Pierwszy raz słyszycie o czymś takim jak praca zdalna? Jeśli tak, już tłumaczymy na czym polega i jak ją zorganizować. To nic trudnego. Zaczynamy!

Praca zdalna to inaczej praca na odległość. W praktyce polega to na tym, że pracownik robi to, co zwykle tyle tylko, że np. z domu. Oczywiście są zawody, w których nie da się jej zastosować, jednak mówimy o takich, w których jest to możliwe.

Jeśli więc prowadzisz np. biuro rachunkowe, agencję PR, czy agencję ubezpieczeniową, Twoi pracownicy mogą działać z domu. Uspokajamy, jako pracodawca masz prawo ich w tym czasie monitorować. Praca zdalna to nie urlop. Zakładamy jednak, że jesteśmy wobec siebie uczciwi.

Co jako pracodawca powinieneś zrobić, by przygotować swoich ludzi do pracy zdalnej? Zacznij od podstaw - upewnij się, że wszyscy Twoi pracownicy, którzy będą pracować zdalnie, mają komputery. Wyposaż ich w służbowy, dobrze zabezpieczony sprzęt i daj dostęp do niezbędnych systemów.

A co w wyjątkowych sytuacjach, kiedy nie możesz zapewnić pracownikom dostępu do służbowych urządzeń i zabezpieczonego przez Ciebie dostępu do służbowych usług i zasobów informacyjnych, a komunikacja z pracownikami jest krytyczna dla utrzymania ciągłości działania ? Biorąc pod uwagę potencjalne ryzyka dla poufności, integralności i dostępności informacji służbowych, możesz wyrazić zgodę na incydentalną pracę na domowym/prywatnym sprzęcie, przypominając jednak o podstawowych zasadach cyberhigieny (o nich mówimy dalej w tym poradniku).

Są zawody, w których do pracy wystarczy telefon, smartfon lub tablet. Jeśli chcesz, aby Twoi pracownicy efektywnie pracowali – zapewnij im te narzędzia. Wcześniej zwróć im uwagę na to, czy mają aktualne oprogramowanie systemowe i aplikacyjne.

Kolejna sprawa – zapytaj pracowników, czy mają w domu dostęp do internetu. Nie muszą mieć Wi-Fi, czasem wystarczy dostęp do sieci za pośrednictwem funkcji hotspot w smartfonie. Nie powinieneś narażać pracowników na dodatkowe koszty – nie wszyscy muszą mieć u swoich operatorów pakiety internetowe i nie wszyscy wiedzą jak bezpiecznie skonfigurować do pracy w sieci. Generalnie wyposaż pracowników w modem komórkowy lub inne urządzenia umożliwiające bezpieczny dostęp do sieci.

Zapewne większość ze zdalnych pracowników będzie jednak korzystała ze swojej domowej sieci Wi-FI, ale domowa nie zawsze oznacza bezpieczna. Na pewno bezpieczna nie jest domowa sieć Wi-Fi, która ma:

• niezmienione domyślne hasło administratora na routerze Wi-Fi (niestety często jest to Id: admin, hasło admin),
• niezaktualizowane oprogramowanie (firmware) rutera Wi-Fi,
• proste do odgadnięcia hasło dostępowe do Wi-Fi (np. imiona, nazwy, daty urodzin).

Serwis Sekurak.pl radzi, abyś przynajmniej zadbał o dość skomplikowane hasło dostępowe (np. 4 połączone ze sobą słowa, może być również w gdzieś w środku znak specjalny). Może to być również hasło wygenerowane w menedżerze haseł (tylko nie zapomnij hasła do niego).

Idealnie gdyby udało się w ogóle wydzielić osobną, odseparowaną sieć Wi-Fi – tylko do celów zawodowych. Nieco bardziej zaawansowani mogą poszukać i włączyć opcję AP isolation / Client isolation (producenci stosują różne nazwy).

