e-Doręczenia

Podmioty publiczne mają obowiązek wysyłania i odbierania dokumentów z wykorzystaniem systemu e-Doręczeń.  

Firmy i zawody zaufania publicznego (np. notariusze, radcy prawni, doradcy podatkowi) zobowiązani są do posiadania skrzynki do doręczeń a co za tym idzie do odbierania korespondencji z wykorzystaniem e-Doręczeń.

Sprawdź harmonogram włączania tych podmiotów do e-Doręczeń.

Skrzynka e-Doręczeń docelowo zastąpi korespondencję przez ePUAP. Pozostałe usługi ePUAP będą stopniowo zastępowane w ramach innych projektów.

Z e-Doręczeń będzie można korzystać przez:

• skrzynkę e-Doręczeń na mObywatel.gov.pl i edoreczenia.gov.pl,
• skrzynkę na Koncie Przedsiębiorcy na biznes.gov.pl,
• system kancelaryjny EZD zintegrowany z e-Doręczeniami,
• aplikacje firm dostarczających usługę e-Doręczeń.

Bezpłatna jest korespondencja:

• od obywateli i firm do podmiotów publicznych,
• pomiędzy podmiotami publicznymi.

Podmioty publiczne będą płacić za wysyłkę dokumentów do obywateli, firm i innych instytucji niepublicznych.

Obywatele i firmy będą ponosić koszty korespondencji, jeżeli nie będzie w niej uczestniczyć podmiot publiczny, czyli np. między firmami czy między firmą a osobą fizyczną.

Reklamację dotyczącą przesyłki w publicznej usłudze rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) i publicznej usłudze hybrydowej (PUH) przyjmuje operator wyznaczony jako dostawca e-Doręczeń, czyli Poczta Polska.

Co przygotować do złożenia reklamacji

Aby złożyć reklamację, będzie Ci potrzebny:

• numer i dowód nadania przesyłki,
• numer umowy,
• dane nadawcy i adresata,
• adres e-mail, na który chcesz otrzymać odpowiedź na reklamację,
• numer konta bankowego do wypłaty ewentualnego odszkodowania.

W skrzynce e-Doręczeń

• Zaloguj się do e-Doręczeń.
• Wejdź do skrzynki, gdzie znajduje się przesyłka, której dotyczy reklamacja.
• Kliknij „Usługi dodatkowe”, następnie „Złóż reklamację”, a potem „Złóż wniosek”.
• Wpisz numer przesyłki.
• Postępuj dalej zgodnie z treścią formularza i wyślij go.

Na stronie Poczty Polskiej

• Otwórz formularz online dostępny na stronie Poczty Polskiej.
• Wybierz powód złożenia reklamacji
• Podaj numer przesyłki i postępuj zgodnie z treścią formularza i wyślij go.  

W placówce Poczty Polskiej

Reklamację możesz też złożyć na piśmie w dowolnej placówce Poczty Polskiej.  

Termin rozpatrzenia reklamacji

Operator wyznaczony rozpatruje reklamację niezwłocznie i udziela odpowiedzi na reklamację w terminie nie dłuższym niż 30 dni od dnia jej przyjęcia.

Podstawa prawna 

Reklamacje reguluje w szczególności rozporządzenie Ministra Aktywów Państwowych i Ministra Cyfryzacji z dnia 9 sierpnia 2021 r. w sprawie reklamacji za niewykonanie lub nienależyte wykonanie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz publicznej usługi hybrydowej.

W dowodach nadania:

Przesyłka elektroniczna: dowód A.1 (pole: ns2:MessageIdentifier), dowód BPWP (pole: Identyfikator wiadomości).

Przesyłka hybrydowa:  dowód H.PN (pole: NumerNadania).

Firmy i zawody zaufania publicznego (np. notariusze, radcy prawni, doradcy podatkowi) zobowiązani są do posiadania skrzynki do doręczeń a co za tym idzie do odbierania korespondencji z wykorzystaniem e-Doręczeń.

Sprawdź harmonogram włączania firm i zawodów zaufania publicznego do e-Doręczeń.

Korzystanie z e-Doręczeń przez obywateli nie jest obowiązkowe.

Tak.

Tak. e-Doręczenia mogą być wykorzystywane w każdym procesie administracyjnym, sądowym i cywilnym, ponieważ są usługą zaufania, co oznacza, że:

• nadawca i odbiorca są identyfikowani (ich tożsamość jest sprawdzana) i nikt nie może przejąć ich adresów ani podszyć się pod nich,
• zaufany dostawca usługi umożliwia pobranie dowodu wysyłania i doręczenia korespondencji,
• usługa jest zabezpieczona tak, aby nikt nie mógł zmienić treści korespondencji w drodze między nadawcą a odbiorcą.

Wiadomości zostaną dostarczone, gdy w skrzynce zwolni się miejsce. Nawet jeśli skrzynka odbiorcy będzie pełna, to i tak otrzyma on powiadomienia o wiadomościach od podmiotów publicznych. ​​​​

Problemy na środowisku produkcyjnym (nietestowym) możesz zgłosić poprzez formularz kontaktowy lub pod numerem infolinii 22 250 01 45.

Możesz aktywować skrzynkę w dowolnym momencie. Ważne jednak, aby zachować termin obowiązku korzystania z e-Doręczeń zgodnie z harmonogramem.

