Udostępnianie danych - informacje ogólne - Ministerstwo Cyfryzacji

Udostępnianie danych - informacje ogólne

Dane z rejestru PESEL udostępnia:

organ dowolnej gminy - udostępnianie danych jednostkowych. Wniosek w tej sprawie można złożyć do organu dowolnej gminy, ponieważ udostępnianie danych z rejestru PESEL w tym trybie jest odmiejscowione;
minister właściwy do spraw informatyzacji - udostępnianie danych w trybie pełnej teletransmisji danych, w drodze weryfikacji oraz w celach badawczych, statystycznych, badania opinii publicznej. Wnioski należy kierować do Centralnego Ośrodka Informatyki Oddział w Katowicach, na adres:
Al. Korfantego 2, 40-004 Katowice

Dane z rejestrów mieszkańców udostępniają:

organy gmin prowadzące te rejestry

Dane z Rejestru Dowodów Osobistych udostępniają:

organ dowolnej gminy - udostępnianie danych jednostkowych z RDO. Wniosek w tej sprawie można złożyć do organu dowolnej gminy, ponieważ udostępnianie danych z RDO w tym trybie jest odmiejscowione;

minister właściwy do spraw informatyzacji - w trybie pełnej i ograniczonej teletransmisji. Wnioski w tej sprawie należy kierować do Centralnego Ośrodka Informatyki Oddział w Katowicach, na adres: Al. Korfantego 2, 40-004 Katowice

Dane z Rejestru Dokumentów Paszportowych (RDP) udostępniają:

dowolny wojewoda lub konsul – na wniosek o udostępnianie danych jednostkowych z RDP, który można złożyć do dowolnego wojewody lub konsula;
minister właściwy do spraw informatyzacji – na wniosek o udostępnianie danych z RDP w trybie pełnej teletransmisji lub poprzez usługę umożliwiającą potwierdzenie istnienia albo nieistnienia ważnego dokumentu paszportowego.

Wniosek należy złożyć na adres:

Centralny Ośrodek Informatyki
Oddział w Katowicach
Al. Korfantego 2, 40-004 Warszawa
adres skrytki na ePUAP: /coi/SkrytkaESP

Tryby udostępniania danych

Tryb jednostkowy

Istota trybu jednostkowego polega na możliwości skierowania zapytania do organu gminy o udostępnienie danych osoby poszukiwanej. Zapytanie powinno mieć postać sformalizowanego wniosku i może zostać złożone zarówno w tradycyjnej formie pisemnej, jak również w formie dokumentu elektronicznego. Korzystając z drugiej możliwości należy jednak pamiętać o uwierzytelnieniu pisma na zasadach określonych w ustawie z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2021 r., poz. 670 ze zm.), tj. za pomocą podpisu zaufanego na ePUAP albo przez zastosowanie podpisu kwalifikowanego lub podpisu osobistego.

Złożony wniosek podlega ocenie organu udostępniającego, który po sprawdzeniu jego kompletności, bada uprawnienie Wnioskodawcy do uzyskania żądanych danych. Jeżeli wynik weryfikacji będzie pozytywny, dane podlegają udostępnieniu.
W przeciwnym razie wydawana jest decyzja odmowna, od której można się odwołać lub skierować skargę do sądu administracyjnego.

Odpowiedź organu, podobnie jak zapytanie, może zostać udzielona zarówno w formie pisemnej, jak i w formie dokumentu elektronicznego. Decydujące w tym zakresie pozostaje żądanie Wnioskodawcy.

Tryb weryfikacji (ograniczonej teletransmisji)

Istotą trybu weryfikacji (ograniczonej teletransmisji) jest możliwość skierowania zapytania on-line do rejestru, czy posiadany przez Pytającego zakres danych o osobie trzeciej jest aktualny i prawidłowy. W odpowiedzi, rejestr generuje automatyczną odpowiedź, że dane zawarte w zapytaniu są zgodne lub niezgodne z jego zawartością. Podkreślić przy tym należy, że w przypadku niezgodności, poprawne dane nie są udostępniane. Jest to jedynie sygnał dla Pytającego, że dane osoby sprawdzanej mogą nie być prawidłowe.

Usługa weryfikacji skierowana jest zarówno do podmiotów prywatnych, których specyfika prowadzonej działalności wymaga potwierdzenia tożsamości kontrahenta, jak również do podmiotów publicznych, w zakresie niezbędnym do realizacji zadań ustawowych. Podstawą do korzystania z trybu weryfikacji jest uzyskanie pozytywnej decyzji Ministra Cyfryzacji, która wydawana jest po uprzednim sprawdzeniu czy Wnioskodawca spełnia wymogi formalne oraz techniczne.