Pamiętaj, żeby do pracy zdalnej nie korzystać z publicznych otwartych sieci Wi-Fi (nawet jeśli korzystasz z VPN-a). Dlaczego? Otóż nie każda komunikacja z komputera musi być wysyłana VPN-em (a jeśli nie jest ona dodatkowo szyfrowana – atakujący mogą ją zobaczyć bez wielkiego problemu); dodatkowo Twój komputer będzie mógł być atakowany przez inne osoby podłączone do takiej sieci (czy atak będzie skuteczny to już inna sprawa). A kto może być podłączony do sieci otwartej? Każdy…

Kiedy pracownicy mają już komputery i dostęp do sieci, możesz ich wysyłać na pracę zdalną. Jednak jeszcze wcześniej ustalcie m.in. sposoby komunikacji.

Nowe technologie dają nam dużo możliwości w tym zakresie. Najprostszy sposób to e-mail. Możecie też pisać i dzwonić do siebie wykorzystując komunikatory internetowe. Wszystko, byleby skutecznie i bezpiecznie.

Tak naprawdę z wielu tych rozwiązań korzystamy na co dzień i doskonale je znamy. Nie zawsze jednak wykorzystujemy je do pracy. W aktualnej sytuacji zagrożenia epidemicznego może jednak wystąpić sytuacja kiedy będą one jedynymi dostępnymi kanałami komunikacji.

Jeśli jednak nigdy wcześniej nie korzystaliście z takich możliwości - może w ogóle rzadko korzystacie z internetu - mamy dla Was kilka wskazówek.

W związku z migracją pracowników na tryb pracy zdalnej przypominamy o higienie (nie tylko) cyberbezpieczeństwa i zapewnieniu ciągłości działania usług firmowych.

Wraz z zespołem CERT Polska zalecamy wszystkim pracownikom pracującym zdalnie podjęcie następujących działań:

• Nieużywanie prywatnych skrzynek pocztowych czy grup na portalach społecznościowych do komunikacji firmowej.
• Stosowanie się do wytycznych pracodawcy oraz wykorzystywanie do pracy tylko komputera i telefonu firmowego.
• Zadbanie o bezpieczeństwo urządzeń w sieci domowej – silne hasło do sieci WiFi oraz aktualizacje oprogramowania urządzeń to podstawa.

Administratorom firmowych sieci komputerowych zalecamy:

• Wdrożenie rozwiązania VPN z uwierzytelnianiem za pomocą certyfikatów klienckich albo tokenów czasowych – więcej zaleceń w sekcji „Rozwiązania klasy VPN [administratorzy] – Sekurak.pl”
• Nieudostępnianie bezpośrednio do internetu usług RDP, SMB, baz danych i podobnych.
• Wdrożenie dwuskładnikowego uwierzytelniania w usługach dostępnych z internetu takich jak Google Apps i/lub Microsoft Office 365.
• Zapewnienie alternatywnego kanału komunikacji w przypadku przeciążenia lub awarii VPN, np. za pomocą czatu internetowego (Slack, Mattermost itd.).
• Umożliwienie bezpiecznej wymiany plików w przypadku problemów z wydajnością VPN.
• Zabezpieczenie firmowych komputerów przed skutkami potencjalnej kradzieży i wdrożenie szyfrowania dysków.
• Zadbanie o proces tworzenia i przywracania kopii zapasowych.

Po pierwsze, wspomniany e-mail. Teraz ma go praktycznie każdy. Jeśli Ty nie masz, to dobry moment, by go założyć. Na większości portali dostęp do elektronicznej poczty jest bezpłatny. Zakładasz konto, ustalasz hasło i już możesz komunikować się z innymi. Musisz tylko pamiętać swój adres.

Dla grupy większej niż kilka osób (np. pracowników jednego działu) można założyć listę mailową. To najprostszy sposób na przesyłanie do wszystkich na raz potrzebnych do pracy dokumentów.

Mail już masz. Chcesz przejść na kolejny poziom internetowego wtajemniczenia? Korzystając z możliwości online, możecie wspólnie pracować na konkretnych dokumentach i to w tym samym czasie!

Co ważne, wszystko można tak skonfigurować, by dostęp do plików miały tylko wyznaczone osoby. Niektóre dokumenty mogą widzieć tylko wybrani pracownicy, a inne - szersze grono. Najpopularniejsze, choć niejedyne, usługi umożliwiające dzielenie się plikami to: Google Dysk, Microsoft OneDrive i Dropbox. Konta na tych platformach można założyć za darmo.

