1. Pobieranie odpisu skróconego aktu stanu cywilnego

Procedura uzyskania dostępu do usługi zależy od tego czy posiadacie już Państwo dostęp do Systemu Rejestrów Państwowych za pomocą urządzeń teletransmisji danych i czy do komunikacji z SRP wykorzystujecie nie aplikację Źródło lecz swój własny system.

Podmioty, które posiadają już dostęp do SRP (PESEL, RDO, RDK) za pomocą urządzeń teletransmisji danych i komunikują się z SRP przez własny system

Podmioty, które posiadają już dostęp do SRP (PESEL, RDO, RDK) za pomocą urządzeń teletransmisji danych powinny w pierwszej kolejności złożyć wniosek o udostępnienie usługi pobierania z Rejestru Stanu Cywilnego odpisów skróconych aktów stanu cywilnego dla podmiotów posiadających dostęp do SRP.

Wniosek powinien zawierać:

1. dane wnioskodawcy (nazwa i adres);
2. dane osoby reprezentującej wnioskodawcę (nazwisko, imiona, stanowisko, telefon, email) oraz ewentualnie pełnomocnictwo do reprezentowania wnioskodawcy;
3. dane osoby uprawnionej do kontaktów w sprawach technicznych (nazwisko, imię, telefon, e-mail);
4. wskazanie podstawy prawnej upoważniającej do pozyskania danych – obok art. 45 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego należy podać również podstawę prawną wskazującą na konieczność pozyskiwania odpisu aktu dla potrzeb prawidłowej realizacji prowadzonych postępowań. W tym miejscu należy wskazać także dokładne oznaczenie decyzji na mocy której podmiot uzyskał dostęp do SRP (PESEL, RDO, RDK) za pomocą urządzeń teletransmisji albo załączyć do wniosku kopię otrzymanej decyzji;
5. krótki opis postępowań prowadzonych przez wnioskującego, w których wykorzystywane będą odpisy skrócone aktów stanu cywilnego.

Podmioty, które nie posiadają dostępu do SRP (PESEL, RDO, RDK)

Podmioty, które nie posiadają dostępu do SRP (PESEL, RDO, RDK) powinny złożyć w pierwszej kolejności wniosek o dostęp do usługi pobierania z Rejestru Stanu Cywilnego odpisów skróconych aktów stanu cywilnego dla podmiotów ubiegających się o dostęp do SRP.

Wniosek powinien zawierać:

1. dane wnioskodawcy (nazwa i adres);
2. dane osoby reprezentującej wnioskodawcę (nazwisko, imiona, stanowisko, telefon, email) oraz ewentualnie pełnomocnictwo do reprezentowania wnioskodawcy;
3. dane osoby uprawnionej do kontaktów w sprawach technicznych (nazwisko, imię, numer telefonu, e-mail);
4. wskazanie podstawy prawnej upoważniającej do pozyskania danych – obok art. 45 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego należy również podać podstawę prawną uzasadniającą konieczność pozyskiwania odpisu aktu na potrzeby prowadzonych postępowań;
5. krótki opis prowadzonych postępowań, do których prawidłowej realizacji niezbędny jest odpis skrócony aktu stanu cywilnego;
6. oświadczenia, że:

6.1. odpis aktu stanu cywilnego będzie wykorzystywany wyłącznie do postępowań prowadzonych przez ten organ lub podmiot;

6.2. wnioskodawca posiada urządzenia lub systemy teleinformatyczne przeznaczone do komunikowania się z Rejestrem Stanu Cywilnego, umożliwiające identyfikację osoby uzyskującej dane z rejestru, zakres oraz datę ich uzyskania. Wnioskodawca posiada zabezpieczenia techniczne i organizacyjne właściwe dla przetwarzania danych osobowych, w szczególności uniemożliwiające dostęp osób nieuprawnionych do przetwarzania danych osobowych i wykorzystania danych niezgodnie z celem ich uzyskania, tj.:

• wdrożył odpowiednie środki techniczne i organizacyjne służące zapewnieniu bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych wymagane na mocy art. 32 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016 z późn. zm.), zwane dalej „rozporządzeniem 2016/679”,
• wyznaczono inspektora ochrony danych lub jego obowiązki wykonuje administrator danych,
• do przetwarzania danych dopuszczono wyłącznie osoby upoważnione przez administratora danych,
• jest w stanie wykazać przestrzeganie przepisów o ochronie danych osobowych, zgodnie z zasadą rozliczalności, o której mowa w art. 5 ust. 2 rozporządzenia 2016/679.