Wpis adresu do doręczeń elektronicznych do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE) skutkuje automatycznym zawarciem umowy z Pocztą Polską na świadczenie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) i publicznej usługi hybrydowej (PUH).

Obowiązek korzystania z e-Doręczeń przez podmioty publiczne jest rozłożony w czasie i zależy od rodzaju podmiotu.

Sprawdź harmonogram obowiązku korzystania z e-Doręczeń.

Część firm korzysta z e-Doręczeń. Taki obowiązek mają podmioty niepubliczne rejestrujące się w KRS po 1 stycznia 2025 roku oraz te składające wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

Pozostałe będą wdrażać e-Doręczenia zgodnie z harmonogramem, ale mogą już teraz założyć adres i skrzynkę do e-Doręczeń..

Terminy i dodatkowe informacje znajdziesz na Biznes.gov.pl

Powiatowe urzędy pracy realizują zadania samorządu powiatowego w zakresie polityki rynku pracy i wchodzącą w skład administracji zespolonej powiatu (art. 9 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy).

Dlatego te urzędy jako jednostki budżetowe powiązane z jednostkami samorządu terytorialnego obowiązuje taki sam termin na wprowadzenie e-Doręczeń jak jednostki samorządu terytorialnego, czyli 1 stycznia 2025 r. w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Natomiast w zakresie doręczania korespondencji w publicznej usłudze hybrydowej termin to 1 października 2029 r. (art. 155 ust. 6 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych).

Ośrodki pomocy społecznej obowiązuje ten sam termin na wprowadzenie e-Doręczeń co jednostki samorządu terytorialnego, czyli 1 stycznia 2025 r. w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Natomiast w zakresie doręczania korespondencji w publicznej usłudze hybrydowej termin to 1 października 2029 r. (art. 155 ust. 6 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych).

Wskazują na to następujące przepisy:

• Zadania pomocy społecznej w gminach wykonują ich jednostki organizacyjne – ośrodki pomocy społecznej lub centra usług społecznych (ustawa z dnia 19 lipca 2019 r. o realizowaniu usług społecznych przez centrum usług społecznych i art. 110 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej).
• Są tworzone na podstawie uchwały rady miasta lub gminy, która nadaje im statut, i działają jako gminne jednostki organizacyjne o statusie jednostki budżetowej (art 9 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym).

PCPR mają ten sam termin na wprowadzenie e-Doręczeń co jednostki samorządu terytorialnego, czyli 1 stycznia 2025 r. w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Natomiast w zakresie doręczania korespondencji w publicznej usłudze hybrydowej termin to 1 października 2029 r. (art. 155 ust. 6 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych).

Wskazują na to następujące przepisy:

• Powiat ma ustawowe zadania publiczne o charakterze ponadgminnym w zakresie pomocy społecznej (art. 4 ust. 1 pkt 3 i ust. 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym).  
• Aby wykonywać swoje zadania, powiat może tworzyć jednostki organizacyjne (art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym).
• Tworzenie, przekształcanie i likwidacja jednostek organizacyjnych oraz wyposażanie je w majątek należy do wyłącznej właściwości rady powiatu (art. 12 pkt 8 lit. i ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym).
• Do zadań własnych powiatu należy tworzenie oraz utrzymywanie PCPR (art. 19 pkt 19 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej).
• Zadania pomocy społecznej w powiatach wykonują jednostki organizacyjne – PCPR, które są samodzielnymi jednostkami organizacyjno-budżetowymi podporządkowanymi bezpośrednio zarządowi powiatu (art. 112 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej).

Podmioty publiczne takie jak przedszkola, szkoły i placówki wymienione w art. 3 ust. 3-10 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe są zakładane i prowadzone przez ministrów i jednostki samorządu terytorialnego w formie jednostek budżetowych.

Jeżeli organem prowadzącym dla nich jest jednostka samorządu terytorialnego, to powinny stosować e-Doręczenia od 1 stycznia 2025 r. w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Natomiast W zakresie doręczania korespondencji w publicznej usłudze hybrydowej termin to 1 października 2029 r. (art. 155 ust. 6 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych).

Jeśli organem prowadzącym jest minister, to terminem na wprowadzenie e-Doręczeń jest 1 stycznia 2025 r. zarówno w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (art. 155 ust. 1 tej ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych).

Za działalność tych podmiotów odpowiada organ prowadzący. Organizacyjnie są one formą wykonywania jego zadań oświatowych i zespołem środków wyodrębnionym ze środków organu prowadzącego. Nie mają osobowości prawnej, swoje wydatki pokrywają bezpośrednio z budżetu organu prowadzącego, a dochody odprowadzają na jego rachunek. Z tych powodów termin na wprowadzenie e-Doręczeń jest dla nich taki sam jak dla organu prowadzącego, który je założył.

Zadania samorządów województw w zakresie polityki rynku pracy realizują wojewódzkie urzędy pracy, które są ich jednostkami organizacyjnymi.

Dlatego wojewódzkie urzędy pracy powinny stosować e-Doręczenia od 1 stycznia 2025 r. w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Natomiast w zakresie doręczania korespondencji w publicznej usłudze hybrydowej termin to 1 października 2029 r. (art. 155 ust. 6 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych).

Organy prowadzące szkoły i placówki mogą tworzyć jednostki ich obsługi ekonomiczno-administracyjnej, aby wykonywać swoje zadania określone w art. 10 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe. Jeżeli te jednostki mają formę jednostki budżetowej, to termin na wprowadzenie e-Doręczeń jest dla nich taki sam jak dla organu, który je utworzył.