To tylko przykłady - tego rodzaju usługi oferują także inne firmy.

Dwa tygodnie pracy zdalnej nie oznacza, że nie możemy się z pracownikami zobaczyć lub usłyszeć. Możemy – ważne, by na odległość. W internecie znajdziecie wiele bezpłatnych narzędzi, które na to pozwalają. Dzięki nim możemy prowadzić wieloosobowe videkonferencje, a nawet dzielić się zawartością naszego ekranu z pozostałymi uczestnikami. To trochę tak, jak byśmy wyświetlali prezentacje na ekranie. Wszystko to, w czasie rzeczywistym.

Narzędzia, które to umożliwiają to np. Skype, Microsoft Teams (linki do instrukcji niżej) czy Google Hangouts. To tylko przykłady - tego rodzaju usługi oferują także inne firmy.

Dziś praktycznie wszyscy żyjemy online. Masowo korzystamy z mediów społecznościowych takich, jak np. Facebook. Coraz częściej komunikujemy się za pomocą Messengera czy WhatsAppa. To aplikacje, które można zainstalować na swoim smartfonie i w realnym czasie porozumiewać się z innymi. Również i te aplikacje dają możliwość stworzenia grupy, w której może być kilka osób. W jednym momencie, dzięki kilku kliknięciom możemy przekazać, np. wszystkim uczestnikom projektu, potrzebne im informacje czy dokumenty, ale tylko te które nie są tajemnicą prawnie chronioną.

Bardziej zaawansowane narzędzia do pracy zdalnej udostępniają też znane międzynarodowe firmy takie jak Google, Microsoft czy Cisco. Niektóre z nich, z uwagi na sytuację w jakiej się znaleźliśmy, swoje narzędzie udostępniają teraz za darmo.

Microsoft

To pakiet programów do pracy biurowej, który jest doskonale znany. Ma też narzędzie, które umożliwia korzystanie ze wspólnego interfejsu, by komunikować się i współpracować na odległość. Chodzi o aplikację Microsoft Teams. Online możecie tutaj publikować rożne materiały i dokumenty – tekstowe, arkusze kalkulacyjne, a nawet materiały video. Twoi współpracownicy mogą mieć do nich dostęp z dowolnego miejsca. Mogą też komunikować się ze sobą (pisząc do siebie, rozmawiając audio lub video) i przesyłać pliki. Aplikacja ma też funkcje takie jak prezentacja czy tablica multimedialna. Internetowe spotkania mogą być nagrywane i odtworzone w trybie offline.

• przewodniki dotyczące korzystania z poszczególnych rozwiązań Microsoft, w tym Microsoft Teams 
• instrukcje wideo na Youtube.

Google

W Google Hangouts możecie np. rozpoczynać czaty i rozmowy wideo, czy wykonywać połączenia telefoniczne, korzystając z wi-fi lub połączenia transmisji danych. Do korzystania z tego narzędzia potrzebne są konto Google, komputer lub telefon z kamerą i mikrofonem oraz dostęp do internetu lub połączenie transmisji danych.

• szczegółowa instrukcja

Cisco Webex

To możliwość organizacji spotkania nawet dla stu uczestników oraz nielimitowany czas jego trwania. Dzięki aplikacji można prowadzić spotkania na odległość. Można podczas nich nie tylko prowadzić dyskusję, ale i udostępniać też dokumenty czy prezentacje.

Rejestracja darmowego konta Cisco Webex

Instrukcja na razie jest w języku angielskim, wkrótce powinna się pojawić także jej polska wersja językowa.

Działajcie i czekajcie na nasze kolejne poradniki. Będziemy Wam pomagać nie tylko w organizacji zdalnej pracy, ale i w wielu innych internetowych działaniach, które przydadzą się w najbliższych dniach.

Przeczytajcie też informację Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, w której znajdziecie odpowiedzi na wiele formalnych pytań dotyczących pracy zdalnej.