Organy gmin, które chcą wykorzystywać usługę pobrania odpisu skróconego aktu stanu cywilnego do realizacji zadań innych niż sprawy obywatelskie powinny również zastosować procedurę, o której mowa w punkcie 1 lub 2 w zależności od tego czy posiadają już dostęp do SRP za pomocą urządzeń teletransmisji danych za pomocą zbudowanego w swoim zakresie systemu.

Udostępnianie usługi pobierania odpisu skróconego aktu stanu cywilnego następuje nieodpłatnie.

Jak zainicjować postępowanie?

Uzyskanie dostępu do usługi pobierania odpisu skróconego aktu stanu cywilnego z Rejestru Stanu Cywilnego uzależnione jest od złożenia formalnego wniosku w tej sprawie.

Wniosek o dostęp może zostać złożony:

• w formie pisemnej na adres: Departament Transformacji Cyfrowej,  ul. Królewska 27, 00-060 Warszawa,
• w formie dokumentu elektronicznego przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, na zasadach określonych w ustawie z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2023 r., poz. 57). 

Jaki jest przebieg postępowania?

Podmioty, które posiadają już dostęp do SRP (PESEL, RDO, RDK) za pomocą urządzeń teletransmisji danych i do komunikacji wykorzystują własny system.

Jeżeli podmiot występujący z wnioskiem spełnia wymogi wskazane w art. 45 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego tzn. jest organem administracji publicznej lub innym podmiotem wymienionym wprost w powyższym przepisie, zostanie poinformowany pisemnie o pozytywnym rozpatrzeniu jego sprawy. Negatywna ocena przesłanek określonych w art. 45 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego skutkować będzie wydaniem przez organ decyzji odmownej. Po dokonaniu pozytywnej weryfikacji powyższego wniosku, do Centralnego Ośrodka Informatyki  w Łodzi ul. Gdańska 47/49 90-729 Łódź należy złożyć wniosek B i w punkcie 1 formularza zaznaczyć „zmianę danych/uprawnień” a w punkcie 4 „Rejestr Stanu Cywilnego - pobieranie odpisu skróconego aktu”. Rozszerzenie dotychczasowych uprawnień nie wymaga przesyłania nośników dla certyfikatów.

Podmioty, które nie posiadają dostępu do SRP (PESEL, RDO, RDK) lub posiadają dostęp wyłącznie za pomocą aplikacji Źródło.

Jeżeli podmiot występujący z wnioskiem spełnia wymogi, wskazane w art. 45 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego tj. jest organem administracji publicznej lub innym podmiotem wymienionym wprost w przepisie oraz spełnia wymogi techniczne, zostanie poinformowany o pozytywnym rozpatrzeniu jego sprawy. Negatywna ocena przesłanek określonych w art. 45 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego lub niespełnienie wymogów technicznych skutkować będzie wydaniem przez organ decyzji odmownej. Z tej racji wniosek należy złożyć dopiero wtedy, gdy wnioskodawca nie ma wątpliwości, że uczynił zadość wszystkim ww. warunkom. Po pozytywnej weryfikacji wniosku – podmiot otrzyma także informacje techniczne konieczne do podłączenia usługi. Następnym etapem jest złożenie Wniosku B do Centralnego Ośrodka Informatyki  w Łodzi ul. Gdańska 47/49 90-729 Łódź . W punkcie 1 formularza należy zaznaczyć „ zapewnienie dostępu dla nowego systemu” a w punkcie 4 – „Rejestr Stanu Cywilnego - pobieranie odpisu skróconego aktu”.

