Serwis Służby Cywilnej

Spotkanie rozpoczęła dyrektor Departamentu Służby Cywilnej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów Barbara Haładyj. Zwróciła uwagę na wpływ modelu CAF (ang. Common Assessment Framework) na sposób oceny i doskonalenia jakości administracji publicznej w Europie.

W ramach wprowadzenia Katarzyna Dudzik, krajowa korespondentka CAF, przypomniała genezę modelu, jego strukturę, ogólne zasady jego zastosowania oraz zmiany w najnowszej wersji modelu CAF2020 względem CAF2013. Prezentacja była odpowiedzią na oczekiwania osób rejestrujących się na spotkanie, wyrażone w ankietach.

W głównej części spotkania dyrektor generalny MKiŚ Grzegorz Mroczek przedstawił motywy zastosowania modelu CAF. Podkreślił m.in.:

• kompleksową informację o instytucji, jej mocnych stronach i obszarach do usprawnień, jakie dzięki CAF uzyskało kierownictwo ministerstwa,
• wzrost zaangażowania, współpracy i satysfakcji wśród pracowników, zaproszonych do procesu samooceny,
• ale również - niskie koszty zastosowania modelu.

Agnieszka Tomaszewska – sekretarz zespołu samooceny CAF, przedstawiła mocne strony organizacji, które potwierdziła samoocena z wykorzystaniem modelu CAF. Wskazała również cztery działania doskonalące, które będą realizowane jako projekty wewnętrzne, zgodnie z przyjętą w MKiŚ Procedurą Zarządzania Projektami.

Dla uczestników spotkania wartościowe były dobre praktyki z zastosowania modelu, którymi podzieliła się pani Tomaszewska. Podkreśliła ona duże znaczenie m.in.:

• właściwego zaplanowania działań/harmonogram - założenie odpowiednich marginesów czasu na poszczególne etapy,
• właściwego doboru członków zespołu (różne stanowiska, poziom wiedzy i doświadczenia, cechy osobowościowe, osoby mające wiedzę i doświadczenie w zakresie CAF),
• odpowiedniego rozplanowania w czasie prac zespołu samooceny, dopasowanego do innych obowiązków służbowych,
• odpowiednego wyboru Lidera/Liderów w podzespołach,
• właściwego gromadzenia i doboru dowodów oraz sposobu ich opisywania,
• optymalnego doboru narzędzi informatycznych,
• wsparcia i bezpośredniej współpracy z Kierownictwem organizacji - traktowanie przez kierownictwo oceny CAF jako priorytetu wśród innych priorytetowych zadań,
• właściwego przeszkolenia członków zespołu odnośnie do metodyki - przed rozpoczęciem analizy,
• publikowania/rozpowszechniania informacji wewnątrz organizacji np. w intranecie nt. znaczenia takiego działania i płynących z tego korzyści.

Zdaniem sekretarz zespołu samooceny, w ramach zastosowania modelu CAF warto zwrócić szczególną uwagę m.in. na:

• poszukiwanie dowodów,
• wzajemną weryfikację dowodów,
• wykonanie punktacji - zasady punktacji,
• punktowanie zespołowo,
• właściwe/uporządkowane gromadzenie dokumentacji/dowodów,
• ważne obszary - komunikacja, zarządzanie zasobami ludzkimi, kontrola zarządcza.

Na koniec swojego wystąpienia Agnieszka Tomaszewska podkreśliła, że CAF2020 to:

• szansa lepszego poznania organizacji,
• integracji pracowników różnych komórek organizacyjnych, którzy zwykle nie mają możliwości współpracy,
• szansa na integrację pomiędzy różnymi poziomami zarządzania oraz
• możliwość dalszego ulepszania organizacji, z korzyścią dla nas wszystkich.

Eksperci CAF, którzy wspierali pracowników ministerstwa w zastosowaniu modelu Marek Jefremienko i Sławomir Wysocki, również podzielili się swoimi doświadczeniami w tym zakresie. Marek Jefremienko podkreślił m.in., że tylko CAF, w odniesieniu do zarządzania administracją publiczną, jest kompletny, jeśli chodzi o zestaw standardów jakości. Z kolei Sławomir Wysocki zwrócił uwagę m.in., że źródłem sukcesu zastosowywania CAF w ministerstwie było zaangażowane przywództwo i wnikliwy, rzetelny zespół samooceny.

MKiŚ jest pierwszą instytucją administracji rządowej w Polsce i jedną z pierwszych w Europie, która skorzystała z nowej wersji metody – CAF 2020. Pierwszą, która przeprowadzała ją w środowisku pracy zdalnej. Możliwość poznania doświadczeń pracowników ministerstwa z zastosowania samooceny CAF2020 spotkała się z dużym zainteresowaniem ze strony pracowników instytucji publicznych. W webinarium wzięło udział blisko 70 osób.