Jeżeli jest nim jednostka samorządu terytorialnego, to terminem jest 1 stycznia 2025 r. w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. W zakresie doręczania korespondencji w publicznej usłudze hybrydowej termin to 1 października 2029 r. (art. 155 ust. 6 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych).

Jeśli organem tym prowadzącym jest minister, to terminem na wprowadzenie e-Doręczeń jest 1 października 2024 r., zarówno w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (art. 155 ust. 1 tej ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych).

Tak.

To adres doręczeń elektronicznych (ADE) nadawany użytkownikowi e-Doręczeń. To  nie jest adres e-mail. Właściwości adresu do e-Doręczeń:

• jest indywidualny – przypisany do danego użytkownika,
• umożliwia jednoznaczną identyfikację nadawcy i adresata,
• nie może zmienić właściciela.

Każdy adres do e-Doręczeń jest wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE).

Przeczytaj, jak uzyskasz adres do e-Doręczeń. Jeśli już masz adres, to sprawdzisz go w skrzynce do e-Doręczeń na gov.pl.

Każdy adres do e-Doręczeń składa się z ciągu znaków (liter i cyfr) w następującym układzie:

AE:PL-XXXXX-XXXXX-YYYYY-ZZ

gdzie:

AE – to skrót od adres elektroniczny

PL – kod kraju w standardzie ISO 3166 (w tym przykładzie Polski)

X – cyfry

Y – litery

Z – cyfry sumy kontrolnej.

Przykładowy adres: 

AE:PL-12345-67890-ABCDE-12

Baza Adresów Elektronicznych to rejestr publiczny, w którym zapisywane są wszystkie adresy do e-Doręczeń. Adresy zamieszczone w bazie są wiarygodne, ponieważ  podczas wnioskowania o adres do e-Doręczeń weryfikowana jest tożsamość właściciela adresu.

Tylko podmioty publiczne mogą znaleźć Twój osobisty adres do e-Doręczeń. Obywatele i firmy nie mają wglądu w te dane. Natomiast dane Twojej firmy są widoczne dla wszystkich użytkowników e-Doręczeń.

Wypełnij wniosek o:

• założenie adresu do e-Doręczeń – już teraz wszyscy mogą wystąpić o adres do e-Doręczeń,
• wpis lub aktualizację danych w rejestrach CEIDG lub KRS – termin został ogłoszony przez ministra do spraw informatyzacji.

Wraz z adresem zostanie założona skrzynka, z której można wysyłać i odbierać wiadomości z e-Doręczeń.

• Wypełnij wniosek o założenie adresu do e-Doręczeń. Podaj w formularzu dane swoje lub firmy albo innej organizacji, dla której zakładasz adres. Możesz także wskazać administratora skrzynki, czyli osobę, która będzie nią zarządzała w imieniu Twojej firmy lub organizacji.
• Wniosek zostanie sprawdzony.
• Skrzynkę trzeba jeszcze aktywować – otrzymasz wiadomość z informacją, jak to zrobić.
  Przeczytaj, jak aktywować skrzynkę do e-Doręczeń.

Niektóre Twoje dane są wpisane do wniosku automatycznie. Jeśli są błędne i nie możesz ich poprawić, nie wysyłaj tego wniosku. Skontaktuj się ze swoim urzędem gminy i zgłoś korektę danych. Błąd w swoich danych możesz zgłosić również przez internet.

Wyszukiwanie osób fizycznych jest możliwe na podstawie jednego z dwóch zestawów danych:

• PESEL albo identyfikator EU, imię i nazwisko
• imię, nazwisko i pełny adres do korespondencji.

Dane osób fizycznych są udostępniane wyłącznie podmiotom publicznym.

Spółka cywilna nie może mieć adresu do doręczeń elektronicznych. Spółka cywilna to jedynie umowa łącząca wspólników - nie posiada odrębnej od samych wspólników podmiotowości prawnej. ADE mogą jedynie posiadać jej poszczególni wspólnicy.

Adres do e-Doręczeń dla podmiotu publicznego, który nie ma oddzielnego numeru REGON, może zostać nadany wyłącznie, jeśli jest to podyktowane strukturą organizacyjną podmiotu. Wniosek o nadanie adresu pomocniczego powinien złożyć reprezentant jednostki nadrzędnej lub wyznaczony pełnomocnik, wybierając opcję „dla jednostki podmiotu publicznego, która nie posiada numeru REGON”. Do złożenia wniosku należy dodatkowo załączyć uzasadnienie dla rejestracji pomocniczego adresu do e-Doręczeń dla jednostki lokalnej podpisane przez reprezentanta podmiotu.

Tak.

Tak.

Od 1 marca 2025 roku adresy do e-Doręczeń dla osób fizycznych będą wpisane do Bazy Adresów Elektronicznych bezterminowo, a wpisane przed tym dniem adresy uzyskają bezterminowy okres ważności.

Należy złożyć wniosek o adres do e-Doręczeń dla urzędu gminy.

Podmioty publiczne mogą wyszukiwać adresy do e-Doręczeń innych podmiotów publicznych, a także firm i innych podmiotów niepublicznych, w tym obywateli.

Osoby fizyczne, firmy i inne podmioty niepubliczne nie mogą wyszukiwać adresów do e-Doręczeń obywateli (mogą wyszukiwać tylko adresy podmiotów publicznych).

