Serwis Służby Cywilnej

W służbie cywilnej podejmujemy wiele różnych działań, które wzmacniają kulturę organizacyjną opartą na różnorodności. Wśród nich są np.:

• zarządzanie wiekiem,
• praktyki inkluzywne,
• zespoły zadaniowe,
• kultura pracy oparta na informacji zwrotnej i docenianiu.

Dzięki tym praktykom można:

• zapobiegać dyskryminacji ze względu na wiek, płeć, niepełnosprawność, orientację seksualną, czy kolor skóry,
• zachęcać osoby ze starszych pokoleń, aby pozostały aktywne zawodowo, nawet po osiągnięciu wieku emerytalnego,
• wykorzystać mocne strony pracowników z różnych pokoleń, ich różne kompetencje i doświadczenia,
• dostosować warunki i organizację pracy do potrzeb różnych osób.

Co trzeba zrobić, aby wdrożyć takie praktyki w urzędzie? Na początku najlepiej zdiagnozować stan zatrudnienia i przeanalizować potrzeby pracowników w różnym wieku i o różnych cechach. Dzięki temu można trafnie wybrać skuteczne działania np. w zakresie zarządzania wiekiem. Mogą one wspierać efektywne wykorzystywanie kompetencji pracowników, wzmacniać ich motywację, rozwijać współpracę, a także korzystnie wpływać na stan zdrowia, czy warunki pracy.

Polityka Zarządzania Wiekiem w Lubuskim Urzędzie Wojewódzkim w Gorzowie Wielkopolskim

Urząd wprowadził Politykę Zarządzania Wiekiem, która zawiera pakiet różnorodnych działań. Mają one pomóc zintegrować pracowników różnych pokoleń, polepszyć ich stan zdrowia i warunki pracy oraz poszerzyć wiedzę na temat zdrowego trybu życia.

W urzędzie działa Zespół ds. Zarządzania Wiekiem, który na początku każdego roku aktualizuje listę potrzeb pracowników, zwaną Rocznym Programem Zarządzania Wiekiem. Program jest dokumentem wykonawczym Polityki Zarządzania Wiekiem. Większość pracowników urzędu – co bardzo istotne – angażuje się w realizację projektu . Dlatego Program zawiera nie tylko propozycje Zespołu, ale również propozycje pracowników. Ich pomysły są wynikiem badań ankiety pilotażowej z 2018 r. oraz bieżących zgłoszeń.

Polityka Zarządzania Wiekiem podlega ewaluacji co dwa lata. Aby ją przeprowadzić, wykorzystuje się m.in. badania ankietowe, wywiady pogłębione, półroczne sprawozdania z realizacji Rocznego Programu Zarządzania Wiekiem.

Lubuski Urząd Wojewódzki jest przekonany, że:

• każda grupa wiekowa pracowników jest wartością organizacji,
• rozwój Urzędu zależy od umiejętności wykorzystania silnych stron pracowników,
• o kulturze organizacji świadczy klimat organizacyjny sprzyjający współpracy międzypokoleniowej,
• zdrowie pracownika, jego sukcesy zawodowe i osobiste oraz jego postawa życiowa są ważne dla Urzędu.

Budowanie organizacji inkluzywnej w Urzędzie Statystycznym w Gdańsku

Budowanie organizacji inkluzywnej bliskie jest idei empatycznego przywództwa, które szczególną uwagę zwraca na obszar emocji pracowników. Menadżerowie, którzy mają wiedzę dotyczącą emocji i świadomość ich znaczenia, mogą stać się empatycznymi przywódcami i tworzyć bezpieczną przestrzeń w miejscu pracy. W tych dążeniach menedżerów wspierają praktyki inkluzywne w obszarach:

• zarządzania ludźmi (np. praca zdalna, pakiet świadczeń socjalnych, promowanie zdrowego stylu życia),
• CSR (społeczna odpowiedzialność przedsiębiorstw, od ang. corporate social responsibility; np. zajęcia z samoobrony dla kobiet, kursy pierwszej pomocy, wzmacnianie komunikacji interpersonalnej z klientem dla pracowników obsługi),
• różnorodności (np. wydarzenia i spotkania w ramach Dnia Statystyki Polskiej, takie jak dzielenie się swoimi pasjami, krąg kobiet – rozmowy w kręgu o budowaniu organizacji inkluzywnej, marzec na obcasach – aktywizacja społeczna i zawodowa kobiet, dzień kobiet w Albanii – spotkanie ze stażystką z Albanii, wystawy malarstwa i rękodzieła pracowników),
• profilaktyki zdrowotnej (np. prezentacje edukacyjne, biblioteczka o tematyce zdrowotnej, program wsparcia dla osób z chorobami przewlekłymi, Urząd Statystyczny w Gdańsku jest oficjalnym partnerem ogólnopolskiej kampanii „Serce do pracy”),
• dla pracowników 50 i 60 plus (np. mentoring międzypokoleniowy, czas pracy na naukę własną, możliwość kontynuacji zatrudnienia na emeryturze),
• wartości w organizacji (np. nominacje pracowników przez pracowników USkrzydleni w dzień utworzenia Urzędu Statystycznego w Gdańsku).

