadaniu (lub nie) przez kogoś danej kompetencji. W taki sposób w służbie cywilnej zostały zdefiniowane kryteria ocen okresowych. Ich wykaz zawarty w załączniku do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie warunków i sposobu przeprowadzania ocen okresowych urzędników służby cywilnej i pracowników służby cywilnej to nic innego jak katalog najczęściej pojawiających się lub pożądanych na stanowiskach pracy w służbie cywilnej kompetencji miękkich. Coraz częściej wpisuje się je wprost do opisu stanowiska pracy, jako wymagania niezbędne.

To bazowa lista i nie wyczerpuje ona listy kompetencji miękkich, które mogą się przydać na konkretnych stanowiskach pracy. 

Asertywność:

• wyrażanie swojego zdania i poglądów w sposób stanowczy, ale taktowny,
• odporność na naciski z zewnątrz,
• obiektywne ocenianie sytuacji i problemów.

Radzenie sobie ze stresem:

• podejmowanie skutecznych działań pomimo sytuacji stresujących,
• ignorowanie możliwych występujących oznak stresu i skupianie się na konstruktywnym działaniu,
• racjonalne reagowanie na krytykę lub prowokacje,

Praca pod presją czasu:

• elastyczne dostosowywanie działań do zmieniających się priorytetów,
• skuteczna realizacja działań mimo limitu czasowego,

Zarządzanie zmianą:

• planowanie i elastyczne zarządzanie procesem wprowadzania zmian,
• skuteczne wprowadzanie zmiany w organizacji,
• zaangażowanie pracowników w proces wprowadzania zmian.

Wymienione kompetencje miękkie to tylko wybrane przykłady. Nie jest to katalog zamknięty. W zależności od potrzeb nazwy kompetencji oraz ich definicje też mogą być inne. Ważne, aby opisy odpowiadały wymaganiom i zadaniom realizowanym na określonych stanowiskach pracy.

Planujemy rozwijać i uzupełniać te przykłady. Chcemy, aby stały się bazą, z której można będzie korzystać w urzędach. Dlatego zachęcamy Państwa do dzielenia się z nami swoimi doświadczeniami w tym zakresie. Propozycje i przykłady wykorzystywanych u Państwa w urzędzie kompetencji można przesyłać na adres: standardyzzl@kprm.gov.pl.

Wiele kompetencji miękkich jest uniwersalnych i niezbędnych na każdym stanowisku pracy w służbie cywilnej. Takie znalazły się na przykład w katalogu kryteriów obowiązkowych ocen okresowych:

• wykorzystywanie wiedzy i doskonalenie zawodowe,
• rzetelność,
• organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów,
• współpraca,
• komunikacja.

Ten katalog można dowolnie uzupełniać w opisie stanowiska pracy. Decyzja o tym, które kompetencje wskazać na konkretnym stanowisku pracy zależy od realizowanych zadań i specyfiki danego urzędu.
Można również tworzyć zestawy kompetencji miękkich, które są charakterystyczne i niezbędne w określonych dziedzinowo grupach stanowisk, przykładowo:

Stanowiska analityczne:

• myślenie analityczne,
• kreatywność,

Stanowiska obsługi klienta:

• orientacja na klienta/interesanta,
• radzenie sobie w sytuacjach kryzysowych,
• asertywność.

Wśród kompetencji miękkich wyróżnia się kompetencje kierownicze, czyli te kompetencje miękkie, które wprost dotyczą kierowania ludźmi oraz zarządzania komórką organizacyjną lub organizacją.

Kompetencje kierownicze powinny posiadać i doskonalić wszystkie osoby, które zajmują stanowiska pracy, na których kieruje się pracownikami. Powinny być dostosowane do zadań realizowanych na konkretnym stanowisku kierowniczym. Jako te najbardziej niezbędne wymienia się:

• komunikację,
• zarządzanie ludźmi,
• podejmowanie decyzji i odpowiedzialność,
• zarządzanie strategiczne.

Posiadanie kompetencji kierowniczych jest jednym z ustawowych wymagań na wyższe stanowiska w służbie cywilnej. Szef Służby Cywilnej w standardach zarządzania zasobami ludzkimi w służbie cywilnej zwraca szczególną uwagę na obowiązek sprawdzania czy osoba powoływana na wyższe stanowisko w służbie cywilnej lub osoba, która ma zająć stanowisko związane z kierowaniem ludźmi posiada kompetencje kierownicze.