Elementami dokumentacji przekazywanej Ministrowi Cyfryzacji przez MSW służącymi do sporządzenia wniosku o płatność końcową rozliczającego Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka są:

1. Raport z wykonania umowy nr 674/DEP/4.8/2014 z Project-Media Stanisław Niepostyn (wartość umowy 63 468,00 PLN),

2. Ekspertyza prawna wykonana przez kancelarię prawną Clifford Chance na podstawie umowy nr 718/DEP/4.8/2014 (wartość umowy 94 648,50 PLN),

3. Notatka służbowa Departamentu Ewidencji Państwowej do p. Teresy Piotrowskiej – Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 12 stycznia 2015 r. dotycząca konieczności uruchomienia prac nad zmianą zarządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych w sprawie utworzenia i nadania statutu COI.

Wskazane powyżej dokumenty opisują sposób realizacji przez COI umowy nr 4/DSiA/2013, która zawarta została przez z Ministra Spraw Wewnętrznych z wyłączeniem konkurencyjnej procedury o udzielenie zamówienia publicznego.

1. Z opinii prawnej Clifford Chance wynika, iż „Postanowienia umowy nr 4/DSiA/2013 nie zabezpieczają interesów Skarbu Państwa w sposób, który można określić jako optymalny. Co więcej, w odniesieniu do niektórych istotnych obszarów, interesy Skarbu Państwa, nie zostały w ogóle zabezpieczone lub zostały zabezpieczone w sposób nienależyty”.

2. Ekspertyza techniczna sporządzona w grudniu 2014r. (a więc w miesiącu poprzedzającym pierwotny termin uruchomienia Systemu Rejestrów Państwowych (SRP) realizowanego przez COI – który to termin przesunięty został poprzez zmianę ustawy o dwa miesiące z uwagi na niezakończenie prac w terminie przez COI) wskazuje na konieczność wdrożenia działań naprawczych w stosunku do tego systemu. W ocenie eksperta brak wdrożenia jego rekomendacji skutkować będzie następującymi zagrożeniami:
   - niekontrolowanie wydłużony proces implementacji i faktycznego wdrażania SRP,
   - niezapewnienie świadczenia wymaganego poziomu usług przez wdrożony SRP,
   - przerwy w świadczeniu usług SRP, ciągłości działania całości lub bardzo wielu elementów krytycznych systemów państwa w zakresie bezpieczeństwa i ochrony zdrowia i zakłócenia funkcjonowania praktycznie wszystkich systemów państwa,
   - długotrwałe przerwy w świadczeniu wszelkich usług przez System Rejestrów Państwowych;
   - powiększenie skutków dowolnej awarii SRP;

   Ekspert wskazuje w swojej ekspertyzie również na ryzyko zaistnienia „niegospodarności wyrażającej się nieuzasadnionymi i nadmiernymi kosztami inwestycyjnymi i utrzymaniowymi infrastruktury SRP”

3. Notatka Departamentu Ewidencji Państwowej z dnia 12 stycznia 2015r. do min. Piotrowskiej podsumowuje te zagrożenia. Wynika z niej, że „Minister jest obecnie pozbawiony skutecznych narzędzi nadzoru (wpływu) na decyzje strategiczne i indywidualne w zakresie działalności COI”, a „brak skutecznego nadzoru nad COI […] skutkuje przede wszystkim negatywnymi konsekwencjami dla Ministra z tytułu realizacji umowy nr 4/DSiA/2013 zawartej […] w celu realizacji zadań związanych z budową Systemu Rejestrów Państwowych (SRP) – projekt pl.ID.”. Jednocześnie autor notatki stwierdza, że w konsekwencji na koniec 2014 r. – tj. na dzień pierwotnie ustawowo planowego terminu uruchomienia Systemu Rejestrów Państwowych – umowa zawarta z COI została zrealizowana „co najwyżej w ok. 70% w ujęciu rzeczowym, natomiast w ujęciu finansowym – w ok. 99%.”. 

Z podsumowania notatki wynika, iż „certyfikacja całej kwoty 121,6 mln złotych przeznaczonych na umowę między MSW a COI na realizację projektu pl.ID jest niemożliwa, ponieważ COI nie jest w stanie podać faktycznych kosztów realizacji projektu. Dotychczas przedstawiony sposób rozliczenia kosztów nie spełnia przesłanek ustawowych i Wytycznych MRR w zakresie ponoszenia wydatków (brak prowadzenia dedykowanej na potrzeby projektu księgowości, brak możliwości przypisania czasu pracy i poszczególnych pracowników do projektu). MSW również nie posiada dowodów, że wydatki ponoszone przez COI na realizację projektu pl.ID były ponoszone w sposób efektywny i ekonomiczny.”

Autor notatki pisze również, iż Minister Spraw Wewnętrznych bezpodstawnie założył, że pomimo niezabezpieczenia interesu Skarbu Państwa w zakresie sposobu sporządzania dokumentacji projektu, wydatki COI będą mogły być certyfikowane. „Na dzień dzisiejszy (tj. na dzień 12 stycznia 2015r.) żaden Wniosek o Płatność złożony przez MSW jako Beneficjenta projektu pl.ID nie został zaakceptowany przez właściwe instytucje rozliczające ten projekt.”

Wprowadzenie tych zmian miało doprowadzić w ocenie Departamentu Ewidencji Państwowej do usunięcia „takiego ukształtowania regulaminu organizacyjnego, zgodnie z którym na ok. 400 etatów ogółem w COI ok. 150 etatów przypada na dział administracyjno-finansowy, a tylko 30 etatów – na dział związany z pracami programistycznymi (por. Sprawozdanie COI z działalności za III kwartały 2014 r.)”.

W konsekwencji Departament Ewidencji Państwowych rekomendował Ministrowi Spraw Wewnętrznych wprowadzenie daleko idących modyfikacji statutu COI mających na celu wzmocnienie nadzoru sprawowanego przez Ministra nad COI. Proponowane zmiany dotyczyły głównie kwestii wzmocnienia nadzoru personalnego Ministra nad jednostką oraz uzyskania realnych narzędzi wpływu na jej działalność operacyjną. Rekomendowane zmiany w przeważającej części nie zostały wprowadzone do Statutu COI przez Ministra Spraw Wewnętrznych.

Minister Cyfryzacji w ramach działań związanych z przejęciem nadzoru nad Centralnym Ośrodkiem Informatyki uruchomił działania mające na celu wdrożenie rekomendacji zawartych w ww. opracowaniach, efektem których będzie uzyskanie narzędzi nadzoru nad decyzjami strategicznymi i indywidualnymi dotyczącymi działalności COI.