Należy złożyć wniosek o nadanie adresu do e-Doręczeń dla urzędu gminy.

Minister właściwy do spraw informatyzacji z urzędu wykreśli do 1 stycznia 2026 r. adres do e-Doręczeń utworzony na gminę. Przedtem poinformuje tę jednostkę o konieczności pobrania zasobów, które znajdują się skrzynce do wykreślenia.

Osobistą: 

• wejdź na stronę skrzynki do e-Doręczeń i zaloguj się aplikacją mObywatel albo profilem zaufanym, e-dowodem,
• wejdź w zakładkę Twoje skrzynki w menu bocznym,
• kliknij Aktywuj skrzynkę,
• podaj adres e-mail, na który mają być wysyłane powiadomienia,
• zapoznaj się z regulaminem świadczenia usług przez Operatora Wyznaczonego.
• kliknij Aktywuj.

Firmową:

• zaloguj się na Konto Przedsiębiorcy,
• wybierz e-Doręczenia,
• wskaż skrzynkę, którą chcesz aktywować,
• kliknij Przejdź do aktywacji,
• podaj adres e-mail, na który mają być wysyłane powiadomienia,
• zapoznaj się z regulaminem świadczenia usług przez Operatora Wyznaczonego,​​​
• kliknij Aktywuj skrzynkę.

Gdy skrzynka będzie aktywna, otrzymasz e-maila, że możesz z niej korzystać.

Ważne! Gdy aktywujesz skrzynkę, będziesz otrzymywać korespondencję od podmiotów, które używają e-Doręczeń. Zapoznaj się z pouczeniem o skutkach prawnych.

Wiadomość wraz z załącznikami i potwierdzeniem jej wysłania i odebrania możesz pobrać w skompresowanym pliku ZIP. Gdy go rozpakujesz, w folderze znajdziesz wszystkie pliki dotyczące przesyłki. Będą one w formatach PDF i XML, a załączniki w formacie, w jakim dodał je nadawca. Możesz również pobrać osobno poszczególne załączniki.

Tak. Podmiot publiczny znajdzie Twój adres do e-Doręczeń w Bazie Adresów Elektronicznych.

W ramach e-Doręczeń nie można aktualizować adresu zameldowania i zamieszkania – to są dane, które zmienisz we wniosku o zmianę danych firmy w CEIDG lub w urzędzie gminy.

W skrzynce do e-Doręczeń możesz zaktualizować adres siedziby firmy i adres do korespondencji.

Aby zaktualizować adres do korespondencji w usłudze e-Doręczeń:

• zaloguj się na swoją skrzynkę do e-Doręczeń,
• wybierz Zarządzaj adresami do e-Doręczeń, 
• złóż wniosek o zmianę w Bazie Adresów Elektornicznych.

• 30 dni przed terminem pojawi się komunikat w panelu osobistej skrzynki do e-Doręczeń na edoreczenia.gov.pl lub mObywatel.gov.pl w zakładce Twoje skrzynki,
• 14, 7 i 2 dni przed terminem dostaniesz powiadomienia na Twój adres e-mail – możesz go sprawdzić w ustawieniach skrzynki e-Doręczeń

Jeśli korzystasz z usługi publicznej u operatora wyznaczonego:

1. Zaloguj się na edoreczenia.gov.pl lub na mObywatel.gov.pl otwórz zakładkę Twoje skrzynki.
2. Przejdź do osobistej skrzynki do e-Doręczeń.
3. Przeczytaj oświadczenie i potwierdź, że przedłużasz ważność skrzynki do e-Doręczeń.

Jeżeli korzystasz z usług kwalifikowanego dostawcy, skontaktuj się z nim w tej sprawie. 

Jeśli nie przedłużysz ważności skrzynki, przejdzie ona w tryb zamknięty ‒ będzie tylko do odczytu i nie dostaniesz na nią nowych wiadomości.

Standard e-Doręczeń znajdziesz w materiałach technicznych o e-Doręczeniach do pobrania.

Dokumentację i inne informacje na temat integracji systemów klasy EZD z e-Doręczeniami i środowiska testowego znajdziesz w części Integracja.

Na środowisku testowym używany jest adres testowy. Aby korzystać z e-Doręczeń na środowisku produkcyjnym, trzeba założyć rzeczywisty adres.

Administrator skrzynki służbowej może to zrobić po zalogowaniu do skrzynki e-Doręczeń, w zakładce „Systemy” modułu uprawnień. W zakładce „Integracja” znajduje się więcej informacji na jej temat.

Musi to być osoba, która ma prawo wglądu do korespondencji podmiotu publicznego i jest uprawniona do zarządzania dostępem do tej korespondencji. Warto, aby taka osoba miała kompetencje w zarządzaniu uprawnieniami w systemach IT, ale nie jest konieczne, aby posiadała wykształcenie informatyczne. Dlatego nie musi, lecz może być zatrudniona w dziale IT.

Tak. Skrzynka może mieć wielu administratorów. We wniosku o adres do e-Doręczeń można wskazać więcej niż jednego administratora.

Poczta Polska jest operatorem wyznaczonym zgodnie z ustawą o doręczeniach elektronicznych. Jako jedyna jest zobowiązana do świadczenia publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego i publicznej usługi hybrydowej. Dlatego proces zawierania umowy w tym zakresie nie podlega prawu zamówień publicznych.