Wniosek B znajduje się pod adresem:

https://www.gov.pl/web/cyfryzacja/jak-uzyskac-dostep-do-srp

Jakie warunki techniczne muszą spełnić podmioty, które ubiegają się o dostęp do SRP?                                                                                                     

Podmioty ubiegające się o dostęp do Rejestru Stanu Cywilnego za pomocą urządzeń teletransmisji danych muszą także zapoznać się z dokumentem „Wyciąg z Polityki bezpieczeństwa informacji przetwarzanych na stacjach roboczych SRP”.

Uwzględniając wymogi określone w powyższym dokumencie wnioskodawca jest zobowiązany opracować i wdrożyć dokumentację bezpieczeństwa wymaganą przepisami o ochronie danych osobowych, oraz wyznaczyć inspektora ochrony danych (chyba, że administrator danych wykonuje jego obowiązki samodzielnie).

Biorąc pod uwagę powyższe podmioty ubiegające się o dostęp do SRP muszą spełnić wymagania techniczne:

• posiadać i stosować mechanizmy umożliwiające identyfikację i rejestrację osób uzyskujących dostęp do danych oraz rejestrujące zakres udostępnionych danych i datę udostępnienia danych;
• posiadać i stosować zabezpieczenia techniczne i organizacyjne chroniące przed uzyskaniem dostępu do danych przez inne osoby i podmioty.

Po złożeniu wniosku o dostęp do usługi pobierania odpisu skróconego aktu stanu cywilnego z Rejestru Stanu Cywilnego – podmiot ten może zostać poproszony przez organ rozpatrujący sprawę o przekazanie kopii powyższych dokumentów. Ponadto pracownicy KPRM mogą zbadać zastosowane zabezpieczenia techniczne i organizacyjne w siedzibie wnioskodawcy.

Dostęp do usługi  jest możliwy poprzez sieć  dedykowaną np. PESEL-NET MPLS. Szczegółowe wymagania techniczne dla sprzętu komputerowego znajdują się w Wyciągu z Polityki bezpieczeństwa informacji przetwarzanych na stacjach roboczych SRP.

Przed uzyskaniem dostępu do usługi pobierania odpisu skróconego aktu stanu cywilnego z Rejestru Stanu Cywilnego podmiot wnioskujący jest zobowiązany do akceptacji warunków technicznych określonych przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji (w którego kompetencji pozostają kwestie techniczne) oraz podpisania porozumienia technicznego z MSWiA.

Dostęp do usługi pobrania odpisu skróconego aktu stanu cywilnego możliwy jest tylko z wykorzystaniem trybu teletransmisji poprzez usługę sieciową. Oznacza to, że nie może zostać wykorzystana do tego celu aplikacja Źródło.

2. Udostępnianie danych z Rejestru Stanu Cywilnego

Poza odpisami skróconymi aktów stanu cywilnego, dane z Rejestru Stanu Cywilnego Minister Cyfryzacji może udostępniać wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji ich ustawowych zadań następującym podmiotom:

• Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego,
• Agencji Wywiadu,
• Centralnemu Biuru Antykorupcyjnemu,
• Służbie Kontrwywiadu Wojskowego,
• Służbie Wywiadu Wojskowego.

Dane z Rejestru Stanu Cywilnego udostępnia się za pomocą urządzeń teletransmisji danych, po złożeniu jednorazowego wniosku i wyrażeniu zgody przez Ministra Cyfryzacji.

Wymienione podmioty w celu uzyskania dostępu do Rejestru Stanu Cywilnego spełnić muszą następujące wymagania techniczne:

• posiadać urządzenia lub systemy teleinformatyczne przeznaczone do komunikowania się pomiędzy uprawnionymi podmiotami a rejestrem stanu cywilnego, umożliwiające identyfikację osoby uzyskującej dane z rejestru, zakres oraz datę ich uzyskania;
• posiadać zabezpieczenia techniczne i organizacyjne właściwe dla przetwarzania danych osobowych, w szczególności uniemożliwiające dostęp osób nieuprawnionych do przetwarzania danych osobowych i wykorzystanie danych niezgodnie z celem ich uzyskania.