Centrum Projektów Polska Cyfrowa zakończyło ocenę wniosków w ramach naboru ogłoszonego dla inwestycji „E-usługi publiczne, rozwiązania IT usprawniające funkcjonowanie administracji i sektorów gospodarki” w ramach Krajowego Planu Odbudowy. Do objęcia wsparciem wybrano projekt Ministerstwa Cyfryzacji: „Wsparcie dla powszechnego stosowania elektronicznego zarządzania dokumentacją poprzez rozwój i udostępnienie nieodpłatnego systemu klasy EZD, udostępnienie chmury SaaS2 EZD RP oraz wdrożenia systemu EZD w administracji publicznej RP”.

– Budujemy cyfrową administrację, która działa szybciej, sprawniej i bez zbędnej biurokracji. Powszechne wykorzystanie EZD RP pozwoli na znaczną redukcję papierowego obiegu dokumentów i realne ułatwi codzienną pracę urzędników. Usprawni to obsługę obywateli, przyspieszy procedury i obniży koszty funkcjonowania jednostek administracji – mówi wicepremier i minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski. – To inwestycja w nowoczesną administrację, która zwiększy efektywność pracy urzędów i jakość obsługi obywateli – dodaje.

Obecnie jedynie 30,6 proc. jednostek administracji publicznej w Polsce korzysta z systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) jako podstawowego narzędzia pracy. W wielu instytucjach wciąż dominuje obieg papierowy, co wydłuża procedury, generuje wysokie koszty operacyjne i utrudnia sprawne zarządzanie dokumentacją.

Ministerstwo Cyfryzacji, we współpracy z Naukowo Akademicką Siecią Komputerową – Państwowym Instytutem Badawczym oraz Centralnym Ośrodkiem Informatyki, wdroży system EZD RP oraz jego wersję chmurową SaaS2 EZD RP. Umożliwi to korzystanie z systemu podmiotom, które nie posiadają własnej infrastruktury IT. Instytucje publiczne będą sprawnie i bezpiecznie przechowywać oraz zarządzać dokumentami w formie elektronicznej. Urzędy nie będą musiały przy tym inwestować we własne serwery i infrastrukturę IT, co znacząco obniży koszty utrzymania systemów.

System EZD RP będzie zintegrowany z ePUAP oraz e-Doręczeniami, umożliwiając automatyzację wymiany dokumentów między instytucjami i przesyłanie ich do obywateli oraz przedsiębiorców. Obywatele skorzystają na szybszej obsłudze spraw administracyjnych, a urzędy zyskają nowoczesne narzędzie usprawniające zarządzanie procesami.

– Wychodzimy z ery papieru w administracji publicznej, w tym w naszych gminach i urzędach najbliżej nas, obywateli. To uproszczenie procedur i eliminacja drukowania, transportu i przechowywania dokumentów. Dzięki temu praca naszej administracji będzie bardziej efektywna i łatwiejsza. To także poprawa przejrzystości procesów i usprawnienie podejmowanie decyzji - cała historia procesu będzie dostępna w jednym miejscu – mówi wiceminister cyfryzacji Dariusz Standerski.

Wdrożenie systemu EZD RP to nie tylko inwestycja w infrastrukturę IT, ale także wsparcie dla pracowników administracji publicznej. W ramach projektu 75 000 urzędników zostanie przeszkolonych z obsługi nowego systemu i zasad elektronicznego zarządzania dokumentacją. Szkolenia będą prowadzone przez ekspertów NASK-PIB i obejmą zarówno warsztaty stacjonarne, jak i kursy e-learningowe, dostosowane do potrzeb poszczególnych instytucji.

Dodatkowo, NASK-PIB zapewni kompleksowe wsparcie techniczne na każdym etapie wdrażania EZD RP. Każda jednostka administracyjna otrzyma indywidualny harmonogram wdrożenia oraz dostęp do doradztwa technicznego. Eksperci pomogą w konfiguracji systemu, jego integracji z ePUAP i e-Doręczeniami oraz dostosowaniu infrastruktury IT do nowych standardów.

– Jestem dumny, że NASK odgrywa kluczową rolę w procesie cyfryzacji państwa. Dokonamy prawdziwej rewolucji w obiegu dokumentów i przeniesienia administracji w cyfrowy wymiar. Pozwoli to na zwiększenie efektywności działań administracji, jej większą transparentność oraz – co bardzo ważne – przyniesie oszczędności dla budżetu. EZD to ważna inwestycja w cyfrową Polskę. Dzięki systemowi EZD RP możemy mówić o realnym zwiększeniu efektywności i budowaniu zaufania obywateli. Cieszę się, że zadanie to wykona NASK. To dowód uznania dla naszych kompetencji i doświadczenia – mówi dyrektor NASK, Radosław Nielek.

Wdrożenie EZD RP to kluczowy krok w transformacji cyfrowej administracji publicznej, który przyniesie wymierne korzyści zarówno dla urzędników, jak i obywateli. Dzięki nowemu systemowi obsługa spraw urzędowych będzie znacznie szybsza i bardziej przejrzysta. Pracownicy administracji zyskają intuicyjne narzędzie do zarządzania dokumentacją, co pozwoli na optymalizację procesów i skrócenie czasu realizacji procedur.

– Udostępnienie nowej usługi w formie chmurowej, za które w tym projekcie odpowiada Centralny Ośrodek Informatyki, przyczyni się do likwidacji bariery technologicznej pomiędzy podmiotami publicznymi – powiedział Radosław Maćkiewicz, Dyrektor COI. – To dobra wiadomość szczególnie dla mniejszych urzędów, które w ten sposób otrzymają dostęp do najwyższej klasy rozwiązań w zakresie elektronicznego obiegu dokumentów. Zyskają wszyscy – zarówno administracja, jak i obywatele – dodaje.

Nowe rozwiązanie przyczyni się do ograniczenia kosztów operacyjnych. Urzędy nie będą musiały utrzymywać własnych systemów IT ani przechowywać tysięcy dokumentów papierowych, co przełoży się na oszczędności w budżetach instytucji. Dzięki pełnej integracji z ePUAP i e-Doręczeniami, wymiana dokumentów między urzędami stanie się szybsza i bardziej efektywna, co pozytywnie wpłynie na jakość świadczonych usług.

Więcej informacji o projekcie oraz możliwości zgłoszenia przystąpienia do niego:

Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją EZD RP