We wniosku akceptowane są 9- i 14-cyfrowe numery REGON:

• 9-cyfrowy dla jednostki nadrzędnej
• 14-cyfrowy dla jednostki podrzędnej

Wpis adresu do e-Doręczeń do Bazy Adresów Elektronicznych skutkuje dla podmiotu publicznego zawarciem umowy z Pocztą Polską (§ 3 ust. 1, pkt. 1 regulaminu świadczenia publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego i publicznej usługi hybrydowej; rozdział XII regulaminu zawiera zapisy dotyczące danych osobowych).

Status wniosku można sprawdzić w zakładce Zarządzaj adresami do e-Doręczeń. Na adres e-mail podany we wniosku zostanie przesłana wiadomość o decyzji – założeniu adresu lub odrzuceniu wniosku.

Wnioski rozpatrywane są zgodnie z kolejnością ich wpływu.

Powody odrzucenia wniosku to nieprawidłowości takie jak: dane we wniosku są niezgodne z przesłanymi dokumentami, pełnomocnictwo nie jest podpisane elektronicznie lub nie jest potwierdzone za zgodność z oryginałem, numer NIP nie dotyczy podmiotu składającego wniosek.

Jeśli wniosek będzie zawierał błędy, to na adres e-mail podany we wniosku zostanie wysłana wiadomość z powodami jego odrzucenia.

Jeśli podmiot wnioskujący o adres do e-Doręczeń nie ma nadanego numeru NIP, powinien wybrać w formularzu opcję „Nie nadano numeru NIP”. Nie należy podawać numeru NIP jednostki nadrzędnej – taki wniosek zostanie odrzucony.

Jeśli urząd uzyskał adres, ale nie aktywował skrzynki, to nie musi składać wniosku ponownie. Skrzynka wymaga jednak aktywacji od 1 stycznia 2025 r.

Jeśli pełnomocnik lub reprezentant podmiotu był jednocześnie administratorem skrzynki, wówczas nowy pełnomocnik/reprezentant powinien złożyć wniosek o aktualizację wpisu w Bazie Adresów Elektronicznych. W tym celu należy wejść w zakładkę „Twoje skrzynki”, kliknąć link „Zarządzaj adresami do e-Doręczeń” i wypełnić wniosek, podpisać go za pomocą profilu zaufanego, e-dowodu lub certyfikatu kwalifikowanego.

Jeśli pełnomocnik lub reprezentant podmiotu nie był jednocześnie administratorem skrzynki, wówczas nie ma potrzeby dokonywania żadnych aktualizacji, ponieważ to administrator zarządza skrzynką do e-Doręczeń podmiotu.

Dla każdej z tych trzech ról zakładasz oddzielny adres do e-Doręczeń:

1. jako osoba prywatna,
2. dla swojej firmy,
3. jako osoba, która wykonuje zawód zaufania publicznego.

Dzięki e-Doręczeniom zyskujesz:

• bezpieczeństwo – ważne wiadomości i dokumenty odbierzesz i wyślesz przez internet za potwierdzeniem odbioru,
• komfort – korespondencję obsłużysz o dogodnej porze i w dowolnym miejscu – wystarczy komputer, tablet lub telefon z dostępem do internetu,
• oszczędność czasu – dzięki wyszukiwarce szybko znajdziesz i potwierdzisz  adres do e-Doręczeń odbiorcy,
• skuteczność i szybkość komunikacji z podmiotami publicznymi, która jest równoważna prawnie przesyłce poleconej za zwrotnym potwierdzeniem odbioru,
• powiadomienia na bieżąco – będziesz od razu wiedzieć, jaki jest status Twojej korespondencji, bo zaufany dostawca dostarczy ją adresatowi i zapisze datę jej doręczenia.

Tak, jest to możliwe w usłudze dostawcy publicznego (Poczty Polskiej) i innych kwalifikowanych dostawców usług e-Doręczeń.

Kwalifikowany dostawca usług (KDU) to podmiot, który uzyskał uprawnienia kwalifikowanego dostawcy rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Będzie mógł świadczyć komercyjną usługę e-Doręczeń. Za pomocą takiej skrzynki e-Doręczeń będzie możliwa komunikacja z podmiotami publicznymi i pomiędzy podmiotami niepublicznymi (w tym między obywatelami a firmami).

To komercyjna usługa e-Doręczeń. Może ją świadczyć kwalifikowany dostawca usług wpisany do rejestru dostawców usług zaufania. Taka usługa umożliwi korespondencję nie tylko do i od podmiotów publicznych (jak publiczna usługa e-Doręczeń), ale też między podmiotami niepublicznymi (w tym między firmami a obywatelami).

Ustawa o doręczeniach elektronicznych nie zobowiązuje takich spółek, aby miały adres do e-Doręczeń. Mówi o podmiotach wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego. Jednak spółki, które prowadzą działalność w Polsce, mogą uzyskać taki adres, jeśli mają polski Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP). Wniosek mogą złożyć już teraz na stronie Biznes.gov.pl. 

Podmioty z rejestru stowarzyszeń mogą, ale nie muszą mieć adresu do e-Doręczeń.

Aby zrezygnować z usługi e-Doręczeń:

• zaloguj się na swoją skrzynkę do e-Doręczeń,
• kliknij Zarządzaj adresami do e-Doręczeń, 
• złóż wniosek o wykreślenie Twojego adresu do e-Doręczeń z bazy.

