Które firmy powinny założyć skrzynkę e-Doręczeń? Ile to trwa, czy system jest skomplikowany, czy dużo kosztuje i czy można mieć więcej niż jeden adres? Rozwiewamy wątpliwości i obalamy mity, dotyczące „cyfrowego poleconego”.

MIT: Wszystkie firmy muszą założyć skrzynkę przed 1 kwietnia 2025 r.

Terminy wejścia w życie obowiązku założenia adresu do e-Doręczeń różnią się dla poszczególnych grup przedsiębiorców. Od 1 kwietnia 2025 r. adres do e-Doręczeń będą musiały posiadać firmy wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS przed 1 stycznia 2025 r.

Firmy korzystają już z e-Doręczeń. Adres do e-Doręczeń można założyć w dowolnym momencie, nie trzeba czekać na wejście w życie obowiązku.  Część firm już teraz korzysta z usługi. Swój adres w systemie mają już m.in. nowopowstające podmioty niepubliczne (firmy rejestrujące się w KRS po 1 stycznia 2025 roku oraz przedsiębiorcy składający wniosek o wpis do CEiDG).

MIT: e-Doręczenia służą wyłącznie do korespondencji z podmiotami publicznymi

e-Doręczenia umożliwiają bezpłatną i wygodną korespondencję z urzędami, ale zastosowanie usługi może być dużo szersze. „Cyfrowe polecone” mogą odpłatnie wymieniać ze sobą firmy, instytucje pozarządowe, ale także obywatele, którzy założyli adresy do e-Doręczeń.

Przedsiębiorca, który chciałby wysyłać listy polecone online nie tylko do urzędów może skorzystać z oferty kwalifikowanych dostawców usług (KDU). Więcej informacji na ten temat znajduje się na stronie: https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/kwalifikowani-dostawcy-uslug-kdu3

MIT: e-Doręczenia są skomplikowane

e-Doręczenia to nic innego, jak cyfrowy list polecony za potwierdzeniem odbioru. System działa podobnie jak poczta elektroniczna, z tą różnicą, że użytkownik wie na pewno, kto wysłał do niego wiadomość (jednoznaczna identyfikacja nadawcy i adresata), ma pewność, że jego korespondencja jest całkowicie bezpieczna, a na każdym etapie realizacji przesyłki wystawiane są prawnie ważne dowody.

MIT: Założenie adresu do e-Doręczeń to długi proces

Proces jest w pełni zdalny i nie zajmuje dużo czasu. Wniosek o adres do e-Doręczeń dla firmy można założyć online na stronie Biznes.gov.pl. Wymagane jest zalogowanie do Konta Przedsiębiorcy oraz przygotowanie wcześniej kilku dokumentów.

Wszystkie informacje oraz wniosek znajdują się na stronie:

https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/ou709

MIT: Najważniejsze pisma lepiej wysłać tradycyjną pocztą

List wysłany przez system e-Doręczeń ma taki sam skutek prawny jak tradycyjny polecony za potwierdzeniem odbioru. e-Doręczenia to usługa zaufania, co oznacza, że nadawca i odbiorca są identyfikowani i nikt nie może przejąć ich adresów. Zaufany dostawca usługi umożliwia pobranie dowodu wysyłania i doręczenia korespondencji, a sama usługa jest zabezpieczona tak, aby nikt nie mógł zmienić treści listu/dokumentu.

MIT: Można mieć kilka adresów do e-Doręczeń

Firma może dysponować jednym adresem do e-Doręczeń. We wniosku o jego założenie można jednak wskazać kilku użytkowników.

Należy jednak pamiętać, że obywatel może mieć swój (prywatny) adres do e-Doręczeń.

MIT: Trudno znaleźć informację kto ma adres do e-Doręczeń.

Adresy firm są opublikowane w rejestrach – odpowiednio CEIDG lub KRS. Adres urzędu można również wyszukać w prosty sposób. Wszelkie informacje znajdują się na stronie: https://biznes.gov.pl/pl/portal/004495#4

MIT: Korzystanie z e-Doręczeń jest drogie

Korespondencja z urzędami i instytucjami publicznymi w ramach e-Doręczeń jest bezpłatna. Daje możliwość wysyłania i odbierania korespondencji w dowolnym miejscu i czasie – bez konieczności wizyty na poczcie. Firmy mogą wykorzystywać „cyfrowy polecony” do odbierania wezwań, zawiadomień, decyzji z urzędów oraz składania wniosków i dokumentów do m.in. ZUS czy Urzędu Skarbowego.

Przedsiębiorca, który chciałby wysyłać cyfrowe listy polecone nie tylko do podmiotów publicznych, ale również do innych osób i podmiotów posiadających adres do e-Doręczeń, może skorzystać z oferty kwalifikowanych dostawców usług (KDU). Więcej na temat: https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/kwalifikowani-dostawcy-uslug-kdu3.

Ceny usługi ustalane są indywidualnie przez KDU.