Zespoły zadaniowe jako sposób na work life balance w Lubuskim Urzędzie Wojewódzkim

W Lubuskim Urzędzie Wojewódzkim zespoły zadaniowe są elementem zarządzania opartego na dialogu i współpracy kadry zarządzającej z pracownikami. Osoby w zespołach mają różny staż pracy, są w różnym wieku i pracują w różnych komórkach organizacyjnych. Dzięki temu prezentują odmienny punkt widzenia, co wpływa pozytywnie na efekty ich prac.

Zespoły zadaniowe w pigułce:

• powoływane od 2018 r.,
• zrealizowano ponad 50 projektów, do końca 2025 r. – 6 kolejnych,
• każdego roku zaangażowanych jest 40-50 pracowników,
• odbiorcami rozwiązań są wszyscy zatrudnieni pracownicy,
• koszt wdrożenia 0 zł,
• procedura może zostać wdrożona w każdym urzędzie.

Przykłady efektów pracy zespołów zadaniowych:

• opracowanie Standardów Obsługi Klienta,
• opracowanie Polityki komunikacji wewnętrznej,
• optymalizacja zadań przy wykorzystaniu metod zarządzania procesowego,
• opracowanie Polityki Szkoleniowej,
• uproszczenie języka w pismach urzędowych,
• aktualizacja Strategii Rozwoju Urzędu.

Kształtowanie kultury pracy opartej na informacji zwrotnej i docenianiu w Ministerstwie Funduszy i Polityki Regionalnej

Na samopoczucie w pracy ma wpływ wiele czynników. Jednym z nich jest wymiar społecznorozwojowy, czyli atmosfera w pracy, poczucie satysfakcji i sensu z jej wykonywania, czy możliwości rozwoju. W tym celu ministerstwo rozpoczęło proces kształtowania kultury organizacyjnej opartej na informacji zwrotnej i docenianiu.

Dzięki bieżącej informacji zwrotnej można poszerzać wiedzę i umiejętności, poprawiać jakość pracy, budować relacje i rozwijać współpracę. W tym obszarze:

• organizowane są cyklicznie warsztaty nt. udzielania informacji zwrotnej (rozmawia się o znaczeniu feedbacku, ćwiczy udzielanie informacji zwrotnej i wymienia się swoimi doświadczeniami),
• wspiera się rozwijanie współpracy poprzez publikowanie artykułów edukacyjnych i angażowanie pracowników w aktywności teambuildingowe (np. letnia inicjatywa sportowa).

Docenianie w pracy to ważny czynnik w budowaniu poczucia pewności oraz roli jaką pracownicy pełnią w organizacji. Dostarcza wielu pozytywnych emocji, wywołuje uśmiech, zadowolenie, co wpływa na zmniejszenie poziomu napięcia i stresu u pracowników. W ministerstwie w tym obszarze m.in.:

• zorganizowano wykład o roli doceniania,
• zorganizowano Miesiąc Doceniania (pytano pracowników o znaczenie doceniania, przekazano pracownikom proste narzędzia do wzajemnego doceniania, takie jak naklejki, kartki, pochwały w MS Teams; naklejki nadal wiszą na drzwiach pracowników).

W ankiecie przeprowadzonej wśród pracowników na temat doceniania wszyscy respondenci jednoznacznie odpowiedzieli, że docenianie jest dla nich ważne. Dodatkowo, wskazali co daje im docenianie w pracy, jak chcieliby być doceniani i jak często. Są to ważne informacje, które pomogą projektować dalsze aktywności dla pracowników oraz działania rozwojowe.

• kształtuje swój pozytywny wizerunek,
• zyskuje bardziej świadomych pracowników, którzy dłużej mogą być aktywni,
• zmniejsza liczbę nieobecności pracowników,
• wykorzystuje mocne strony pracowników z różnych pokoleń, o różnych cechach i doświadczeniach,
• zyskuje lojalnych, bardziej zmotywowanych pracowników,
• poprawia się jakość i efektywność pracy (informacja zwrotna na bieżąco),
• buduje relacje oparte na zaufaniu oraz wzmacnia kompetencje liderów.

• ma poczucie, że pracodawcy na nim zależy,
• cieszy się lepszym zdrowiem,
• może rozwijać swoje mocne strony i wykorzystywać je w pracy,
• integruje się ze współpracownikami z różnych pokoleń.

• Lubuski Urząd Wojewódzki – laureat głównej nagrody w kategorii ogólnej I edycji Konkursu WLB w 2021 r. za praktykę „Polityka Zarządzania Wiekiem w Lubuskim Urzędzie Wojewódzkim”
• Urząd Statystycznym w Gdańsku – finalista II edycji Konkursu WLB w 2023 r. z praktyką „Budowanie organizacji inkluzywnej”
• Lubuski Urząd Wojewódzki – finalista II edycji Konkursu WLB w 2023 r. z praktyką „Zespoły zadaniowe jako sposób na work life balance”
• Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej – finalista II edycji Konkursu WLB w 2023 r. z praktyką „Kształtowanie kultury pracy opartej na informacji zwrotnej i docenianiu”