Aby sprawdzić, czy urząd ma taki adres, można skorzystać z wyszukiwarki Bazy Adresów Elektronicznych w skrzynce do e-Doręczeń lub z narzędzia na stronie gov.pl.

Jest to równoważne w skutkach prawnych do 31 grudnia 2025 roku.

Po upływie 14 dni od wpłynięcia na adres obywatela, firmy i innego podmiotu niepublicznego korespondencji od podmiotu publicznego uznaje się ją za doręczoną, nawet jeśli adresat jej nie otworzy.

Złóż wniosek o adres do e-Doręczeń jako podmiot publiczny.

Nie można zastąpić pełnomocnictwa upoważnieniem.

Do wniosku o adres do e-Doręczeń dla instytucji publicznej trzeba dołączyć:

1. dokument potwierdzający reprezentację podmiotu publicznego lub podmiotu niepublicznego,
2. pełnomocnictwo do złożenia wniosku w imieniu podmiotu publicznego lub podmiotu niepublicznego, jeżeli pełnomocnik został ustanowiony – albo ich kopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem przez wnioskodawcę lub przez notariusza albo przez pełnomocnika wnioskodawcy.

Zalecamy złożenie pełnomocnictwa szczególnego, aby uniknąć ryzyka, że wniosek będzie odrzucony.

e-Doręczenia zapewniają urzędom i innym podmiotom publicznym:

• elektroniczny obieg dokumentów,
• prostszą obsługę dokumentacji – zastąpią dokumentację papierową,
• skuteczną komunikację z obywatelem,
• nadzór nad obiegiem dokumentów,
• dowody doręczenia dokumentów elektronicznych,
• szybki kontakt z obywatelem i firmami – niezależnie od tego, czy są poza swoim stałym adresem, czy za granicą.

Za zgodą ministra do spraw informatyzacji podmiot publiczny może dla swoich oddziałów uzyskać oddzielne adresy do e-Doręczeń. Istotne jest, czy oddziały te są stosunkowo samodzielne i wykonują specjalne zadania związane z ich lokalizacją. Adresy wszystkich oddziałów będą wpisane do Bazy Adresów Elektronicznych, a urząd musi wskazać jeden adres główny.

Każdy z oddziałów musi złożyć osobny wniosek.

To osoba wyznaczona przez właściciela adresu, która jest uprawniona do zarządzania skrzynką do e-Doręczeń.

Będą płacić operatorowi wyznaczonemu (Poczcie Polskiej S.A.) na podstawie faktury za zrealizowane usługi płatne przelewem na rachunek bankowy w niej wskazany. Termin płatności to 14 dni kalendarzowych od daty wystawienia faktury.

Poczta wystawi fakturę najpóźniej 7 dni po zakończeniu okresu rozliczeniowego. Wyśle ją w formacie PDF na adres e-mail wskazany przez podmiot publiczny do powiadomień.​​​​​

Faktury są wysyłane na adres e-mail do powiadomień podawany podczas aktywacji skrzynki e-Doręczeń. Jeżeli klient ma zawartą indywidualną umowę na świadczenie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego i publicznej usługi hybrydowej, to faktury są przesyłane zgodnie z zapisami w tej umowie.

Tak, gdy sytuacja wykracza poza zapisy regulaminu świadczenia usług PURDE i PUH, na przykład jeśli płatnikiem nie jest nadawca przesyłek, podmiot publiczny powinien podpisać odrębną umowę z operatorem wyznaczonym, czyli Pocztą Polską S.A. To zagwarantuje korzystanie z usług na uzgodnionych warunkach.

Zawarcie odrebnej umowy z Pocztą Polską nie jest równoznaczne z aktywacją adresu i skrzynki do e-Doręczeń.  

Jeżeli podmiot publiczny podpisał umowę na świadczenie usług pocztowych, powinien skontaktować się z opiekunem wskazanym w umowie.

Jeżeli nie ma takiej umowy, powinien skontaktować się z infolinią Poczty Polskiej +48 438 420 600 lub przez formularz kontaktowy.

Publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego: na fakturze za nadane przesyłki (pole: nr umowy).

Publiczna usługa hybrydowa: w dowodzie nadania H.PN (pole: IdUmowy) lub na fakturze (pole: nr umowy).

Przesyłka będzie zwrócona do nadawcy albo zniszczona przez operatora wyznaczonego  – zgodnie z opcją wybraną przez urząd przy nadaniu przesyłki.

Status wniosku można sprawdzić w zakładce Zarządzaj adresami do e-Doręczeń.

Należy ponownie złożyć wniosek z poprawnymi danymi oraz dokumentami. Należy wziąć pod uwagę powody odrzucenia wniosku zawarte w wiadomości przesłanej na adres e-mail podany we wniosku.

Należy poczekać na odrzucenie błędnego wniosku, a następnie złożyć poprawny wniosek.

Skrzynkę może aktywować wyznaczony we wniosku administrator. Ta osoba powinna zalogować się do e-Doręczeń i aktywować skrzynkę.

Żeby zmienić dane, złóż wniosek w zakładce Zarządzaj adresami do e-Doręczeń po zalogowaniu do e-Doręczeń.

Żeby wkreślić adres do e-Doręczeń, złóż wniosek o wykreślenie w zakładce Zarządzaj adresami do e-Doręczeń po zalogowaniu do e-Doręczeń.

Żeby zmienić dostawcę usługi, złóż wniosek w zakładce Zarządzaj adresami do e-Doręczeń po zalogowaniu do e-Doręczeń.