Udostępnienie informacji z logów Systemu Rejestrów Państwowych

Udostępnianie informacji z logów Systemu Rejestrów Państwowych polega na możliwości skierowania zapytania do Ministra Cyfryzacji przez osobę której dane dotyczą, na temat tego, jakie podmioty miały wgląd w jej dane osobowe, we wskazanym rejestrze państwowym. Wniosek jest realizowany w oparciu o art. 15 RODO.

Zapytanie powinno mieć postać wniosku (którego przykładową treść można znaleźć poniżej) i może zostać złożone zarówno w tradycyjnej formie pisemnej, jak również w formie dokumentu elektronicznego. Korzystając z drugiej możliwości, należy jednak pamiętać o uwierzytelnieniu wnioskodawcy na zasadach określonych w ustawie z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2021 r., poz. 670 ze zm.), tj. za pomocą profilu zaufanego na ePUAP albo przez zastosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub podpisu osobistego w e-dowodzie. Dodatkowo, aby wniosek mógł być rozpatrzony a osoba zidentyfikowana, niezbędne jest podanie przez Wnioskodawcę numeru PESEL.

W rezultacie złożonego wniosku, Wnioskodawca otrzyma informację o odbiorcach jego danych tj. podmiotach prywatnych którym dane udostępniono. Uwaga: zgodnie z art. 4 pkt. 9 RODO do odbiorców nie zalicza się służb oraz organów publicznych, a zatem odpowiedź nie obejmie informacji czy dane udostępniono np. urzędowi lub służbom.

Odpowiedź organu, podobnie jak zapytanie, może zostać udzielona zarówno w formie pisemnej, jak i w formie dokumentu elektronicznego. Decydujące w tym zakresie pozostaje żądanie Wnioskodawcy.

Tryb pełnej teletransmisji

Istotą trybu pełnej teletransmisji jest możliwość skierowania zapytania on – line do rejestru i zwrotne uzyskanie odpowiedzi zawierającej dane osoby poszukiwanej.
Z uwagi na szeroki zakres uprawnień, jaki wynika z trybu pełnej teletransmisji, jak również zasady ochrony danych osobowych, taka możliwość została zastrzeżona wyłącznie dla podmiotów publicznych, którym dostęp do danych z rejestru tą drogą jest niezbędny do realizacji ustawowych zadań własnych.

Podstawą do korzystania z trybu pełnej teletransmisji jest uzyskanie pozytywnej decyzji Ministra Cyfryzacji, która wydawana jest po uprzednim sprawdzeniu czy Wnioskodawca spełnia wymogi formalne oraz techniczne.

Podstawa prawna

ustawa z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (Dz. U. z 2021 r., poz. 510)
ustawa z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych (Dz.U. z 2021r., poz. 816 ze zm.);
rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 2017 r. w sprawie opłat za udostępnienie danych z rejestrów mieszkańców, oraz rejestru PESEL (Dz. U. z 2017 r., poz. 2482);
rozporządzenie Ministra Cyfryzacji z dnia 21 grudnia 2018 r. w sprawie określenia wzorów wniosków o udostępnienie danych z rejestru mieszkańców i rejestru PESEL oraz trybu uzyskiwania zgody na udostępnienie danych po wykazaniu interesu faktycznego (Dz. U. z 2018 r., poz. 2523 ze zm.)
rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 21 listopada 2011 r. w sprawie opłat za udostępnienie danych z Rejestru Dowodów Osobistych i dokumentacji związanej z dowodami osobistymi (Dz. U. z 2016 r., poz. 319);
rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 7 października 2011 r. w sprawie określenia wzorów wniosków o udostępnienie danych z Rejestru Dowodów Osobistych oraz dokumentacji związanej z dowodami osobistymi (Dz. U. z 2015 r., poz. 1604)
rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 27 września 2011 r. w sprawie kontroli korzystania z dostępu do danych z rejestru PESEL w drodze weryfikacji danych (Dz. U. z 2015 r., poz. 1200);
rozporządzenie Ministra Cyfryzacji z dnia 3 listopada 2020 r. w sprawie kontroli korzystania z dostępu do danych z Rejestru Dowodów Osobistych w trybie ograniczonej teletransmisji danych (Dz. U. z 2020 r., poz. 2012)
rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)
ustawa z dnia 27 stycznia 2022 r. o dokumentach paszportowych (Dz. U. z 2022 r., poz. 350, ze zm.)