Za pomocą e-Doręczeń powinna być prowadzona ta korespondencja, do której urząd potrzebuje dowodów nadania i odebrania przesyłki, na przykład korespondencja której dotyczą przepisy kodeksu postępowania administracyjnego lub ordynacji podatkowej. Nie ma obowiązku, aby wysyłać za pomocą e-Doręczeń korespondencji nadawanej do tej pory listem zwykłym, której nadanie i odbiór nie muszą być odpowiednio udokumentowane.

W usłudze e-Doręczeń jest wyszukiwarka dla pojedynczych adresów do e-Doręczeń. Rekomendujemy używanie systemu klasy EZD, który wspiera obsługę korespondencji, w tym masową wysyłkę.

Operator wyznaczony (OW) wystawia:  

• dowód wysłania – gdy przyjmie wiadomość do wysłania,
• dowód otrzymania –  gdy doręczy wiadomość odbiorcy lub nastąpi fikcja doręczenia,
• dowód otrzymania – gdy udostępni wiadomość podmiotowi publicznemu do odczytania.

Dowody są opatrzone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną dostawcy i kwalifikowanymi znacznikami czasu dla poszczególnych zdarzeń.

Dowody są dostępne w dwóch formatach: PDF i XML.

• Nadanie wiadomości – dowód wysłania.
• Odebranie wiadomości lub zwrotu przesyłki poleconej w obrocie krajowym – EPO (Elektroniczne Potwierdzenie Odbioru)

• Odmowa przyjęcia korespondencji – dowód odrzucenia.

Dowody są dostępne w dwóch formatach: PDF i XML.

Tak. Projekt umowy znajduje się na stronie Poczty Polskiej S.A – operatora wyznaczonego w usłudze e-Doręczeń.

Każdy podmiot publiczny ma swojego reprezentanta lub pełnomocnika. Tę funkcję może pełnić osoba, która działa w imieniu podmiotu publicznego (np. instytucji rządowej lub samorządowej) w różnych sytuacjach prawnych, administracyjnych czy operacyjnych na podstawie stosownego upoważnienia lub pełnomocnictwa. 

• Reprezentant to osoba pełniąca funkcję kierowniczą w danej instytucji (np. dyrektor, prezes, burmistrz, wójt) lub osoba, która na mocy odpowiednich przepisów lub decyzji wewnętrznych została upoważniona do reprezentowania podmiotu publicznego w określonym zakresie. 
• Pełnomocnik to osoba upoważniona do reprezentowania podmiotu publicznego na podstawie pełnomocnictwa. 

Pełnomocnik lub reprezentant podmiotu powinien złożyć wniosek o aktualizację wpisu w Bazie Adresów Elektronicznych. Aby to zrobić, musi:

• zalogować się na edoreczenia.gov.pl,  
• kliknąć link „Zarządzaj adresami do e-Doręczeń”, a następnie przycisk „Złóż wniosek”, 

• wybrać opcję „Dla innej osoby lub podmiotu”, potem adres, którego dotyczy wniosek, a następnie sprawę: „Aktualizacja danych”,
• wypełnić we wniosku jedną z sekcji: 

• Usunięcie administratora,  
• Dodanie nowego administratora.  

• wypełnić pola wymagane we wniosku,
• podpisać go za pomocą profilu zaufanego, e-dowodu lub certyfikatu kwalifikowanego.

Ważne: można dodać lub usunąć administratora także przed aktywacją skrzynki do e-Doręczeń.

Pełnomocnik lub reprezentant podmiotu powinien złożyć wniosek o aktualizację wpisu w Bazie Adresów Elektronicznych. Aby to zrobić, musi:

• zalogować się na edoreczenia.gov.pl,  
• kliknąć link „Zarządzaj adresami do e-Doręczeń”, następnie „Złóż wniosek” 
• wybrać opcję „Dla innej osoby lub podmiotu”, potem adres, którego dotyczy wniosek, a następnie sprawę: „Aktualizacja danych”
• wybrać sekcję „Zmiana danych obecnego administratora”,  
• wypełnić pola wymagane we wniosku,
• podpisać go za pomocą profilu zaufanego, e-dowodu lub certyfikatu kwalifikowanego. 

Ważne: można zmienić e-mail administratora także przed aktywacją skrzynki do e-Doręczeń.

Nie ma obowiązującego wzoru, ale proponujemy projekt pełnomocnictwa. Na jego podstawie wnioskujący może utworzyć własny dokument. 
(projekt pełnomocnictwa w wersji word, lub projekt pełnomocnictwa w wersji pdf)

W Bazie Adresów Elektronicznych jest widoczna data wpisu adresu do e-Doręczeń.

Użytkownik, który jest administratorem skrzynki, ma dostęp do listy użytkowników w module uprawnień w skrzynce do e-Doręczeń. Na tej liście są też inni administratorzy skrzynki.

W takim przypadku urząd wysyła korespondencję w publicznej usłudze hybrydowej. Jeżeli to nie jest możliwe (na przykład z uwagi na przesłanki organizacyjne – co ocenia nadawca), pracownik urzędu może wysłać list polecony.

W okresie przejściowym od 1 stycznia do 31 grudnia 2025 roku, jeśli odbiorca nie ma adresu do e-Doręczeń, to możliwe jest doręczenie na konto ePUAP pod warunkiem, że korespondencja:

• jest odpowiedzią na podanie albo wniosek złożone w ramach usługi na ePUAP,
• ta osoba fizyczna lub inny podmiot wystąpiły do organu administracji publicznej o doręczenie korespondencji na konto w ePUAP.

Takie przesłanki organizacyjne to na przykład:

1. tymczasowa niedostępność narzędzi obsługujących e-Doręczenia – podmiot publiczny utracił chwilowo dostęp do systemów umożliwiających obsługę e-Doręczeń (na przykład chwilowo nie może złożyć podpisu elektronicznego, gdy globalnie zawieszono lub unieważniono certyfikaty albo nie jest dostępny system kancelaryjny) – ale niewdrożenie w urzędzie systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją nie jest wystarczającą przesłanką 147 ust. 5 ustawy o doręczeniach elektronicznych,
2. specyfika działalności – organizacja może mieć szczególne potrzeby, procedury lub strukturę, które sprawiają, że doręczenie korespondencji elektronicznej jest niewłaściwe lub niemożliwe,
3. konieczność wydania i wysłania dużej ilości korespondencji w krótkim czasie wynikającym z przepisów (na przykład decyzje podatkowe),
4. niedostosowanie systemów dziedzinowych wewnątrz urzędu lub dostarczanych przez inne organy (centralne i nadzorcze), jeżeli sprawy, których dotyczy korespondencja, są prowadzone w tych systemach.

Podmiot publiczny powinien ocenić, czy są przesłanki z art. 6 ust. 1 pkt 2 albo art. 147 ust. 5 ustawy o doręczeniach elektronicznych.

Jeżeli w danej sprawie wymagane jest potwierdzenie nadania lub odbioru, wówczas należy wysyłać korespondencję przez e-Doręczenia.

W okresie przejściowym od 1 stycznia do 31 grudnia 2025 roku taka korespondencja jest równoważna w skutkach prawnych z e-Doręczeniami, o ile odbiorca nie ma adresu do e-Doręczeń lub ze względu na przesłanki organizacyjne podmiot publiczny nie prowadzi korespondencji przez e-Doręczenia.

W okresie przejściowym od 1 stycznia do 31 grudnia 2025 roku jest to równoważne w skutkach prawnych, o ile odbiorca nie ma adresu do e-Doręczeń lub ze względu na przesłanki organizacyjne podmiot publiczny nie prowadzi korespondencji przez e-Doręczenia.

Gdy odbiorca nie będzie miał adresu do e-Doręczeń, urząd wyśle dokumenty elektronicznie, ale zostaną one wydrukowane i doręczone odbiorcy przez operatora wyznaczonego (obecnie to Poczta Polska). Czasami podmioty publiczne będą musiały wybrać usługę hybrydową lub korespondencję papierową ze względu na wymogi prawa.

Usługa hybrydowa, czyli elektroniczno-papierowa (łączona), daje takie samo bezpieczeństwo jak elektroniczna:

• zapewnia tajemnicę korespondencji – jest ona drukowana i kopertowana automatycznie,
• potwierdza tożsamość nadawcy,
• daje wiarygodną informację o tym, jak doręczono wiadomość.

Tylko urzędy i inne podmioty publiczne mogą wysyłać dokumenty w usłudze hybrydowej.

Koszty usługi hybrydowej reguluje cennik usług, który zatwierdza Urząd Komunikacji Elektronicznej.

Obecny publiczny dostawca usługi hybrydowej, czyli Poczta Polska, będzie wystawiał zaświadczenie o pochodzeniu dokumentu dostarczonego w tej usłudze. Dołączy wydruk dokumentu z wynikiem weryfikacji podpisu lub pieczęci elektronicznej albo potwierdzenie, że integralność i pochodzenie dokumentu elektronicznego zostały zapewnione za pomocą środka identyfikacji elektronicznej.

Można śledzić krajowe i zagraniczne przesyłki rejestrowane w publicznej usłudze hybrydowej (PUH) pod adresem: emonitoring.poczta-polska.pl. Wystarczy wpisać numer przesyłki, który jest umieszczony w dowodzie nadania. Zobacz przykładową przesyłkę w ramach PUH.

Załącznik wysyłany w publicznej usłudze hybrydowej (PUH) musi mieć format PDF.

Podstawowe wymagania:

• format A4 w orientacji pionowej, czyli 210 mm x 297 mm,
• minimalne marginesy: górny 10 mm, dolny 8 mm, lewy i prawy 15 mm,
• maksymalna liczba kartek załącznika:
  • dla parametru podstawowego wynosi 12 (w tym strona adresowa)
  • dla parametru dodatkowego wynosi 13-99 (w tym strona adresowa)
• brak zabezpieczenia hasłem wydruku, edycji, kopiowania, zmiany lub innych dostępności  opartych o certyfikaty,
• nazwa pliku: 

• bez spacji i znaków: ~  " # % & *: < >? ! / \ { | },
• wraz z rozszerzeniem nie dłuższa niż 128 znaków,

• brak aktywnych formularzy. 

Szczegółowe wymagania dla pliku zawiera załącznik nr 1 do Regulaminu świadczenia PURDE i PUH.

Od 1 stycznia 2025 roku jednorazowe skorzystanie z publicznej usługi hybrydowej oznacza co do zasady obowiązek stosowania tej usługi, a wyjątki w jej są przewidziane w art. 6 i art. 147 ust. 5 ustawy o doręczeniach elektronicznych.